原创《信息化条件下会计档案的电子化管理探究》
该文是会计档案类学年毕业论文范文和会计档案和信息化条件和电子化类硕士学位论文范文。
文/湖南农业大学档案馆 温琬稀
【摘 要】随着信息化时代的到来,在高校发展期间已经全面应用信息技术.当前,会计档案电子化管理已经成为发展趋势,然而在会计档案电子化管理当中还存在较多的问题,在较大程度上影响了电子化管理的发展,因此需要全面提升会计档案电子化管理,全面发挥现代化管理的各项优势,加强档案管理利用率,推动我国高校的发展.
【关键词】信息化技术；会计档案；电子化管理
随着信息技术的不断发展,会计档案电子化已经成为现代各大高校的发展趋势.该种管理方式属于双向管理方式,不仅包括纸质档案管理,还包含了电子档案管理,为了实现以上管理目标,相应提升了对会计档案的管理要求.然而在电子档案管理当中出现了较多的问题,例如数据销毁和丢失等,严重影响高校的发展.
一、高校电子会计档案管理特点和要求
当前,我国电子化会计档案管理主要是通过磁带、光盘以及磁盘等设备进行储存,还有某些高校应用云技术对档案进行存储.通常情况下,相比于硬盘储存方式,云端储存具有较高的要求.在较大程度上会受到网络的影响,然而使用云储存具有更多的空间,便于操作.因此在当前,电子会计档案的主要特点表现在以下方面：
（一）电子会计档案的载体环境.传统式的会计档案管理对存储具有较大的要求,并且在实际分类当中也存在较大的复杂性,这样就提升了管理难度.电子档案不需要占用较大的空间,能够方便进行调阅和查询.然而由于电子档案都是存储在硬盘上,若硬盘在实际运行期间产生较高温度以及湿度,将会损坏硬盘,在此条件下如果没有对会计档案进行备份处理,将会导致信息丢失等情况.
（二）电子档案的脆弱性.电子档案信息主要是借助于介质才能够进行存储,具有较强的信息集中性.相比于传统的档案信息,如果存在恶意篡改信息内容情况,电子档案将无法保留修改痕迹,这样就给会计信息电子化管理带来安全隐患.其次,由于使用磁盘存储将具备规定的使用期限,若在应用期间磁盘出现损坏情况,将会对某些数据产生较大的影响,与此同时,在更新设备时也会丢失数据.
（三）内容丰富,具有较强的拓展性.传统会计档案在拓展性方面具有较大的限制因素,主要包括财务报表、原始单据以及记账凭证等.但是电子档案既具有传统档案的功能,还能够在此基础之上进行创新和改进,能够按照高校实际业务对以上功能进行拓展和更改.
（四）共享性和效率性.电子会计档案在实施管理、整合、计算、分类时都需要借助于计算机完成,这样能够在较大程度上提升高校会计管理的工作效率.其次,电子会计档案能够借助于网络技术进行传输,不受时间和空间的限制,能够在较短时间内通过网络实现信息共享,全面展现出电子会计档案的优势特点.
二、提升会计档案电子化管理质量的各项措施
（一）建立和完善档案管理制度.为了提升高校会计档案电子化的管理质量,需要建立和完善档案管理制度,这样能够制定一系列的管理标准.由于会计档案当中包含较多重要信息,所以在实际管理期间需要加强重视程度,防止出现较多的问题.针对电子化的管理方式来说,首先需要对会计档案管理流程进行相应的规范,在录入信息数据之后需要对实际录入情况进行检查,需要注重对数据信息的备份处理,之后将电子档案存储在相应的位置.其次,管理人员需要对软件和硬件定期更新,这样能够确保档案的安全性和稳定性.
（二）设立档案管理网页.高校应当建立专门的档案管理网页,这样有利于组织档案资料,使得需求者可以通过档案信息网页服务检索相应的档案资料,以这种管理方式不仅实现数字化档案管理,也提升了档案查询的有效率,建立专业的档案管理网站,这样对档案进行编辑修改工作在操作性上就很便利,在建立档案管理时可以设置信息搜索入口,这样可以有效节约档案搜索的时间.同时档案管理人员要时常对网站信息系统进行检测,避免出现相关链接失效情况的发生.档案管理网站还有一个最大的功能就是可以随时进行档案的移动和传送,这就便于高校人事调动档案的转接工作,提高工作效率.网站所包含的档案管理系统可以增添云计算技术,这样可以有效解决快速增长的数据量的计算工作,较大程度上节约了档案管理系统的使用成本.另外,高校还可建立OA系统,也能在一定程度上促进档案管理进入信息化的管理模式.
（三）加强防护措施.针对会计档案电子化管理,其主要是借助网络技术和计算机技术实行管理.现阶段,档案管理主要分为电子管理模式和纸质管理模式.传统纸质管理模式具有较高的安全性,然而电子化管理存在较多安全隐患,尤其体现在云存储方面.所以需要全面对电子档案进行备份处理,其次需要提升对档案的防护工作,防止出现较多的安全隐患,使档案信息外泄.在此期间,管理人员需要对档案进行防火和防潮处理,这样能够防止对储存介质产生损坏.此外,需要在系统当中安装较多的安全防护软件,例如金山毒霸以及360安全管理等软件,全面保障系统的安全稳定性.
三、结束语
综上所述,随着信息化时代的到来,我国高校会计档案已经逐渐发展为电子化管理方式.为了更好地提升高校档案管理水平,学校层面必须意识到档案管理工作的重要性,这不仅有利于学校的长久稳定发展,也能使学校进入智能化的管理高度.与此同时,学校必须采用先进的科技,科学的管理方法,建立档案管理体制,全面发挥出电子档案的优势特点,这样才能从根本上促进学校电子会计档案的管理质量.
会计档案论文参考资料：
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