原创《办公自动化环境下医院档案管理》
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文/福建省仙游县医院 周萍
【摘 要】探究办公自动化环境下医院档案管理的有效对策,有利于提升医院档案的效率,对促进医院更好发展具有重要作用.本文在对办公自动化环境下医院档案管理的特点进行综合阐述的基础上,分析了办公自动化环境下医院档案管理过程中存在的问题,并论述了办公自动化环境下医院档案管理的有效对策,以期为相关人士提供借鉴和参考.
【关键词】办公室自动化；医院档案；资源共享
随着社会经济的不断发展和社会生产力水平的进一步提升,医院档案管理工作的重要性日渐凸显.但现阶段,在医院档案管理过程中,还存在自动化办公系统不完善、档案保密性差和档案管理人员专业素质不足的问题,限制了医院的发展.因此,探究办公自动化环境下医院档案管理的有效对策,具有十分重要的现实意义.
一、办公自动化环境下医院档案管理的特点
（一）存储安全性.纸质档案对存储的温度和湿度具有较高的要求,在湿度和温度的影响下,纸质档案会出现文字模糊难以辨认的现象,部分影像资料由于受潮会出现画面质量下降的问题,加剧了医院档案管理的难度.基于办公自动化环境下对医院档案进行管理,能够通过对电子芯片的充分利用,消除外界环境对档案存储的不利影响,提升存储的安全性,同时也能够为医院的管理工作提供方便.
（二）高效性.现阶段,办公自动化技术在我国企业和事业单位的应用较为广泛,有效提升了档案管理的效率.传统的医院档案管理工作需要耗费大量的人力和物力资源,基于对纸质档案进行收集的基础上,对档案进行合理分类和归档,这种档案管理方式具有庞大的工作量,工作效率较为低下,且需要耗费大量的人力和物力资源.由于医院中的科室繁多而复杂,医院的档案管理工作也呈现复杂性的特点,通过对办公自动化技术的充分运用,能够有效提升档案归档的效率,有利于提升医院管理工作的水平和质量.
（三）资源共享性.基于办公自动化环境下,微信和等社交软件也成为电子信息传递的常用工具,通过构建基于办公自动化的档案信息传输机制,能够强化档案管理工作的规范性,加之档案检索软件在医院档案管理过程中的运用,能够有效提升检索档案信息的效率,能够有效克服人工检索档案信息的弊端,提升档案信息的共享性.
二、办公自动化环境下医院档案管理存在的问题
（一）未能建立完善的信息化管理制度.目前,我国部分医院未能建立完善的信息化管理制度,自动化办公的软件和硬件设施都较为缺乏,降低了医院自动化管理档案信息的效率,同时也导致了人力和物力资源的大量浪费,不利于提升医院档案管理工作的实效性.
（二）自动化办公系统不完善.现阶段,办公自动化系统在我国医院的应用过程中,还存在以下问题：第一,办公自动化的资金投入不足.第二,医院未能引进优质的办公自动化软件设施.第三,现阶段,部分办公自动化软件开发商未能加强与医院的沟通与交流,不能够基于对医院的档案管理需求进行深入了解的基础上开发软件,不能够提升办公自动化软件的适用性,限制了医院档案自动化管理的效率和水平.
（三）档案管理人员专业素质不高.档案管理人员专业素质不足是现阶段医院档案管理效率低下的一个重要原因.办公自动化对档案管理人员的计算机应用能力具有较高的要求,在办公自动化技术的应用过程中,确保计算机存储的安全性是档案管理人员必须遵从的基本原则.但从目前医院档案管理工作的现状来看,部分档案管理人员依旧采用传统的档案管理模式,对办公自动化技术的掌握程度不够,降低了医院档案管理的安全性.
（四）档案的保密性较差.随着网络技术的迅速发展,提升医院档案管理的保密性已经得到医院档案管理人员的广泛关注.由于电子文件的存储机制不完善,会出现随意篡改电子档案信息的问题,无法充分保障患者的隐私权益.
三、办公自动化环境下医院档案管理的有效对策
（一）完善档案信息化管理制度.档案信息是医院稳定经营的重要保证.完善档案信息化管理制度,能够使医院工作人员明确医院的发展史,能够形成医务人员工作的指导依据.因此,在医院档案的管理过程中,医院应积极引进办公自动化技术,明确医院档案管理的权利和责任,建立完善的责任制度,强化医院档案管理工作的便捷性和实施性,规范档案管理的操作流程,在对文件进行处理和归档的基础上,合理调整文件的格式,不断提升档案管理的效率,针对档案缺失和档案混乱的问题,医院应严厉追究责任人的责任,提升档案管理人员的责任意识.
（二）完善自动化管理系统建设.完善自动化系统建设是提升医院档案管理效率的关键举措.计算机在医院档案的管理过程中占据着重要地位,通过加强计算机在医院档案管理过程中的应用,加大资金的投入力度,完善计算机的硬件设施和软件设施,才能够充分确保档案管理工作的顺利进行.设备管理软件是办公自动化软件在医院档案管理过程中应用的主要软件,主要包括SQL、Access和计算机数据库.同时,加强办公自动化技术在医院档案管理过程中的应用,建立独立的档案阅览室,并购置计算机、档案密集架以及复印机等设备,不仅能够在线对档案信息进行审阅和批复,还能够在线对档案信息进行修改,能够降低档案管理人员的工作压力,有利于提升医院档案管理的效率.例如,某医院档案管理人员在接收档案信息后,将档案录入到计算机系统,对档案进行存档和命名,为日后查阅档案信息提供方便.同时,该档案管理人员针对机密文件进行加密,通过设置访问权限,有效提升了档案信息的安全性.
（三）提升档案管理人员素质.医院档案管理工作具有复杂性的特点,在开展医院档案管理的过程中,为了提升办公自动化技术的应用效率,医院应着力提升档案管理人员的素质,增强档案管理人员对档案管理工作重要性的认识程度,建设高效的档案管理人才队伍,构建科学的档案管理体系,运用科学的激励机制调动档案管理人员的工作积极性,不断提升医院档案管理的质量.
（四）强化档案管理意识.强化档案管理人员的档案管理意识是提升档案管理质量的关键.现阶段,我国部分医院在开展档案管理工作的过程中,并未对医院档案的管理流程进行规范,使得档案丢失、档案破损现象频发,不利于促进医院工作的顺利进行.因此,医院应不断强化档案管理人员的档案管理意识,多途径宣传医院档案管理工作,充分发挥医院档案在科学研究、学术交流等领域的作用,促使档案管理人员树立良好的档案管理意识,为医院各项工作的顺利开展提供良好的前提条件.例如,某医院加快数字化医院档案信息管理平台建设,在医院内部安装了“一卡通系统”“电子病历系统”和办公自动化系统,实现了医院信息系统、医学图像档案管理和通信系统的数据共享,有效简化了患者的就医流程,使患者能够享受到人性化和智能化的服务,充分体现了医院档案管理工作的效力.
四、结论
通过以上研究发现,在医院档案管理的过程中,通过完善档案信息化管理制度,能够为医院的档案管理工作提供有力的制度保障.在此基础上,完善自动化管理系统建设,有利于提升档案管理工作的效率和水平.此外,提升档案管理人员素质,强化档案管理意识,能够有效提升医院档案管理的科学性.因此,在医院档案管理过程中,可以应用上述方法.
办公自动化论文参考资料：
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