原创《任务督办管理体系实践》
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【摘 要】任务督办系统是中广核集团落实管理行动的重要工具,中广核核电运营有限公司（以下简称运营公司）在任务督办管理过程中坚持不断创新.本文详细介绍了运营公司与业务特点相匹配的任务督办管理体系及其全覆盖的管理范围、完整的管理流程和标准的考核办法,这些措施帮助运营公司在任务督办管理的使用率和完成率方面持续保持较高水平.
【关键词】任务督办；管理体系；管理流程；实践推广
任务督办系统是中广核集团落实管理行动的重要工具.多年来,中广核核电运营有限公司（以下简称运营公司）充分利用任务督办平台传递公司管理意志和管理导向,对公司各层级、各组织、各单位落实管理行动、跟踪工作进展、形成工作成果发挥着重要价值,也是运营公司践行“一次把事情做好”核心价值观的强有力抓手.运营公司在任务督办管理过程中坚持不断创新,以“全面统筹、分级授权、分层管理、分类跟踪”为总工作思路,搭建了一套与业务特点相匹配的管理体系、建立起全覆盖的管理范围、形成了完整的管理流程和标准的考核办法,这些措施帮助运营公司在任务督办管理的使用率和完成率方面持续保持较高水平.
一、任务督办管理体系
运营公司结合自身业务特点,形成了横、纵两个方向的任务督办管理架构,如“图1”所示.横向是由公司各类重要会议、各委员会和专项组织在工作中向各中心、部门和分公司下达的任务安排,纵向由公司总经理部直接向各中心、部门和分公司下达任务.各中心、部门和分公司在承接来自横向、纵向的任务后,再根据工作分工自行任务分解,逐级向下分派.
管理架构的各个环节发挥各自作用,保证管理责任界定清晰.横向由各组织秘书单位负责录入、跟进,纵向由任务督办归口管理部门负责跟进,在任务验收阶段,公司总经理负责把控公司级纵向任务督办的完成质量,其他总经理部成员负责把控横向组织任务督办的完成质量.各部门一把手负责把控本部门各项任务督办的完成质量和效率.公司任务督办的归口管理部门统筹归口管理职能,全面掌握公司所有任务督办完成情况,重点跟踪监控公司级和横向组织级任务督办的完成质量和效率,并在公司月会公布.各层级协调员根据分级授权范围,负责跟踪、汇总和反馈各组织的任务督办进展并与归口管理部门接口.
二、任务督办管理范围
运营公司充分运用任务督办管理平台,实现了对运营公司总经理部、各横向组织、各部门等主要管理行动的全覆盖,实现了对安全生产业务和职能管理业务的全涉及.成为公司各组织、各层级传达管理导向、落实管理行动的重要手段和有力工具.主要分为3个层级.1.公司级行动管理.公司级行动管理通过公司总经理部每月的月度管理会议和每周的办公周会来下达任务行动,主要是解决当前重点的、突出的,对公司业务开展和公司发展产生影响的问题.这些行动是任务督办中最核心的行动之一,由归口管理部门重点跟踪,在每月月度管理会议前由各任务承接部门反馈行动进展,由归口管理部门在会议上进行逐一汇报.2.各委员会及横向组织行动管理.这一层级涵盖了公司各条业务线,是公司各工作领域推动业务进展的重要抓手,是促进公司良好经营的重要支撑.一方面包括了公司战略研讨会、管理务虚会及计划预算考核（PBA）研讨会等重要会议,根据公司经营发展重大政策战略下达任务行动,由会议组织部门通过任务督办系统进行跟踪反馈；另一方面包括了公司投资评审与成本控制委员会、教育培训委员会、安全质量委员会、安全生产委员会等公司级主要业务领域的委员会以及公司质保监查小组、程序质量小组等重要小组在各自分管领域下达的工作任务,由各横向组织秘书单位进行跟踪和反馈信息收集汇总,在组织内例行会议上作行动进展汇报.以上两方面的行动均由归口管理部门每月在公司月度管理会议上汇报进展情况.3.公司各部门、中心、分公司内部行动管理.公司各部门、中心、分公司在进行业务开展及上级任务承接时产生的内部任务,由部门专职负责人录入任务督办系统进行跟踪管理,是提升部门内部管理效率的良好手段.
三、任务督办管理流程
运营公司建立健全任务督办管理流程,不仅实现对过程的管理,更要实现对完成的质量管控.通过前端管理、过程管理、考核管理3个阶段确保各流程任务督办录入质量和完成质量保持高水平.建立分类跟踪的管理方法,公司层面全面统筹但有所侧重,优先确保公司级任务的完成率和完成质量,同时监控其他任务的按时完成率.
（一）前端管理.通过管控任务督办来源分类申请,严格审批流程,确保新增来源分类符合公司管理意志和管理导向,同时严控审批流程,确保各环节人员资质符合要求,从源头上为任务督办的全过程管控和高质量完成打下基础.
（二）过程管理.分为如下几种管理方式：
1.公司级行动管理.在公司总经理部月会和办公周会上产生的任务行动,由公司任务督办协调员通过邮件发送承办部门或组织进行沟通确认.各承办部门负责人每月通过邮件定期反馈进展情况,任务督办归口管理部门经理在每月的总经理部月会上通报各项行动详细进展信息.总经理在月会上回应各项行动完成质量以及申请关闭项意见.公司任务督办协调员根据月会要求继续跟进或关闭行动,且负责全过程跟踪、监控和通报.公司级行动管理流程如“图2”所示.
2.各横向组织行动管理.公司级重要会议、各类委员会及横向组织产生的督办行动,由横向组织任务督办协调员录入任务督办系统,定期提醒行动负责人录入任务督办进展.任务完成后,由行动负责人申请关闭行动,总经理部分管领导根据任务完成情况批准或退回申请.由归口管理部门经理在每月总经理部月会上汇报当月到期行动完成情况,并对下月即将到期的行动进行提醒.通过实行任务完成期限的全面管理跟踪,监控任务质量完成情况,以达到管理要求.各横向组织行动管理流程如“图3”所示.
3.各部门行动管理.各部门内部产生的任务行动,由部门任务督办协调员录入任务督办系统进行跟踪,定期提醒各行动负责人录入任务进展.任务完成后,由行动负责人申请关闭行动,部门领导根据任务完成情况批准或退回申请,并在部门内部通报行动完成情况.各部门任务督办协调员以部门为单位统计行动按期完成率上报归口管理部门汇总.通过统计各部门任务督办的完成情况,掌握公司整体任务督办执行状况.各部门行动管理流程如“图4”所示.
（三）考核管理.任务督办管理考核要求集团级任务督办按期完成率100%,公司级任务一次达标率90%以上（申请延期视为未按期完成,即未达标）.针对公司级行动,在公司各部门监控指标中建立了严格、量化的考核指标,未达标将扣减部门年度绩效考核结果.各部门级行动每年统计总体完成率,掌握公司任务督办整体开展情况,要求任务完成率较低的部门制定改进提升措施.
三、任务督办管理实践
近3年运营公司每年通过任务督办跟踪的行动均超2000项,每年纳入各部门年度绩效考核的重要行动超过150项.运营公司任务督办涵盖了公司各方面业务,且近3年集团下达任务按时完成率100%,公司重要任务的按时完成率超过95%.通过任务督办管理,实现了行动有布置、有落实,所有行动闭环管理,重要行动通过每月跟踪及时了解存在的问题,实现提前有效干预,避免久拖不决,各级行动、各个环节责任明确,确保每个行动、每个环节有人负责.此外,根据督办行动推进情况,可以洞察出各部门的工作效能情况和存在的问题,便于及时纠正提升.2017年运营公司就督办管理的良好实践与集团各兄弟单位进行了分享和推广,并与相关单位进行了深入探讨和交流,为各单位做好督办管理工作提供了经验借鉴.后续运营公司将继续挖掘任务督办系统的潜在价值,持续提升任务督办管理水平,为公司管理提升提供更有力的支撑.
【参考文献】
[1]彭东叶.运营公司任务督办管理实践汇报[Z].2017.
[2]王琳,朱文浩.结构性思维[M].北京:中信出版社,2016.
管理论文参考资料：
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