原创《运用Acrobat软件制作PDF文档实现纸质档案电子化》
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摘 要：随着企业不断地发展,以及生产经营管理的对企业各种信息的需求增加,使得企业档案的库存量越来越大,档案保管和利用之间矛盾突出,原有的档案管理模式已经不能满足需求,实现档案电子化刻不容缓.经过实践,我们发现纸质档案电子化的新途径：先利用计算机和扫描仪将纸质档案资料进行批量扫描,再运用Adobe Acrobat软件将扫描文档和其它格式的电子文档合并制作成PDF文档与实物档案同步归档,实行双规制管理.
关键词：Adobe Acrobat软PDF文档 纸质档案 扫描
四川华蓥山龙滩煤电有限责任公司是一座设计生产能力为150万吨的现代化煤矿企业,西南地区一流的数字化、信息化矿井,于2003年建矿,现有从业人员1200余人,是川煤集团的骨干企业.
随着企业不断地发展,以及生产经营管理的对企业各种信息的需求增加,使得档案的库存量越来越大,档案室和部门办公室存放档案的面积日益紧张,而接收、查阅档案也在逐步增加,使得档案的检索和提供不及时,工作效率低,档案保管和利用之间矛盾突出.
目前我公司在档案管理方式比较传统,尤其是在信息化建设方面还很薄弱,还停留在档案目录的查询方面,未实现纸质档案电子化,查阅资料时以翻阅实物档案为主,这就存在着档案原件丢失、缺损、篡改等风险.
而现代企业档案保管和利用要求的提高,原有的档案管理模式已经不能满足,迫切需要我们采用新的技术和方法,加强档案管理的有效性和高效性,以实现企业档案电子化、管理信息化发展的要求.
一、主要做法
所谓档案电子化就是利用计算机和扫描仪等设备对档案原件进行扫描保存,将纸质档案资料电子化,实现传统的纸张调阅向计算机查阅转变.近年来,我们也做了档案电子化方面的尝试,由于条件限制,在档案电子化过程中,遇到了技术瓶颈,存在的问题有：
（1）成本问题:使用由软件公司开发的电子档案管理系统则投入成本高,因为此类软件基本为付费软件,不但昂贵,而且需要经办人员具备较高业务素质并经过系统专业培训才能胜任工作,有些还需要投入服务器之类的硬件设备,这对于正处于改革脱困、转型发展期的企业无疑是一项沉重的负担.
（2）归档问题:使用扫描仪及扫描软件对纸质文件进行扫描,每一张纸对应一个JPG或BMP图片,从而导致大量的JPG或BMP图片存放在计算机文件夹里,这样做,除了文件体积庞大外,占用存储空间,还使得电子文档的检索难似大海捞针.
（3）兼容问题：由于各种办公软件的使用,使得各种类型的电子文档增多,同一个档案项目的电子文档可能包括Word、JPG、CAD等格式,原来的办法是将其归纳入一个文件夹里,各种文档格式独立存在,这样查阅时可能需要打开几个文档,影响阅读整体效果,或因为软件版本不同,可能导致在不同的软件环境中难以使用.
实际上企业纸质档案管理电子化存在的问题可归结为能否找到一个管理平台能使纸质扫描的、各种格式的电子文档统一到一种通用文档上来,并且能够实现提供快捷的检索功能,以方便资料的查阅.
1.档案电子化的流程
根据档案管理的要求,我们经过实践发现利用办公室现有的计算机和扫描仪对实物档案进行扫描,形成电子文档,再运用Adobe Acrobat软件（PDF文档制作编辑工具）将包含纸质文件扫描形成的JPG图片文档在内的多个或多种格式电子文档经过合并、编辑后制作成一个PDF文档,最后通过硬盘或光盘刻录保存归档.因为PDF这种全新的电子文档,特别是兼容性和安全性具有其它格式文件无法比拟的特性,能较好地解决问题,这对企业实现纸质档案电子化、档案管理信息化成为了可能.
2.PDF文档和Acrobat软件简介
（1）PDF文档概述：便携式文档格式(Portable Document Format),是由Adobe公司开发的独特的跨平台文件格式,是一个开放标准,已成为全世界各种标准组织用来进行更加安全可靠的电子文档分发和交换的出版规范.
其优点主要有：PDF文档可保留源文件的外观和完整性,即保留了源文件的文字、字体、颜色、图形、图像版面设置；PDF文档使用无平台限制,支持多种压缩、编码方式,源文件在转换为PDF文档后,体积更小,更适用于在网络环境下传输.
（2）Acrobat软件概述：是由Adobe公司开发的一款优秀的PDF文档制作编辑软件.我们可以借助Acrobat软件将Microsoft Office、AutoCAD等数十种格式的文件完美地转换为PDF文档,并保留源文档的字体、图像、图形和版面设置,有极强的互通兼容性；它拥有创建、编辑、管理、分享PDF文档功能.Adobe Acrobat XI Pro是目前该系列软件最新的版本,该软件不仅功能强大,操作也十分简便,对操作人员的技术要求不高,稍加培训,都能运用该软件.
二、具体做法
我们以Adobe Acrobat软件制作员工人事档案的PDF文档为例,进行详细阐述：
1.纸质档案的电子化
（1）整理纸质档案：这是纸质档案的电子化工作的基础,直接关系到电子档案的完整性.扫描前,应检查员工人事档案是否完整、排序是否正确、纸张是否有损毁和折皱等可能影响扫描质量等情况,如果存在这些情况,需要立即处理.
（2）扫描纸质档案：可运用具有批量、高分辨率扫描功能的扫描设备,将纸质档案按编号顺序、整齐放入该设备的文档馈送器中,实现批量扫描,会自动按顺序给JPG图片编号；如果扫描设备没有批量扫描的功能,则按顺序逐页扫描,扫描时应按档案的顺序进行编号.
（3）检查扫描文档：扫描后,对照实物档案,检查扫描文档是否页面规整、清晰度高,图像质量应保持档案原件的原貌,检查有无错扫、漏扫；图像有质量问题的,则需要重新进行扫描.扫描仪的分辨率设置要根据扫描文件的视觉效果、打印质量以及存储空间等情况综合考虑,分辨率过低将直接影响扫描文档的清晰度和还原效果；分辨率过高,超出了打印机等输出设备的分辨率,除了增加存储空间,无实际意义,所以适中即可.
扫描时,可按档案资料的类别建立相应的文件夹,如：履历材料、自传材料、学历和评聘专业技术材料等,扫描文件生成JPG图片文档直接存入指定的文件夹中.
（4）制作其它电子文档：按员工人事档案实物的样式,制作其它电子文档时,我们应该选择相应的编辑工具进行编辑,比如： 可用Word制作的封面、分隔页、封底,Excel制作目录.
2.创建PDF电子文档
（1）将源文件转换合并为PDF文档：打开Acrobat后,先点击左上角工具栏中的"创建",其次点击"将文件合并为单个PDF",再点击"添加文件",按照员工人事档案的顺序,依次选择导入需合并的各类文件夹,最后点击"合并文件".
（2）设置PDF文档书签：Acrobat合并电子文档会自动生成与页面对应的书签,PDF书签功能是好比是书籍的目录,是PDF文档一大亮点,是PDF实现超文本链接,检索便利化的重要条件.我们可充分利用PDF文档书签这一优点,通过设置书签分级结构和编辑特定的书签名称,实现快捷查询,提高PDF文档的利用效率.
最后,点击"另存为",输入文件名"××同志人事档案.pdf"并保存.
3.强化PDF文档功能
PDF文档创建后,可根据电子化档案的需要,对其进行编辑、加密,完善其信息.
（1）PDF文档的编辑：如果实物档案有变化,我们根据实物档案的调整情况,运用Acrobat对PDF文档的页面进行适当调整.在导览框"页面缩略图"中点击右键,进行重新排列、旋转、插入、提取、替换、删除页面等操作,并同时添加或修改书签名称.也可直接对页面进行"编辑文本或图像"、"添加附注"等操作.
（2）PDF文档的安全设置：我们可以用对PDF文档的访问进行控制,也可以对打印和编辑等操作进行限制.当某些操作进行限制后,相关操作的工具栏和菜单会变成灰色不能使用.
PDF文档的安全功能设置包括打开文档口令和改变安全功能设置许可口令,通过设置,当使用者使用打开文档口令打开文档后,只能阅读文件；使用者如果想改变某些设置,则必须输入安全功能设置许可口令.这些措施有效地保护了企业对档案的权益.
4.PDF电子文档的归档和利用
PDF文档创建完成,经过后校核,由业务经办部门将PDF电子文档传给档案管理部门,由档案管理部门存入计算机相应位置,实现"分散各异"到"集中统一"保存电子文档；另外要将PDF文档进行备份,防止电子档案丢失,确保数据安全,可存入移动硬盘里,也可将PDF文档刻录入光盘存放,光盘低廉,利于长久保存.
（1）电子和实物档案的双规制管理：在归档时,我们特别要注意：电子文档和实物文档的归档,形成两套,即：PDF文档和纸质文档两种载体的档案同步归档,形成内容相同的两套档案.其归档时使用不同的编制目录方法和存储用具,档案管理部门应在纸质档案中备注相应的电子文档的编号和存放位置；同时电子文档归档时也备注纸质档案的档案号和存放位置,以便利用时可以参照互补.
（2）以计算机查阅代工翻阅：实物档案实行封存保管,原则上,档案使用者或相关部门查阅档案时,不得接触实物档案.由档案管理部门根据情况将档案的PDF文档选择性的发给使用者,如果使用者需要复印原档案中的一些资料时,档案管理员可赋予使用者打印PDF文档的口令,使用者可打印所需的文档,其效果和复印实物档案相同,这样既实现了全程办公自动化,提高了工作效率又保护了实物档案.
总之,运用Acrobat软件制作PDF文档实现纸质档案电子化管理,使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案,不仅节约了保管费用,节省了占地空间,可将企业的档案资源整合起来,提高了档案的利用率；还避免了反复印制资料而造成的办公设备、耗材和人员的浪费,为公司树立信息化、节约型企业的良好形象,为企业改革脱困、转型发展助力.
参考文献
[1]Adobe Acrobat XI标准培训教材 编著：陶珍明人民邮电出版社
电子化论文参考资料：
结束语：上述文章是适合不知如何写Acrobat和电子化和纸质方面的电子化专业大学硕士和本科毕业论文以及关于电子化论文开题报告范文和相关职称论文写作参考文献资料。
