原创《企业档案电子化管理存在的问题与措施分析》
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文/肇庆市公路勘察设计院 李盈
【摘 要】本文从企业档案电子化管理目前存在的问题及其解决措施两方面入手,对企业电子化管理进行阐述,并针对电子化管理提出个人的些许看法.
【关键词】企业档案；电子化管理；问题；措施
企业档案于企业而言,有着不可或缺的作用,档案记录着企业的发展历程、重要会议、重大决策、技术知识等,档案的管理调用方便关系着企业高效发展.企业档案电子化管理的推广与发展已有历史,早在上世纪90年代,各个档案行政管理部门就在着手推广档案电子化管理,档案电子化管理在各个企业的渗入程度不尽相同,有些企业已做到名副其实的电子信息化管理,这种企业无论是在档案录入、档案保存、档案保密等方面都已完全做到电子化管理,但更多的企业只是做到了部分电子化管理,就如电子录入,纸质归档还较为常见,这种不全面的档案电子化管理是存在不少问题的,企业档案电子信息化管理的全面落实任重道远.
一、企业档案电子化管理目前存在的问题
（一）表面上的档案电子化管理.很多企业在档案管理这一块没有完善的管理制度,对于电子化档案管理没有急切的需求,其对档案电子信息化管理并没有一个全面的、正确的认识,认为电子化档案管理浪费资金资源.这种对档案电子化管理模式的偏见导致其对于企业档案电子化方针的落实不够彻底,这就出现了“电子录入,纸质归档”,只用计算机录入重要文件的目录,最终归档却没有建立电子档案库,而是利用传统的纸质归档.这种看似运用了电子化管理,其实也只是徒有其表,最多算是“半电子化管理”,这样的现象无非两个原因：一是对于档案电子化管理的认识不够,二是对于档案电子化管理的重视度不够.关于档案电子化管理的徒有其表,还有档案管理人员的技术人员专业素质不够强硬的现象,导致档案管理电子化的运用不爱重视,甚至使之成为摆设,这就可能出现计算机运行管理系统时出现不便的现象.
（二）档案电子化管理下的安全性.信息化的高速发展关键就是资源共享,与此同时,知识产权的概念就渐渐模糊了,隐私的保护是互联网信息时代值得注意的问题.档案电子化管理的实现就可能会连接到公司的网络,这就使得档案库不再是一个独立的系统.对于有些不法分子而言,这就是档案资料的切入点,这就影响到公司正常运营,给企业造成无法估量的损失.技术的成熟带来的便利让人运用电子化管理档案更加得心应手,但是也会有更多的盗窃手法对电子档案构成威胁.安全问题无小事,知识、技术的流失对于企业而言是无法估量的损失.
（三）档案电子化管理的写实性.随着档案电子化管理的推行,各种不规范甚至违法的行为也随之出现.纸质档案的录入具有保存原件的真实性,其有任何改动都易察觉,原件的保存可以很好地解决知识产权的归属问题,这也就是纸质档案所具有的真实性.但电子信息化的档案在录入调出时存在复制的现象,这就使得原件容易遭到泄露,加之计算机系统易受到外来因素的干扰可能导致资料的流失,就如病毒的侵入、计算机自身系统的崩溃等等.
（四）硬件设施的不完善.企业档案电子化的管理要求硬件设施的完整,系统的运行建立在硬件设施的基础上.档案的存入保留是永久性问题,新档案的录入也要和旧档案不冲突,档案的不失真等问题都是在建立电子档案库时需要注意的问题,这同样也是对硬件的要求.存储库的硬件设施关系重大,同时其他的硬件设施也同样很重要,录入过程的连续性需要电力的连续性供应等,这些都要求硬件设施的完善.
二、企业档案电子化管理问题的解决措施
加强宣传力度并加速技术变革.企业档案电子化管理的落实不够彻底,关键就在于重视度不够以及认识度不够.这可能是电子化档案管理的宣传措施不到位,也可能是电子化档案的作用不够明显.好的产品需要得到大力推广,宣传到位,产品才能有人注意.宣传的技巧在此不做赘述,加强宣传力度是解决电子化档案管理未能贯彻落实的一个途径.同时,技术的革新能更好地保证电子化档案管理系统的运行,这也是解决硬件设施不完善带来的各种问题的解决方法.技术革新,硬件完善,保证了电子化档案管理系统的稳定,也可以达到改变对电子化档案管理的偏见等问题.
三、完善管理制度并提高管理人员的专业素养
关于电子化档案管理的规章制度需要更加明确,相关的法律法规需要更加完善,法律的约束可以减少档案等案件的发生.企业自身也应该出台相应的规章制度,来约束相关人员的规范操作.没有规矩,不成方圆,规矩完善了,操作才能规范.同时,企业也应该重视管理人员专业素养,加强对管理人员专业知识的培养.很多企业在档案管理方面都存在员工老龄化的现象,很多中老年对于新型技术接受能力相对较弱,这就给电子化档案管理的运行带来了不便.这时候,提高管理人员的专业素养就显得比较重要了.
四、及时投入档案并定时检查更新档案库
档案记录公司很多信息,有些会议会以视频等形式记录,为防止资料的完整性遭到损失,就需要及时对档案进行录入,电子化档案管理的优越性也就体现在能随时调出与录入各种音频、视频资料,并且每次都对原件没有影响.所以视频、音频资料都需要及时录入.而档案库的定时检查更新是为了保证档案的完整性,同时也利于档案的优化.
五、结束语
档案电子化管理是信息化发展在档案管理的应用,同样也是未来必然的发展趋势.档案电子化管理在发展的同时也显露出诸多问题,总而言之,档案电子化管理的全面应用任重而道远.
企业档案论文参考资料：
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