原创《办公自动化环境下医院档案管理》
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【摘 要】随着医疗水平的逐渐提升,医院办公环境逐渐实现自动化,尤其是在档案管理上,实现办公管理自动化有效提升了办公管理的整体质量.本文从办公自动化概念以及优势谈起,接着讲述了医院办公管理自动化存在的具体问题,最后提出了相应的改进建议,以期对提升医院办公管理有所帮助.
【关键词】办公自动化；医院档案；管理
医院档案作为记录医院发展历程以及先进医疗成果的重要数据参考,对于医院的长期稳定发展具有重要意义.因此,要做好相应的档案管理工作,以此来促进医院的进一步发展.伴随着医疗体系的逐渐改革以及先进科技的发展,医院档案管理向数字化方向发展,这也说明档案管理正朝着电子化、自动化的方向发展.所以说,在办公自动化环境下,不断完善医院的档案管理工作就显得十分重要.
一、办公自动化的含义和优势
（一）含义.办公自动化指的是通过计算机等先进技术对办公室工作进行信息化处理的过程,进而促进信息快速流动,并以此来加强信息的真实性和可靠性.因此可以说,办公自动化是利用计算机技术和网络媒体等技术来实现多方交流的一种管理方式.
（二）优势.实行办公自动化,有助于更好地进行医院档案管理,其优势主要有：第一,迅速准确.实现办公自动化可以督促各部门对档案信息进行迅速的录入,进而让档案管理更具时效性和准确性.第二,实现资源共享.办公自动化可以借助网络来实现信息资源的共享,进而加强各部门之间的交流,以此来提升医院的工作效率.第三,办公自动化让档案信息存储变得更加方便灵活.随着当前技术的发展,档案管理也由原来的纸书版过渡到电子版,电子版可以有多种记录模式,像视频、语音、图像等,多种存储方式的结合,使得档案管理效果更好.
二、办公自动化环境下医院档案管理工作面临的问题
（一）档案管理人员水平较低.随着档案管理方式的多样化以及办公设备的越来越先进,从另一方面来讲对档案管理人员的要求也在逐渐提高.传统的档案管理对于工作人员不需要太多的知识储备,但是随着自动化的开展,要求员工必须能将传统的知识与计算机技术进行有效结合,且要提升自己的档案管理能力,如此才能更好地胜任自动化环境下的档案管理工作.
（二）办公自动化系统不完善.当前阶段,办公自动化水平普遍较低,再加上相应的软件投入较少以及管理任务重的问题,严重限制整体水平的提高.由于办公自动化系统存在的软件质量达不到较高要求,致使其很难与企业内部系统进行有效的融合,这样就会在实际的操作运转中引发一些常见问题.此外,自动化管理系统中缺少将电子文件运转与电子档案管理进行融合的档案管理系统.
（三）缺乏相应的管理标准.医院档案实行自动化管理在给医院带来方便的同时,也产生了很多的问题.产生这类问题的主要是由于在实际的档案管理中缺少档案管理规范和相应的制度标准.比如,随着对办公自动化的逐渐应用,一些负责档案管理的员工在对档案信息进行电子存档后,有时会忘记对其进行相应的纸质保存.再者,在对材料进行打印时,传真机在对材料进行传输和接受时,容易忽略底稿,最终拿复印件当作底稿的情形时有发生.所以说,实行办公自动化后,在对医院档案进行管理上缺少相应的制度标准,对于提升档案管理的质量很不利.
三、提升医院档案管理工作的合理化建议
（一）提升管理人员的整体素质.随着医疗卫生事业的逐渐改革,在医院引进了大批的新技术、新设备,也使医院的整体管理朝着科学化的方向逐渐发展,这就对档案负责档案管理人员的整体素质有了很高的要求.所以说,医院应加大对档案管理人员的培训力度,并创造更多的机会让其进行自我提升,进而完善自身的整体素质.在对管理人员进行理论知识和技能培训的同时,还要建立相应的考核制度,以此来督促档案管理人员,让其积极投身到学习培训当中,最后促进档案管理工作更好地发展.
（二）建立相应的档案管理子系统.医院应该加大对办公自动化系统的研究投入,并在相应的办公自动化系统上建立相应的子系统,以此来实现电子文件与电子档案管理的对接,方便电子档案的归档,进而对办公自动化系统进行全面的完善.档案管理系统是基于办公自动化系统基本组件而构成的,并且和其中的电子文件运转系统共同合作运行,如此不仅减少了相应的成本投入,也使得系统更加适用.
（三）制定合理的管理规范标准.为了更好地提升医院的档案管理,必须要对其进行统一的规范管理.具体而言,可以从这几点入手：一,要对文书管理和电子档案管理的标准进行统一,这样才能让二者更好地融合协调,从而方便医院管理工作的进行.二,制定规范化的档案管理流程.在办公自动化的条件下,必须要对档案管理制定统一的标准,以此来规范工作人员的行为.三,对具体的技术操作进行统一.电子档案管理和纸质档案管理存在明显的不同,因此要对其进行技术操作标准的统一.
四、结语
综上所述,在办公自动化条件下对档案进行管理,不仅能够对档案管理进行规范化处理,还能有效提升档案管理的效率.所以,医院应该全面认识档案管理工作的意义,然后对其管理中存在的具体问题进行详细分析,并找到合理的解决措施,进而不断提升医院的实际管理能力.
办公自动化论文参考资料：
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