原创《办公自动化系统在海洋档案管理中的应用》
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【摘 要】电子档案的发展和应用,促使档案管理工作更加即时有效,推动了海洋单位的快速发展.本文首先分析了办公自动化系统的应用价值,然后阐述了在海洋档案管理中的应用,最后指出提升管理质量的几点措施,以供参考.
【关键词】办公自动化；海洋档案；管理；应用价值
办公自动化属于一种综合性技术,起源于上个世纪70年代的发达国家,主要是利用计算机设备,对办公室工作进行处理.基于该系统下,能实现信息的输出、输入、储存等,不仅加快了信息流动性,而且提高了信息真实性.近些年来,随着网络信息技术的发展,办公自动化系统在海洋单位中得以应用,尤其是档案管理方面,以下对此进行探讨.
一、办公自动化系统的应用价值
（一）提高管理效率.从海洋单位的功能来看,档案可以分为观测、监测、预报、海洋管理、科研、文书、会计、人事、基建等方面,直接影响海洋单位的运营发展.应用办公自动化系统,改变了传统人工操作的模式,促使档案管理工作更加科学合理,在减轻工作人员劳动量的同时,也提高了工作效率.
（二）文件安全保存.办公自动化在应用期间会形成电子档案,是信息记录、保存、传递的重要载体,从纸质档案转变为图像、影像等,体积更小、寿命更长,而且保存更为容易.根据实际工作需要,可以选择不同载体保存档案信息,例如U盘、硬盘、VCD等.分析这些储存设备的特点,受外部环境的影响小,具有较强的稳定性,读写更加方便.
（三）实现资源共享.以计算机网络技术的应用为例,海洋档案的管理工作更加规范,信息的使用能突破时间、空间的限制.不同部门之间可以通过网络,实现档案信息的动态管理.而且,对档案设置访问权限,能提高档案的安全性.
二、办公自动化系统在海洋档案管理中的应用
在海洋档案管理中利用办公自动化系统,就是采用现代信息技术对档案内容进行整合,构建出数字化管理平台,并通过互联网实现档案信息的共享.具体应用如下：
（一）档案的收集.电子档案取代传统纸质档案,管理工作应该延伸到系统设计阶段,一般采用扫描设备对档案内容进行识别,然后制定统一的、规范的电子档案格式,将档案内容录入其中,为分析处理工作打下基础.
（二）档案的分析检索.在档案分析上,主要是结合海洋单位的业务和发展情况,对档案文件进行分类,开发查询检索功能,实现电子档案的鉴定、编目、排序、保存等.为了实现管理的流程化,应该制定工作标准、明确工作人员的职责,减少外界因素的干扰.而且,办公自动化系统的应用,应该和档案管理工作有机结合,保证电子档案格式的统一性.在档案检索上,电子档案完成归档后,要想在数据库中及时检索出目标文件档案,就应该利用检索功能,开发出适配文件搜索的程序.
（三）档案的保存利用.办公自动化系统在应用期间,要想提高管理效率,还应该制定档案输入、存储机制,保证档案管理的时效性,及时更新数据库.将档案系统和密集架、温湿度仪等进行集成,实现库房管理的智能化,保证档案资源的安全性.依托于数字海洋专网,利用办公自动化系统的归档接口,可以实现档案系统、业务系统之间的连接,实现资源共享服务.如此办公,打破了系统内部的孤岛式信息建设,兼具虚拟陈展、专题浏览、即时检索等功能,实现档案信息的开放与利用.
三、提高海洋档案管理质量的措施
从实际工作来看,海洋档案管理期间应用办公自动化系统,出现的问题包括：归档管理制度缺乏、电子文档的形成和归档脱节、工作人员自身素质差等.对此,相应的改进措施如下：
（一）完善归档制度.档案管理部门应该及时收集满足归档要求的电子文件,并填写登记表；归档时以“件”为单位逐一管理、完成编目；档案室工作人员要评估文件的真实性、完整性.另外,考虑到电子文件是利用计算机硬件和软件形成的,归档时还要检测文件信息的安全性,看有无感染病毒,确保和软件、硬件的技术条件相符合.如此,文件归档后在寿命期限内,才能正常显示和利用.
（二）分析功能需求.从档案管理系统、办公自动化系统本身出发,应该分析文件处理的业务流程,明确不同阶段的系统需求.站在海洋单位的角度,应该组建三方团队：1.办公自动化系统开发团队；2.信息技术部门；3.档案管理部门.准确分析档案管理的需求和特征,避免管理工作和技术相脱节,实现两者的有效衔接,才能满足文档管理一体化的目标.
（三）提高人员素质.档案工作人员是海洋档案管理的经手人,因此管理效率和质量会受到工作人员技能素质的影响.伴随着档案数量的不断增多,对于工作人员的综合素质提出了更高要求.海洋单位应该定期组织员工进行培训学习,掌握先进的管理思想和技术方法,树立高度责任心,从理论知识、实践技能两个方面提升自我；同时制定考核制度和激励措施,激发员工积极性,促使档案管理质量不断提升,紧跟社会发展的需求.
四、结语
综上所述,办公自动化系统的应用,能提高管理效率、文件安全保存、实现资源共享.在海洋档案管理中,集中体现在档案收集、分析检索、保存利用等方面.为了提高管理质量,应该完善归档制度、分析功能需求、提高人员素质,促进海洋单位的健康发展.
办公自动化论文参考资料：
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