原创《探究档案管理工作在水利系统的应用》
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文/江苏省泰州市泰兴市水务局 韩玲
【摘 要】在如今的经济大环境下,我国的基础设施建设迎来了一波新的发展契机,无论是人力还是财力,政府都在向基础设施的建设做政策性倾斜.水利建设关系民生问题,建设周期庞大,投入的资金多,涉及民政、住建、、水利等多个系统,所以在水利系统中,档案管理的工作显得尤为重要.
【关键词】水利建设；档案管理；信息系统
一、档案管理工作
档案管理对于工程建设是十分重要的,档案管理不仅仅只是资料的存放和收集,最重要的是为将来查证找到依据,留下历史资料.同时,对于设计图纸、地勘报告、图审资料等,还涉及保密的问题.同时,不像地质勘探、桩基工程、大地下室工程等,只涉及工程前期,或者是验收,只涉及工程的后期,资料管理是涉及工程方方面面的,是一个战线比较长的工作,无论是工程开始的新规划的报备,还是工程进行中的材料进场,或者是后期验收,再或者是追责、问责、索赔等阶段,都需要档案管理进行配合.所以国家对于资料管理也有明确的规范去规定如何操作和界定.
建设工程的档案管理工作肯定是十分复杂繁琐的,现在实行五方责任主体制度,一个工程的档案管理也涉及建设、施工、监理等各个方面.水利工程,涉及的隐蔽工程更多,技术更复杂,专家会议也多于其余项目.所以水利工程对于档案的管理更加重要,这就要求从业人员有更加丰富的经验和更高的素质.而且现在高校都不会给工科学生专门开设档案管理的课程,所以就更要注重在工作中对于人才的培养,采用老带新的培养模式.因为水利建设的档案工作非常繁琐和细致,必须有一定的经验才能独当一面,培养一个好的资料员也十分重要.并且,水利建设的档案工作由于其特殊性,不是随便从其他工程上抽调人来就能很快上手的,所以要更加注意人员培养的连贯性.
二、信息化管理手段
现代化的档案管理工作,离不开信息化管理.信息化管理涉及人力和技术等方面的更新.在“互联网+”的今天,信息化的手段其实有很多可以用来借鉴.
首先是档案管理从业人员的个人业务能力必须要提升,例如档案管理的从业人员要学习新的系统、新的分类方式、新的存档规则.此外,先进的科学技术手段也很重要,例如协同平台的使用,office软件的应用还有资料管理软件的升级换代也十分重要.信息化管理其实可以节约很多人力和物力,并且可以实现协同办公和远程办公,以及资料的无纸化办公也能保护环境,减少二氧化碳的排放和纸的浪费.最重要的一点,现代化的档案管理工作无疑可以加快审批手段和资料归档速度,这个对于工程而言是十分重要的.而且信息化的管理手段还可以使资料具有连续性,不会因为工作人员的变动、工作地点的变动而产生遗失或者衔接不上的问题,这一点更加有利于水利工程建设,因为水利工程建设一般周期都很长,而且现在各个部门都在实行联网办公,信息化的资料管理手段,可以加快联网办公这个问题,从一定程度上也能打击工程中最深恶痛绝的挂靠问题.
此外,云办公的系统,也是信息化管理的手段之一,云端的文件,具有更加便捷的查阅和保存能力,所以还是有很多新的信息化档案管理系统可以加速我们的工作,为水利建设的档案工作提供便捷.而且资料管理还有一个时效性,必须及时按照国家规定来完成资料的存档和归集,所以现代化的档案管理还能很好地解决这个问题.云系统还有很多便捷的功能,比如分类更加清晰、搜索更加快捷等,这些对于档案员、资料员,都是很好的帮助.
但是信息化管理最重要的问题就是保密的问题.工程行业的很多资料和图纸都必须要保密处理,所以即使采用了信息化的管理手段,还是要加大对于保密性的研究和学习.从业人员和技术手段,都需要加强保密性的处理.现在的破译技术本身就很高超,所以我们在设置、密保设置时更要注意.此外还要注意档案室的电脑不能随便供外人查阅.
三、结语
在如今的经济大环境下,我国的基础设施建设迎来了一波新的发展契机,无论是人力还是财力,政府都在向基础设施的建设做政策性倾斜.水利建设不仅仅是关系到民生的问题,其建设周期的庞大,投入的资金多,并且还涉及民政、住建部、、水利等多个系统,都使得水利建设中的档案管理地位十分特殊,由此可见在水利系统中,档案管理的工作显得尤为重要.水利工作由于其特殊性,更需要在档案管理中引入信息化系统,建立信息化档案管理的工作模式,加强档案管理工作的科学性和实用性.水利工程对于档案管理的要求,不仅仅是为了满足工程的正常进行,更是为了保证能完成百年水利建设的大计.档案的管理是水利建设中至关重要的一环,必须要加以重视.
管理工作论文参考资料：
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