原创《基于办公自动化平台建设水库虚拟档案室的模型》
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文/河北省岗南水库管理局 薄雪萍
【摘 要】随着新一代信息技术的高速发展,传统档案管理工作迎来了新机遇,利用物联网、云计算、大数据等技术改变当前水库档案管理现状,是摆在每一位档案管理人员面前无法回避的现实.本文就如何借助水库办公自动化信息平台,建设水库虚拟档案室的可行性和必要性进行了分析,论述了虚拟档案室模型建立和应该具备的主要功能、主要框架结构、建设和管理过程中需要解决的主要问题.展望了虚拟档案室的发展前景,对水库管理将带来的重大变化.
【关键词】办公自动化；水库；虚拟档案室；模型
全国共有98002座水库,对每一座水库而言,做好工程管护,确保工程安全,都是事关下游区域经济发展和人民群众生命财产安全的首要任务.做好这一工作,必须基于水库工程管护和调度运用过程中形成的,具有保存价值和使用价值的各种文字、图表、声像等档案资料的基础之上.空穴来风,不切合实际的管理或决策势必会造成灾难性的打击.这就对从事水库档案管理的人员提出了更高的要求,如何以总书记新时代中国特色社会主义思想为统领,借助当前迅猛发展的物联网、云计算、大数据等新一代信息技术,落实中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的精神,把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划,建立方便快捷的档案搜集、归类、查询和主动推送系统,缩短档案形成时间,提高档案利用价值,实现便捷归档、精准服务,进而建立虚拟档案室成为摆在我们水库档案管理人员面前不能回避,也无法回避的客观现实.是管理者和决策层必须考虑和着力推进的工作之一.
一、建立虚拟档案室是档案发展的必然趋势
关于虚拟档案室的概念,有多种论述,普遍公认的说法是建立在现代信息技术全面应用的基础上,以数字化方式存在的开放式档案馆.它是采用数字技术存贮信息,通过网络技术,使分散的档案信息通过电子通信系统联系在一起.在虚拟环境下,以保管为基础的实态档案库成为虚拟档案室的联结点,它是档案室发展的高级形式.
《中华人民共和国档案法》明确规定各级人民政府应当加强对档案工作的领导,把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划.2014年中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出面对新形势新任务新要求,档案工作在收集模式、管理手段、服务机制等方面还存在一些不适应的地方,需要进一步创新.《河北省档案事业发展“十三五”规划纲要》明确提出“十三五”时期我省档案事业发展的总体目标——档案强省建设迈出决定性步伐,以创新、协调、绿色、开放、共享五大发展理念为指导思想的核心思维,将持续推进数字档案馆（室）构建工程列为三大系统工程之一,强调把创新摆在档案事业发展的核心位置,不断推进理念创新、制度创新、科技创新、管理体制机制创新,让创新为档案事业发展注入永续动力、无限活力.《河北省水利发展“十三五”规划》强调把创新工作摆在水利发展全局的核心位置,进一步推动科技创新,提出了结合国家实施“互联网+行动”计划、国家大数据战略等,全面提升水利信息化水平,实现数字化管理,以水利信息化带动水利现代化.
作为河北省属第一大库,有责任扛起水库档案管理创新发展的大旗,以时不我待、勇于争先的精神落实国家、河北省和水利厅关于档案工作的新思路,充分利用现有技术手段,深入融汇于水库运行管理各项工作,最大限度地发挥档案服务工程运行管理的需要,最大限度地发挥档案的价值.
二、虚拟档案室模型搭建研究
水利档案管理,特别是水库工程档案管理,属于科学技术档案范畴,它的主要目的是再现当时管理和运用场景,更好地服务于当前乃至今后一个时期工程运行管理的需要.在水库管理单位,以岗南水库为例,常规的档案管理、收集模式为在办公室设有专门的档案室,负责除人事档案以外的工程技术档案、文书档案、会计档案以及有关的工程底图、照片、声像等档案资料的综合管理,以年度为单位,每年年初收集一次,并进行鉴别、分类和归档.需要查询相关档案的各部门或有关人员,去档案室进行查找.但是当年形成的具有档案价值资料分别保存在相关部门,在档案室是查询不到的.
（一）水库管理使用需求调研.新时期水库运行管理各部门、有关技术人员对档案有何需求或要求,以岗南水库为例进行了专题调研.分析汇总后认为,档案管理工作应当具备以下几个特点：一是一个开放的、具备全天候服务功能的档案管理系统,在这个开放的系统中,只要是水库管理人员能够到达的工程管理区域,都可以方便、快捷地查询该区域相关档案资料.二是具有随时搜集档案的功能,能够将生产或管理过程中形成的档案资料,随时归档,以方便档案形成部门以外的人员查询,更好地服务于水库运行管理工作.三是加大开发力度,在对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发的基础上,提供深层次、高质量档案信息产品,不断挖掘档案的价值,努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”,更好地为各级决策者和管理提供参考.具体而言,就是具有精准推送功能和模糊查询功能,能够像当今某些网络搜索引擎一样,在大数据分析的基础上,向特定的档案查询者提供相关的档案资料,能够根据档案使用者的要求,进行特定档案的订阅推送,能将近期形成但档案使用者尚未来得及查询的档案资料及时通知订阅者.四是具有网络捕捉功能,能够及时发现互联网上与查询者相关的资料及时捕捉下载,并向查询者推荐.五是能够接入国家档案管理平台,实现资源共享.
（二）模型构建.根据调研情况,岗南水库的档案管理工作要满足新时期水库管理者的需要,更好地发挥技术档案的服务属性,借助水库信息化建设,建立虚拟化的档案室是一条可行的道路.该系统以水库办公自动化系统为平台,作为办公自动化系统众多分支中的一个,随着办公自动化系统的不断完善和发展而同步发展,这样做既可以落实中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中“把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划,统一部署、同步实施”的要求,又可以节省投资,避免重复建设.虚拟档案室可以分为三个模块：核心处理中心层、通信网络层、查询和采集终端.1.虚拟档案室核心处理中心.依托岗南水库办公自动化的协同办公系统、网上审批平台、电子公文传输系统和电子文件中心,建立虚拟档案室的核心处理中心,将虚拟档案室作为办公自动化建设的一个重要组成部分.通过这个处理中心,对水库各运行管理部门形成的有价值的资料进行同步抓取；即只要是管理人员通过办公自动化系统办公,任何一项成果资料在最终决策层审查批准后,将自动被抓取进入档案管理系统,档案管理人员根据档案形成的各要素进行审核把关,适合作为档案资料保管的成果及时进入档案数据库,并根据树网结构提取档案资料的关键词或有代表性的特征词语,为其他人员调取和查询提供方便.同时利用云存储技术,通过将关键词与网络中有关内容对比,自动收集有关内容,档案管理人员可以将这些资料及时推送至档案生成者或调取查阅人,拓展有关人员的视野.核心处理中心是整个虚拟档案室的大脑,其服务器与机房建设可以与办公自动化系统合并建设,以节省投资,便于维护.2.虚拟档案室的网络通信层.水库虚拟档案室与办公自动化系统合并建设最大的特点是利用了原有的网络拓扑结构.岗南水库的办公自动化系统,整合了所有运行管理系统,是一个综合处理的系统平台.随着水库信息化建设的推进,目前水库的大坝、溢洪道、输水洞、泄洪洞等建筑物以及坝体监测、启闭设施运行等系统均有光纤传输网络或无线电台网络,作为链接纽带,将各建筑物的运行情况与服务器连接起来,这为虚拟档案室的建立提供了良好基础.光纤传输网络以及无线电台网络布设的光纤或无线电台是虚拟档案室的神经系统,为建立开放式、全天候的虚拟档案室奠定了基础.3.虚拟档案室的查询和信息采集终端.岗南水库的信息化建设包括启闭设施远程启闭控制系统和大坝安全监测系统,可以依托办公自动化系统平台,将相关运行数据：启闭设施的电压、电流,传输轴的荷载情况,各种元器件的运行保养情况,测压管的监测情况及时汇总进入档案管理系统,下一步将谋划建立建筑物身份识别系统.通过这些基础工作,可以将各建筑物的相关档案资料通过身份识别系统延伸至各个建筑物,运行管理人员可以通过手持移动终端进行扫描,随时根据运行及维修状况查阅档案资料.也可以将现场运行及维护情况通过手持移动终端及时上传,档案管理人员经过最终识别后进入档案管理系统,实现了将档案室拓展到运行管理人员可以到达的工程任何区域.档案查询和信息采集终端是虚拟档案的神经感知末梢,通过它实现了档案的远程查询和归档,是实现开放管理和在线归档的关键环节.
三、水库虚拟档案室建设过程中的注意事项
水库虚拟档案室建设是一项系统工程,是改变传统管理模式,将档案“保管库”变为“思想库”的战略部署,任务艰巨.必须坚持以下原则：
（一）统筹规划,依法建设.决策者必须高度重视,改变传统观念,将档案管理工作提高到战略高度,强力推进.在制定发展规划时同步考虑,与主业发展同步推进.积极协调档案管理部门和水库各运行管护部门之间分工合作,整章建制,在制度上明确档案管理工作对于水库运行发展的重要作用.把握好档案室发展变革的方向,加紧培养人才,制订好发展战略规划.
（二）适时调整档案管理体制.虚拟档案室的建设,首先需要打破现有档案室与各部门之间条块分割的现象,形成立体化的档案管理网络,着眼于“统一管理、提高效能”的原则,优化部门职责和人员定位.其次特别要注意本局的虚拟档案室与上级部门和其他直属单位之间的网络连接问题,以实现更大范围内的档案信息资源共享.
（三）循序渐进,立足现实.虚拟档案室的建设对人员提出了更高的要求.与档案管理人员的现代科技知识和运行管理经验比较匮乏形成了鲜明对比.因此,需要更加重视有关人才的培养,将人才培养一同纳入基础建设,为虚拟档案室的建设提供最根本的人才支撑.做好在保障档案信息开放共享的同时,立足现实,打好基础,设定管理权限、防火墙以及物理隔离措施,做好保密工作.
四、结束语
任何一项新技术的产生,都预示着一个新时代的来临.从手工到现代化、从楼上楼下跑到轻点鼠标,工程区扫码查阅,档案管理工作正在发生转型.不可避免在建设过程中会存在系统不稳定、存储介质失效、信息丢失、各部门磨合不到位以及网络安全等诸多问题.但是无论如何,虚拟档案室建设是大势所趋,最大限度地发挥档案的利用价值和服务属性是每一位档案管理人必须考虑和大声呼吁的任务之一.
办公自动化论文参考资料：
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