原创《电力企业档案管理如何和时俱进》
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文/山西西山热电有限责任公司 杨海娥
【摘 要】随着我国经济的不断发展,城市基础设施建设不断完善,电网建设的覆盖面积越来越大,电力是国家发展的推动力和基础能源.因此,电力企业在我国可持续发展战略中发挥着非常重要的作用.本文对电力企业档案管理如何与时俱进进行分析,以期为我国电力企业的发展提供帮助.
【关键词】电力企业；档案管理；与时俱进
电力企业档案管理工作不仅仅是对电力企业历史发展情况进行保存,而且需要通过档案管理中的管理策略和重要内容对电力企业技术和营销手段进行提升,使电力企业可以实现可持续发展.本文对电力企业档案管理现状、重要性进行简要论述,并提出电力企业档案管理与时俱进的相关策略.
一、电力企业档案管理工作存在的问题
现阶段大部分电力企业对档案管理工作还是存在一定问题,导致电力企业的发展受到一定阻碍.电力企业在档案管理工作中主要存在以下问题：第一,随着我国科学技术不断发展,电力企业档案管理工作也形成信息化管理,但是有些电力企业并没有意识到信息化档案管理的重要性.同时电力企业在对档案进行整理过程中,没有为档案管理工作提供充足的资金,导致电力企业档案管理工作不能得到提升.没有充足的档案管理资金,导致电力企业对档案管理工作设施不健全,最终没有发挥档案管理工作重要的作用,使电力企业正常所需档案查阅效率降低,也会提高档案丢失的概率.第二,电力企业档案管理人员的素质良莠不齐,有些档案管理人员甚至不具备专业的档案管理工作经验,没有一定的工作积极性,导致工作散漫、责任心较低,而这也会对档案管理管理工作带来一定的问题,导致电力企业档案管理工作不能及时地整编.因为电力企业信息化档案管理需要工作人员具备较强的计算机操作能力,所以电力企业应该积极培养档案管理人员计算机操作能力,但是实际情况却是电力企业档案管理工作人员还是使用传统的管理方式,并不具备计算机操作能力.
二、电力企业档案管理的重要性
档案管理工作是从2006年推广并实施规范化管理,利用科学技术的发展,对档案管理实现数字化管理,使得实物档案和电子信息档案相互统一,从而有效提高电力企业的档案管理工作的绩效.现阶段电力企业中荣誉、声像、财务、科技、文书等几种档案已实现全面规范化管理,同时我国经济不断发展,人们生活所用电需求较多,使电网建设覆盖面积越来越大,促使电力企业档案管理工作量逐渐增多,电力企业档案库覆盖面积越来越大.因此,做好电力企业档案管理工作可以保证电力企业重要信息的安全,有效防止电力企业出现较大的损失,同时电力企业档案也是对企业员工成长和自身发展经历进行记录,电力企业可以通过档案中重要的信息对营销手段和管理技能进行提升,从而使电力企业可以稳定、快速地发展.客观而言,电力企业做好档案管理工作可以为企业建立一个信息数据库,将企业所有员工和企业历史在数据库中全面呈现,同时这也是电力企业最重要的数据库.另外,只有电力企业做好档案管理工作,才能在源头上提高电力企业的工作效率,使企业文化可以得到更好地传播,保证电力企业信息的安全性.电力企业的档案,就像古代历史,企业可以通过回望历史,对企业发展和经营方式进行不断分析、反思,从而使其可以推动电力企业不断发展,使电力企业人员可以找到归属感.
三、电力企业档案管理与时俱进的措施
随着我国社会的不断发展,对电力企业档案管理有了更高的要求,因此,电力企业应该紧跟时展,使电力企业档案管理工作可以与时俱进,主要措施有以下几点：首先,电力企业应该从档案管理工作人员的思想上着手.提高电力企业管理工作人员对档案的认识,提高电力企业高层管理人员对电力企业档案管理工作的重视程度,从而可以为电力企业档案管理工作提供充足的资金和精力.电力企业一方面要对档案管理工作人员落实标准化管理政策、统一管理、将责任落实到个人,从而创建电力企业档案管理工作的岗位责任制度.电力企业将档案管理工作具体任务目标细化到各个部分中的职责工作范畴内,并将细化的责任要求进行定期的验收、考核,将实际考核及验收的结果评定成各个部分责任绩效考核的重要目标,从而降低电力企业档案管理人员在日常工作中出现差错的情况,最终使电力档案管理工作责任制推广并全面落实,将责任落实到部门中的每个人,使档案管理工作可以实现各个部门工作协作的状态.另一方面,电力企业应该向上级管理层领导提出档案管理硬件设施投入的申请,对电力企业档案管理工作进行升级,从而保证硬件设施充足,使电力管理工作可以规范到位.由此可见,电力企业管理人员应该为档案管理工作提供充足的资金支持,从而将档案管理工作所需防磁柜、恒温、防火、打印机、电脑、密集架等设备进行统一购置.其次,电力企业对档案实行规范化管理.第一,电力企业中档案管理人员应该将档案管理工作转变成主动性、开拓性、参谋性等工作方式,使电力企业档案管理工作人员具备较高的专业性.还可以借鉴其他电力企业单位档案工作人员的经验,并定期对档案工作人员的技能进行培训.第二,电力企业应该对档案管理制度进行完善.电力企业为了保证档案原始数据,应该对档案和文件进行全面收集,从而对档案进行归档和分类,提升电力企业档案和文件的保密性.电力企业在档案管理各个部门之间移交的档案、文件进行核对清点并填写相关表格,使文件移交的手续做到严格管理.对于移交的资料和文件进行分类编号,如果出现档案复制和借阅,应该填写相关表格,并经过相关领导批准才可以对其他人员进行借阅及复制,借阅时应该保证档案及文件的完整性,避免档案及文件出现破损的情况.电力企业对档案管理进行规范,提高档案管理人员安全防范意识,使档案管理人员可以做好相关保管工作,真正落实电力企业档案库房管理制度,保证档案库房的安全性、坚固性,对档案库房的门窗进行严格的检查,并做好防尘、防潮、防盗的措施,并定期对档案保管情况和档案数量进行统计,做好记录,对档案库资料进行消毒、除尘,对库房卫生进行定期清理,对档案库房的安全进行检查,根据档案设备具体的操作规范进行操作,实际对所需设备进行保养和维修,保证设备的完整性.对电力企业进行科学的档案归档,并对企业档案材料进行整理编写,从而实现电力企业档案应有的价值.
四、总结
综上所述,传统电力企业档案管理方式已经不能符合现代社会档案管理的需求,因此,电力企业档案管理工作人员应该紧跟时展,并结合电力企业实际情况和需求,不断对其进行探索,最终找到最佳电力企业档案管理的思路和方式,使电力企业档案管理可以与时俱进.
档案管理论文参考资料：
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