原创《高校教学管理台账的管理和利用策略以厦门理工学院为例》
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摘 要：高校教学管理台账是反映常规教学工作的客观凭证,是提供师生信息反馈的中介载体,是制定教学规划与决策的重要依据.当前高校教学管理台账在管理过程中的现状：管理制度不健全,管理权责不明,利用率不高.可以通过以下策略来加强管理与利用：构建标准化的分类体系,建立健全规范的管理机制,加强管理队伍的建设,全方位开发利用.
关键词：高校；教学管理；台账；策略
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2018）04-0029-03
一、做好高校教学管理台账管理与利用的重要性
所谓台账,原指摆放在台上供人翻阅的账簿；现代管理工作中的台账,是指对日常管理过程中各个环节的明细记录；高校的教学管理台账,则具体指全面、真实、客观反映高校教学实践、教学管理各个环节的原始记录.教学是高校的中心工作,随着教育体制改革的深入、人才培养模式的多样、课堂教学形式的创新,教学管理台账的范围越来越广、种类越来越多、总量越来越大.做好教学管理台账的管理与利用工作,对于推进高校各项事业的全面、协调、可持续发展具有重要的现实意义.
1.反映常规教学工作的客观凭证.建立规范的教学管理台账,不仅利于将分散的原始教学数据分类分级管理,全面、客观、系统地反映常规教学实践活动各个方面的情况,而且还可将大量繁琐的原始数据收集整理工作分摊在日常完成,便于及时查证常规教学的动态秩序,随时掌握教学管理工作的进度.同时,教学管理台账以真实数据反映了各二级教学单位的教学工作量和教学成果,是评价二级教学单位教学工作的客观依据,也是增进院校两级工作协调的纽带.
2.提供师生信息反馈的中介载体.教学管理台账是教学活动的中介和载体,为教学经验的交流和教学成果的检阅提供了平台.教师和学生作为教学活动的参与者,既是教学管理台账的制作者,也是教学管理台账的使用者.教师和科研人员可以利用教学管理台账进行自我评价,比如通过学生评价数据来了解自己的教学效果,也可以吸收其他教师的优点来提高自己的教学水平；学生也可以通过查阅教学管理台账了解学校的最新教学动态.
3.制定教学规划与决策的重要依据.教学管理台账不仅能反映当前的教学实践活动,也能反映出一个阶段高校教学工作的发展历程和态势,为全面梳理高校的教学管理和实践工作、总结教育教学发展规律提供了丰富而详实的原始数据.这些珍贵的一手资料正是高校制定教学发展规划与决策,开展教学研究与改革的重要依据.
二、高校教学管理台账管理与利用的现状
1.管理制度不健全.台账与档案虽都是以文字、图表、音像等形态存在的反映人们社会实践活动的信息记录,但二者并不是等同的.档案通过收集、分类、组卷、整理、编目、归档等一系列档案管理标准流程进行统一保存、管理及利用.而台账除了部分具备保存价值被转换成为档案外,其余则分散在不同人手中.教学管理台账有来自教学管理部门的,如招生信息、学籍管理、专业设置、课程信息等；有来自教研室的,如教研活动、教学竞赛、教学观摩等；有来自教师手中的,如教学大纲、教材编写、教改项目等；有来自学生手中的,如毕业（论文）设计、学生实习、学科竞赛等.缺乏科学、有效的教学管理台账的管理制度,管理过程无章可循,甚至出现为了应付评估检查指标而弄虚作假的情况.
2.管理权责不明.涉及教学管理台账的部门众多,包括教学管理部门（教务处、招生办）、学生管理部门（学生处、团委）、各二级教学单位以及相关教辅单位（信息中心、图书馆）.档案管理部门的关注点在于那些具有保存价值的台账；教学管理部门又缺乏信息梳理、档案管理的专门人才；有些二级学院认为教学管理台账的收集、管理是职能部门的事,没有给予足够的重视；有些教师认为教学成果是自己在教学过程中获得的,占为己有、不愿移交；作为教学管理台账集散中枢的教学秘书往往埋头于日常繁忙的教学管理事务中,甚至身兼数职,无暇顾及台账的规范管理工作.
3.利用率不高.涉及教学管理台账的部门众多,包括教学管理部门（教务处、招生办）、学生管理部门（学生处、团委）、各二级教学单位以及相关教辅单位（信息中心、图书馆）.庞大复杂的工作关系网的沟通协调是台账的统一管理、资源共享的一大挑战.电子化的教学管理台账能有效改变传统纸质台账索引、查询不便的缺点,为实现资源共享提供了平台.但每个部门都有各自的信息管理系统,一般情况下,只有本部门工作人员才有权限,就像一座座信息孤岛,处于封闭或半封闭状态中,教学管理台账的利用率低,其利用价值没有得到最大限度的挖掘.
三、高校教学管理台账的管理与利用策略
1.构建标准化的分类体系.从上文分析可知,教学管理台账具有分散性、复杂性、半封闭性等特征,但并不是完全无规律可循的.高校的教学活动本身就是遵循教育教学发展规律,按照学年、学期开展周期性教学活动,不同层次（本科生、研究生）、不同届次、不同专业（方向）的学生有各自的人才培养体系,与此对应的教学管理台账也随之具有周期性、系统性特点.教学管理台账的管理,一方面应抓住教学活动的客观规律,以教学管理环节为横向进行分类,以教育层次为纵向进行分级；另一方面也要符合学校发展目标和工作实际.2017年下半年,厦门理工学院即将迎来教育的审核评估.作为评估检查主要依据的教学管理台账,以评估指标体系作为科学指导,构建标准化的分类体系,不仅能为教育部专家实地考察提供客观依据,展示学校教学台账整体规范,也能以评促建,反哺教学.
2.建立健全规范的管理机制.编制教学管理台账的相关管理制度,如《教学管理台账的管理手册》等,以规范台账管理工作的基本原则、过程环节、岗位责任等,保证台账的齐全与准确,进而有效地推动学校教学管理工作的健康发展.作为厦门理工学院教学管理核心部门的教务处,担负起全校教学管理台账的协调和监督工作,牵头档案馆、规划与品质管理处,对教学管理台账的管理工作进行了统一部署,并开展二级教学单位的教学管理台账建设工作的专项检查.首先,要求二级教学单位建立专门的教学资料室,对其标识、规模、设施、管理水平都有相应的要求.其次,要求二级教学单位在学校规章制度的基础上,进一步明确教学管理台账的收集整理细则,理清哪些台账是过程信息,哪些台账具有保存价值而转换成档案,明确台账的归档时间、保存期限和移交手续等.做到时间上随时收集、及时整理、按时归档,从数量上保证台账的完整齐全,从质量上保证台账的真实性、准确性.
3.加强管理队伍的建设.加强教学管理台账的管理队伍建设,首先要实行目标责任制.将教学管理台账的收集整理任务按大类分解到人,包括职能部门专人员,二级教学单位的分管领导、系主任、教研室主任、办公室主任、行政秘书、教学秘书、教师等.还可以把台账管理工作成效纳入业务考核范围内,实行奖惩分明的考评制度,对业绩突出的管理人员进行奖励,或在评优、职务晋升等方面给予一定的倾斜.其次,构建业务素质精良的管理队伍.提高全体教职工的台账意识,营造全员参与台账收集的良好氛围,增强台账归档工作的自觉性和主动性.通过业务培训、学习交流、课题研究等途径,提高台账管理人员的业务能力和服务水平.
厦门理工学院每年都会开展教学管理人员的培训,培训对象包括教务处等职能部门的教学管理人员,也包括二级教学单位的教学管理人员.将教学管理台账的管理和利用工作纳入培训内容中,促进教学管理人员成为教学管理台账的管理者、组织者、利用者和传播者.每个教师都是教学管理台账的制作者,但教学管理人员是统一收集、集成管理教学管理台账的中枢,起着承上启下的作用,常常担任教学评估工作中支撑材料组的重要工作人员.他们不仅要有较强的材料整合、编辑研究能力,善于沟通协调,熟练调阅资料,还要在信息化时代下熟练掌握信息系统、现代媒体的基本操作,从单纯的台账管理人员向集管理、编研、信息化能力于一身的复合型人才的角色转换.
4.全方位开发利用.教学管理台账的管理目的即为利用.教学管理台账收集整理成为可再生利用的教学信息资源.如何开发好这些教学信息资源,以达到灵活、充分利用的目的,是一个重要的课题.首先,在大数据时代背景下,高校的各项教学管理工作正逐步走向电子化,日常办公系统、教学管理系统、档案管理系统、高校微信平台都得到了更大范围的推广和运用,教学管理台账正逐渐从纸质向电子形态转变.因此,要加大信息开放程度,打破不同信息管理系统各自为政的局面,配备开放型的服务设施,互为统一、互相利用,最大限度地开发和利用教学管理台账.其次,开展台账编研工作是一项艰辛但有价值的劳动.深入加工现有的教学管理台账,挖掘台账与台账之间的深层次关系,不仅能提升台账标准化管理的水平,还能更好地满足高校对教学管理台账的利用需求.
近年来,厦门理工学院加快校园信息化建设步伐,由信息中心牵头,规范、整合各部门的信息管理系统,努力构建便捷高效的全方位网络管理体系.教务处大力推广、应用现代网络信息化技术和教育教学改革成果,设计完成网络课程中心建设,推广教务处微信公众号,并计划启动适应新需求的新版教学管理系统等,形成“教务处—教学秘书—教研室—教师”的信息主线.为加大对教学管理台账数据分析工作的重视,厦门理工学院在评估材料收集与整理工作的基础上,进行教学研究成果的编纂工作,凝练学校“开放式、应用型、地方性、国际化、亲产业”的办学特色.短期来看,可为教务处等职能部门对各教学单位的工作考核提供依据,为审核评估的考评资料作好准备；长远来看,可推动教学及其管理工作的改进,促进人才培养水平的提升,实现建设高水平应用技术大学的目标.
厦门理工论文参考资料：
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