原创《高校财务报销工作面缶的矛盾与》
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摘 要：近年来,高校事业快速发展,经费总量持续攀升,使得财务报销业务量激增,繁重的报销工作占据了财务人员的大量精力.由于存在财务报销专业性与服务对象非专业性、服务跨校区与财务一体化、财务人员队伍结构与业务规模快速增长及财务服务与财务监督职能之间的矛盾,降低了财务报销服务的整体水平.笔者结合工作实践,指出高校应采取不断建章立制、加大财务宣传、加强人员管理、延伸服务触角等对策,化解矛盾不断提升财务报销服务.
关键词：高校；财务报销；矛盾；对策
近年来,高校事业快速发展,经费总量也在大幅度增加,导致报销工作量大增,很多高校实行的网上预约报账系统也无法缓解工作量的压力,报销业务的种种矛盾凸显,难以把握财务监督和服务职能之间的平衡,在一定程度上增加了高校的财务风险.财务报销工作业务种类繁杂,涉及面广,政策性强,它是高校财务管理中的基础工作,决定了高校的会计信息质量,也体现了高校的财务管理水平.因此,如何化解矛盾提升高校财务报销服务是个重要的议题.
一、高校财务报销工作面临的主要矛盾
(一)财务报销专业性与服务对象非专业性之间的矛盾
财务报销工作是一项专业性、政策性很强的工作,有一整套专业化、规范化的业务规范和制度要求,财务人员熟知各类财务制度和经费管理办法.报销经办人员一般是广大教师及学生,他们作为非财务专业人员,自身的教学、科研及学习任务很繁重,基本上很难主动学习各类财务报销知识,对财务制度了解不透彻.因此,网报单由于资料不齐全、票据不合格被退回的现象时有发生.同时,因国家、省市不断颁布实施新的政策法规,财务部门也会及时修订相关制度规定.但因信息不对称,报销人员不理解财务规章制度的变化,容易对财务人员及财务部门产生误解,也影响了报销效率和服务质量.
(二)服务跨校区与财务一体化之间的矛盾
现今,高校多校区发展的趋势增强,由于校区分散及财政资金与账户管理的要求,报销人员不得不往来奔波,容易导致财务报销效率低下.同时,由于跨校区的地域局限性,虽然财务部门在各个校区组织了财务政策制度的宣讲,财务人员个人对制度规定的理解难免存在差异,使得报销业务在不同校区或不同窗口的处理结果不一样,致使报销人员对报销标准的掌握存在一定出入,难以适从.
(三)财务人员队伍结构与业务规模快速增长之间的矛盾
随着高校进一步发展,高校经费来源多样,经费总量持续攀升,报销业务量也逐年增加.一方面,财务人员队伍中,一部分为从事审核工作多年的资深员工,这部分员工业务熟练,但对新政策制度的理解有所欠缺；另一部分为新进的年轻员工,这部分员工具备较高的学历,学习和理解能力强,但业务还不够熟练.另一方面,财务人员队伍严重缺编,导致财务人员疲于制单,甚至加班都不能在规定时间内完成工作任务,更谈不上自主学习新政策制度,报销规定全靠固有理解,导致财务人员业务水平不一,服务态度及服务质量也大大降低,使得报销审核错误率及投诉率不断增加.
(四)财务服务与财务监督职能之间的矛盾
高校财务工作具有服务与监督双重职能.在实际工作中,在开展财务服务的同时,必须进行有效的财务监督.广大教师既是财务服务的对象,其报销的经济业务也是财务监督的对象.同时,财务人员是财务支出内部控制管理的关键岗位,财务人员肩负监督与服务两项职能,并应以监督为首要职能.然而在现实中,财务人员往往只是履行好了服务职能,没有突出其监督职责,不符合现代高校财务管理加强内部控制的理念.有的报销人员认为财务人员审核单据时不能提出质疑,否则就是服务不到位,这也阻碍了财务人员有效执行监督职能.
二、化解矛盾提升财务报销服务的主要对策
(一)建立健全统一的财务报销制度和规范
为了规范财务报销服务,高校必须统一财务报销制度与业务流程.高校可根据时代和业务的发展,修订汇总现有的制度流程,建立完善新的财务报销制度体系,最终汇编整理成册,规范统一财务人员的核算标准,避免出现校区或窗口报销标准不一致的情况.还可化繁为简,根据财务报销制度编写财务报销指南与业务流程,并在校园网络平台上及时更新公布.以笔者所在学校为例,一方面,加强梳理外规,2016年,财务部门专门设立制度建设岗,在半年之内,完成国家、省市及学校各级相关规定及制度的汇编工作,包括202 项外部制度、101 项内部制度、185个业务流程和36个岗位职责,为规范的财务服务提供了可靠依据.另一方面,不断完善内规,近年来,财务部门加强制度建设,结合学校工作实际,优化审批流程,先后修订制定了18项财务管理制度,涵盖了会议费、差旅费、经费报销、预算管理、科研经费管理等重要领域,形成了比较完整的制度体系.
(二)加大财务报销政策宣传力度
财务部门要大力宣传财务政策和制度,扩大财务报销知识的普及程度和范围,降低财务人员与报销人员之间的沟通障碍,缓解财务报销专业性与服务对象非专业性之间的矛盾.
首先,财务部门需加强网络平台的建设,在网站和公众号上公布相关国家财经政策、财务报销制度及流程等,方便报销人员自主了解财务知识；其次,开通网站交流园地、群、微信群等咨询平台,及时将重大政策变化传达给报销人员,提高宣传效果；第三,搜集财务报销中的常见问题,按照业务类别编制经费报销问答集,采取一问一答的形式,形成“标准答案库”,方便报销人员按类别检索查阅,也方便报销人员复制或截取答案回答他人提问,使得人人都有机会为别人答疑解惑,提高咨询效率；第四,深入院系、项目组按人员层次开展座谈会、讲座,进行面对面的交流,让报销人员更好地掌握财务报销的流程与要求.第五,制作财务报销讲解视频,在学校人流量大的地方循环播放,以便广大师生充分了解财务报销的规范操作,提高财务报销效率.
(三)进一步加强财务人员队伍管理
在高校资金不断扩张及业务不断增长的情况下,财务部门要注意增加财务人员的编制,注重对新进员工的岗前培训,配置合格高效的财务人员队伍.财务人员不仅要全面、准确地掌握最新财经法规和报销制度的各项内涵,还要熟练掌握会计系统的使用方法并进行核算.因此高校应当经常开展学习培训,健全继续教育制度,鼓励员工参加职称考试,化被动学习为主动学习,不断更新专业知识,提升自身综合素质,从而不断提高工作效率.
以笔者所在学校为例,近年来,多条措施并举.一是定期举办财会学习论坛,请预算、资金、票据及科研经费等业务科室组织培训,进行政策学习及业务讨论.同时,报账大厅坚持每周四下午的内部学习制度,开展专项业务培训,如外汇业务报销、修缮工程款报销等,也可进行专题业务讨论,针对工作中急需解决的问题,来一场头脑风暴,发挥集体智慧,创新工作方式,切实解决在工作中遇到的问题；二是选派业务骨干先后赴上海、北京国家会计学院参加专题培训,回校后宣讲传达学习经验；三是财务部门组团赴其他高校的财务部门进行调研,学习和交流先进工作经验.
(四)平衡财务监督与服务职能
2013 年,《高等学校财务制度》正式施行,要求高校对财务运行的全过程实施监督.因此,财务部门是学校的财务管理部门,必须履行监督职能.财务人员是财务管理的第一线,在报销过程中,财务人员首先应明确监督意识,主动承担起监督责任,主要体现为应严格审核所处理经济事项的合理性及合法性,提高日常财务监督水平.同时,财务部门作为高校的职能部门,也应为师生提供优质服务.为了提供优质服务,高校应该配备业务素质强、服务意识好的财务人员,强化服务意识,转变服务理念,为广大师生提供贴心、热心、细心、诚心的财务服务.财务人员要平衡服务与监督这两项职能,将优质服务与有效监督有机结合起来.在报销过程中,根据会计法规制度的要求,坚持原则进行监督,坚决拒绝不合规的业务,在此基础上,创造服务的新方式方法,态度要友善,解释要耐心细致.既要服务好,又要监督好.
(五)延伸服务触角,提高工作效率
1.财务部门延伸服务触角,实行、专职财务专员派驻制,选拔一批业务骨干,按照资金规模,指定专人负责联系某个或几个院系.财务专员定期或定点前往院系上门开展财务咨询、网报收单、政策宣讲等工作,广大师生在非指定的工作时间,也可以通过电话或网络预约的方式与财务专员联系相关财务工作.财务专员无缝对接所联系的部门,提供专属、专业的财务服务,是财务部门与广大师生尤其是科研人员的沟通桥梁,起到了强化服务纵深,打造沟通桥梁,强化财务监督的三重作用.
2.配合推行财务协管员制度.从各二级学院、职能部门选拔专职的报账人员,一般人员比较固定,负责本部门的财务报销工作.由财务部门对其进行全面的培训,定期普及财务报销知识,使他们能够比较熟练的处理本部门的财务事务,填制网报单签批后交由报账大厅核算,提高报账效率.还可以拓宽宣传渠道,负责传达最新的财务规章制度给本部门的相关人员.
3.鼓励院系、项目组聘用科研秘书,将科研人员从繁琐的报账事务中解放出来,一心做科研,报销事务由科研秘书完成,为项目组和经费负责人提供全方位的财务支持,“让专业的人做专业的事”,术业有专攻,高效更快捷.
在实际工作中,高校财务部门应高度重视财务报销工作,建立完善的财务报销管理体系.首先,要建立健全财务报销制度,规范财务报销流程,这是做好财务报销工作的基础；其次,还要配置专业高效的财务人员队伍,这是提升财务报销工作效率的保障；最后,加大财务报销知识宣传力度,从而提高全校整体财务报销水平.延伸服务触角,提高工作效率,切实做好高校财务报销工作,为高效、和谐的高校财务管理夯实基础.
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