原创《实现档案科学化、规范化、现代化管理的路径分析》
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文/山东省菏泽市劳动力市场开发办公室 刘庆华
【摘 要】档案资料既是历史的积淀,也是社会发展的真实记录和不可或缺的信息资源,因此,档案资料的管理尤为重要.为了加强对档案的科学化、规范化、现代化管理,必须提高档案管理的服务意识,升级档案基础设施,提高现代化管理手段与水平,完善管理制度和创新管理机制.
【关键词】档案管理；科学化；规范化；现代化
总书记指出,“档案工作是一项非常重要的工作,经验得以总结,规律得以认识,历史得以延续,各项事业得以发展,都离不开档案,在全面建设小康社会进程中,档案工作显得越来越重要.”随着改革开放和社会主义市场经济建设的不断深化,档案资料提供了可靠的信息支持,档案管理的重要性也日益凸显出来.目前亟须提高档案管理的科学化水平,这就需要以科学的档案管理理论为指导,以先进的技术、科学的管理方法为手段,同时以科学的档案管理制度作为保障,推动档案管理工作实现高效率高质量的发展.笔者拟就新时期档案工作科学化、规范化、现代化管理略陈管见,以就教方家.
一、四管齐下,实现档案管理的科学化
（一）改变传统的管理思想.想要提高档案管理科学化水平,档案管理层就必须转变传统的管理思想,并且重视这方面的管理和制度建设,这点在档案管理中是非常重要的.只有改变了管理人员的管理思想,提高他们的主观能动性,才能从根本上提高档案管理科学化水平.
（二）在档案管理工作中应用现代化科学技术.档案管理现代化是提高档案管理科学化水平的重要方法,随着科学技术的发展和进步,在档案管理中可以应用现代化的技术,例如计算机技术、网络技术和数据库技术,利用这些技术可以对档案管理进行现代化改进,使档案由纸上传送到网络上,可以大大减少档案的存储空间、节省了维护费用、便于分类和查询.利用计算机网络对档案进行管理可以实现对档案管理的全程监控.
（三）采用科学的管理方式.我国传统的档案管理工作的重点是档案的存放.档案一般都是内部流通的资料,只有人事方面的有变动才可以对档案进行调动.对于这种档案管理方式是非常不科学的,但是其根本目的都是实现对档案信息的利用,因此,必须建立科学的档案管理方式.另外一点就是重视档案质量管理工作,让档案资源质量大大提高,只有这样才能使档案更好地服务于社会.
（四）加强档案创新活动,健全档案管理评价系统.随着科学技术的发展,运用高科技工具、全新的管理模式来提高档案管理的科学化水平是非常必要的.加大对档案开发与利用的程度,不断对档案进行不同程度的展示,将档案的宣传与利用提升到一个新的层次.与此同时,必须加强对档案管理工作的评价标准,建立完整、科学的档案管理体系.
二、完善管理制度,实现档案管理规范化
加强档案管理,制度是保障.明确的档案管理规章制度、档案工作职责和任务,以及归档范围和整理要求,可以使各部门对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依,档案管理更加规范有序.当前,纸质档案仍是收集、归档的主流.做好档案的归档和移交工作,仍然繁重,除配备具有较高专业素质人员任档案管理人员,还应建立档案室专职人员具体负责、各人员协助抓,形成一级抓一级,层层抓落实的档案管理工作网络.随着科学技术的发展,社会已进入到信息化时代.信息的检索和查找更加方便、快捷,信息技术的发展与广泛应用也给档案管理工作提出更高的要求,因此,档案管理工作也必须与时俱进,在实践中发现问题,解决问题,不断创新和完善档案管理工作.档案人员要善于主动收集资料,深入基层,指导和宣传档案工作,做到档案管理工作和各项业务工作同部署、同安排、同实施、同完成.更要善于找准和做好档案管理工作和业务工作结合点的“无缝对接”,将档案管理工作中的“软任务”变成“硬指标”,在相互的工作交流中达到互为推动、各取所需、相得益彰的效果.
三、完善档案基础设施,促进档案管理现代化
在充分利用档案室现有的硬件设备和技术力量的基础上,逐步加大资金的投入,做好各项基础设施的升级工作.在设立独立档案室、配置专用档案柜的基础上,根据需要及时安装档案管理系统软件,配备计算机等专用设备,对所有须归档的资料经过细致整理后,全部输入计算机进行管理,不但可以极大地提高档案资料的检索速度,更为提高档案的查全率、查准率奠定了基础.无酸档案盒的使用使归档资料降低了被腐蚀、变质的可能,利于档案的保存.随着时代的变迁、事业的发展,档案包含的范围和种类也越来越多,档案的形式多种多样,无论何种档案资料在我们的各项工作中,都有着举足轻重的作用.档案管理在硬件上有了保障,适应了现代化档案管理的需要.档案管理的现代化,带来了档案管理工作的新活力,保证了档案管理全面持续的新发展,促进了档案资料的深入开发和利用.
为了实现科学化、规范化、现代化管理,必须抓好以下两条措施：
（一）重视档案人才培养,提高档案管理水平.信息时代的到来和广泛应用,对档案管理人员提出了更高的要求.档案工作已不再只是单纯的收集、整理、保管,档案管理人员不但要具备较高的政治素质和理论基础,还要注重提高综合素质和业务技能.只有不断拓宽知识面、熟练运用计算机技术,才能适应新时期的档案管理工作.因此,档案管理部门要重视加大对专档案管理人员的教育培训力度,针对不同水平的档案管理人员,制定不同的学习培训形式,积极创造条件,通过请进来讲座研讨、走出去学习参观等多种培训形式,帮助专档案管理人员开阔眼界、提高专业素质和工作能力,使每一名档案管理人员都能成为一名复合型人才,以适应档案管理工作的多向性、系统性和逻辑性的思维方式,做到多方向、多角度、综合性地去探求问题,善于从左右联系、上下贯通和纵横对比中收集、整理、汇总、分析相关档案资料,确保档案资料的完整,提高档案资料的利用价值,促进档案管理工作的规范化、科学化发展.
（二）丰富档案室藏资料,奠定档案利用基础.档案资料在事业发展进程中发挥着重要的作用,丰富、完整、齐全的档案资料,不仅能为组织和个人维护正当权益、排忧解难,也充分体现了档案资料信息支持的重要性.档案管理工作的全面提升,使档案资料收集、整理更加完整、详实,直接提高了档案资料的质量和利用价值.随着现代信息技术在档案工作中的广泛利用,档案资料已由单一纸质转向纸质、声像、电子、实物等形式存在,档案室藏资料的内容更加庞杂,种类更加繁多,档案管理人员扎实的专业知识、熟练的业务技能和综合素质的全面提升,为丰富档案室藏资料,提高档案服务功能奠定了基础.档案管理人员通过主动出击、提前介入等形式有意识地拓宽归档渠道,方便归档途径,极大地丰富档案室藏资料.关口前移、快速有效、切实可行的灵活收集方式,使信息资料收集更加门类齐全、内容丰富、结构合理,归档的案卷更加整齐规范.丰富的室藏资料不但扩大了档案信息资源的开发利用,提高了服务功能,也使档案管理人员为档案利用者提供的信息资料支持更为充分、及时、准确.丰富齐全的档案资料在供给需要方研究、学习、参考时提供着更多方便和保障,避免不必要的浪费,使档案在管理和服务组织发展中发挥了应有的作用.
现代化管理论文参考资料：
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