原创《办公自动化环境下医院档案管理的必要性与可行性分析》
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文/吉林省疾病预防控制中心总务科 李晖华
【摘 要】科学技术快速发展,对人们的日常工作产生了严重影响.越来越多的高科技产品进入生活的各方面,为生活带来极大便利.办公自动化可为企业节省人力物力.在外部因素不断发生改变的环境下,医院管理体系也发生变化,已逐步形成信息化办公形式.本文就办公自动化环境下医院档案管理的必要性与可行性进行分析.
【关键词】办公自动化；档案管理；可行性
科技的发生,影响人们日常生活的同时,也促使办公模式发生变化.在此期间,医院档案管理自动化、信息化发展趋势越来越明显.档案是非常重要的资源,所有的医院都具备自己的档案室,以此保存各类文件.档案文件记载医院发展历程、重大事件,同时也存储了医疗科技成果,为临床科学研究提供资料和数据.随着时代的发展,档案管理也逐渐呈现出自动化、现代化,有效节约了人力资源.因此,办公自动化环境下的档案管理具有一定的必要性与可行性.
一、办公自动化环境下医院档案管理的必要性
医院档案对医院各项工作的顺利展开具有重要意义.随着科学技术的不断发展,自动化办公模式开始逐渐推行于医院各环节.对于档案管理,执行自动化具有一定的必要性.首先,提高档案管理的安全性.受到外部环境与社会自然因素的影响,所管理的纸质档案资料很容易遭受损坏.如气温、温度、自然灾害等原因均可能缩短纸质文件的使用寿命.长时间保存纸质档案,会对其完整度构成影响.但相对比就会发现,电子版本的档案可长时间保存,且不容易受到外界因素的影响.同时可通过备份的方式在相应软件下进行快速浏览、复制、粘贴等各类工作程序.借助自动化的工作模式,档案可实现电子化存储,有效提高档案资料的可读性与存储性,同时还能够依照工作人员的要求存储为不同格式.借助办公自动化技术,可快捷实现文档传送和查阅,并预防档案遗失.其次,提高工作效率.在电子信息技术的支撑下,可协调处理文书与档案管理的联系.工作人员只需每天分门别类地归纳当天文件资料,并将其变为电子档案就可以,这有助于预防档案丢失,同时还可保障档案的完整性,确保检索查询.尤其是病历档案,需全面、真实地连续记录和保留,这样才能够将患者治疗的过程和病情变化全面反映出来,有效提高办公自动化程度,有助于医护人员快速精确了解患者的实际情况.
二、办公自动化环境下医院档案管理的可行性
科学技术快速发展,越来越新颖、实用、适应性强的档案管理系统被研发出来.新研发的管理系统,涵盖的功能体系更强大.而在系统不断完善的过程中,就需要相应的技术予以支持办公自动化.医院可引进专业型人才,以此适应自动化办公环境,并加强对技术人员的培训,提升其业务水平,促使其计算机基本操作能力与档案管理知识更丰富,为实现办公自动化提供必要的人力支持.医院加大资金投入,建立相关的规章流程,促使其成为可行的操作规范,结合工作实际,对办公自动化予以制度支持.
三、办公自动化环境下提高档案管理的措施
在自动化环境下,医院档案管理具有一定的必要性.而借助外部环境的变化,加强自动化医院档案管理同样具有可行性,以此确保档案资料管理的真实性与全面性.
（一）制定管理标准.分析当前医院档案管理的工作现状,其工作流程包括归纳整合、搜集、保存、编排、统计和检索等,也正是这些系统性的工作环节确认并制定了档案管理标准,促使档案管理标准与国家档案管理部门标准相吻合.如在实际中发现,文件管理与档案管理相互分离,那么就可能出现越权的现象,尤其是文件归档的前期很容易出现此类现象.对此,工作人员需严格把握,实行标准化的高效率管理.同时在业务流程与技术操作期间,处理文件、归档与部分著录都应制定统一的格式与标准,这样才能够保障不同类型的档案都能够顺利、安全归档,避免档案遗失的现象出现.
（二）建设高素质档案管理团队.随着医疗卫生事业的逐步发展,医院档案的数量不断增加,规模也在持续性扩大,增加档案管理工作量.同时随着各类新型技术的出现,档案管理科学化趋势越来越明显.而实际上,唯有掌握新技术与方法,才能够做好档案管理工作.因此,医院应加大对档案管理人员的知识培训,为档案管理工作人员提供学习机会,促使工作人员不断优化知识结构,提高综合素质,以便更好地适应自动化环境的需要.
（三）完善档案管理系统.加强对办公自动化系统建设工作的研究,需不断对办公自动化系统建设注入资金.办公自动化系统内建设相应的系统,确保电子文件调用与运作.提高电子文档的管理效率,促使文档能够正确分类和快速使用.将电子文件传输与医疗档案管理相结合,为医护人员调取和使用档案提供便利.
四、结语
医院档案管理工作,在办公自动化环境下属于一项系统性的管理程序.在改变传统管理模式的前提下,不断更新管理理念、管理系统和管理技术以及管理人才,促使医院档案管理工作与医院发展相适应,并促进医疗事业发展.
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