原创《档案管理双轨制变单轨制的探究》
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【摘 要】在信息时代,从手工图板绘图到CAD二维平面设计,再到今天的Revit三维设计,每一次都是设计质量和速度的飞跃.如何利用现代化的高科技来提高档案的利用率,来提高档案管理者的技术水平,是推动档案管理“双轨制”向“单轨制”的必然转变.
【关键词】单轨制；档案管理；信息技术
进入21世纪,档案管理随着科学的发展和信息时代的到来发生着极大的变化,档案学术界一直在关注和讨论传统纸质档案的将来和电子档案的发展趋势.目前大部分档案管理处于纸质档案和电子档案共存的状态,这就是档案的“双轨制”.管理部门应对电子文件与电子档案的概念予以区分,明确电子文件归档责任,加强对前端控制结果的包容性,以维护电子档案真实性为核心职责,同时强化对电子档案的“维护性”管理,档案管理应从双套制管理转向电子档案单套制归档与单轨制管理.
一、档案管理“双轨制”转变的意义
档案管理的“双轨制”是指纸质档案和电子档案同时存在.在整个设计过程中形成的文档在归档时,同时把纸质档案和电子文件一并交给档案室.档案人员要对两套档案同时进行复核验收.首先纸质档案是最基础和最原始的.管理者要对纸质档案进行系统和专业的管理.其次是离开传统的纸质档案管理,研究出一种符合现代信息化的电子管理方法,有利于提高管理者的工作效率.最后,更为关键的一点则是随着信息时代的不断更新变化,纸质和电子两种方式共同存在性存在相对的重复和繁琐,最终将会演变为单一的单轨制管理.
二、纸质档案和电子档案的差异
纸质档案是以纸质为记录载体的档案.电子档案是通过计算机技术形成的,所谓数字文件在物理形态上都是电子文件,都是通过0.1形式存在,存储于特定的介质（例如光盘、磁带、磁盘）的档案.因此电子档案和纸质档案都有着自己不能替换的优点,同时也有很多差异.
第一,档案的体积.纸质档案体积大,要占很大的存储空间.电子档案容量超大,体积小,能够节约很大的空间,尤其是在寸土寸金的大城市不得不考虑的因素.
第二,档案的原始性和凭证作用.纸质文件的内容与载体是不能分离的,文字、图表、印章及签署等等都附在载体上,任何人都难于篡改,因此传统档案具有原始性和凭证的作用.而电子文件内容没有特定的载体,是可以复制、修改、粘贴、剪切的,在传输的过程中人为篡改不留痕迹,任何人都难于辨认其真假.在法律上纸质文件优于电子文件,就算是原始的电子文件其凭证作用在法律上未必会认定其真实性.
第三,档案内容的保密性和可操作性.由于“”的入侵破坏和网络本身存在的各种缺陷,常常会造成信息内容的不安全,所以在公共网络发布的档案信息是不重要和利用价值不高的.权威性强、保密性好的档案用纸质档案文本的方式提供服务或者只是在网络上提供目录服务.纸质档案利用起来不方便,可操作性较差.电子档案利用起来方便快捷,利用者直接可以在计算机上对电子文件进行统计分析利用,马上可以进行复制,打印传输,快速满足利用者的需求.
第四,档案信息资源共享.电子档案可以不限时间地点,只要有一台联网的电脑就可以利用开放的档案.同时还可以多人同时访问同一个电子档案,实现资源共享.这些都是纸质档案做不到的.
所以电子档案和纸质档案都有各自的优缺点,相互不能取代,只能发挥各自的优点,取长补短,有机结合,这样就产生了档案管理的“双轨制”模式.
三、“双轨制”变“单轨制”的可行性及问题
我单位从2010年就开始档案信息化工作,对利用率较低的历史档案全文扫描电子化,将原有的实体档案降级保管.2000年前的工程设计档案全部扫描及并上传档案信息库,设计人员实现了用档不出门,档案人员管档不用笔.全院的合同文件通过扫描实现电子化,管理系统权限设置,供全院经营管理人员利用.
随着业务的扩展,办公自动化的快速普及和无纸化设计的全面推开,我院与现代化技术接轨,实现CAD电子文档操作.随着电子文件的成倍增长,相应的纸质文件大量产生,在实际操作中也存在了众多问题：一份纸质档案同时对应多个版本的电子文件,有些纸质档案又没有对应的电子文件,又或出现电子软件不兼容或其他软件原因造成图纸与电子版不符的情况,往往在实际工作中因为诸多客观因素造成了图纸与电子版不符,这就是“双轨制”的矛盾与冲突.
在“双轨制”的情况下：我单位每年新出图归档为11万张左右,调晒图纸为20万张左右,扫描图纸7万张,作废图纸1万张左右,修改图纸2000张左右.这些工作是庞大的.特别是作废图纸要仔细认真,每一张图纸都要经过3人3次复核检查确保准确再进行替换最后盖章作废.扫描工作也相当繁重,由于条型码打印不清楚或油墨厚薄不一,只能改用手工输入.由于图纸图号的唯一性,有些项目拖延时间较长,设计人员往往忘记以前出过图纸,导致图号重复或者打印错误,使得有问题的图纸没能正常入库归档,为正常档案管理带来很大的困难.
为了解决“双轨制”的预算与冲突以及以上工作的麻烦,也为了遵照“2016年4月1日起,全市房室建筑和市政基础设施工程设计图纸应当全部利用数字化和白图交付”的要求.我们经过一年多的研究考查,结合总院的档案信息化建设要求,在CMS项目管理的基础上,建立了一套基于CAD运用的文件级协同设计平台.在完善图档电子数据库的同时,形成工程档案协同管理平台,最终全面实现图纸数字化管理交付模式,以替代传统管理和利用方式,即“单轨制”.
四、档案管理“单轨制”执行深度
单轨制系统流程介绍：设计人员在CAD协同平台个人工作区域进行设计或可直接上传图纸,设计完成,选择dwg文件发起签名确认流程,勾选出图用图,会签,注册章加盖后由专业负责人审核,通过后发给本专业所有参与者确认.所有角色通过后由经营部审批,通过后,系统接受电子文件及签章相关信息,自动拆分为一个dwg文件一张图,并批量加盖电子签名和印章,自动转化为PDF格式,该PDF图纸保存至个人工作目录区,由设计预览图纸打印样式无误后,选择图纸发起直接归档或出版归档流程.经档案室验收电子图纸后,由项目负责人审批是否允许出版,通过后由后勤部文印室选择文印公司进行出版,成品制作完成,予以交付,签收完毕,流程办结.
CAD协同设计平台从2016年5月9日试运行到11月9日,总共出图为55345张.CAD平台的主要优势：
1.没有实体的图纸,不需要库房了,不存在保管图纸的各种要求了.同时也延长了图纸寿命,最大化地通过电子版保存图纸,供后期工作人员追溯查阅.
2.标准化：每一张图纸都有固定的格式,统一的版面、图框和字体.图纸的唯一性也实现了,所有的图号都是系统生成,不存在重复和错误.同时也对电子化进行了优化,确保不会出现图号重复和版次的混乱.可以保证晒出来的图纸是最新版次.电子化的操作大大减少了人力物力,杜绝了因晒错图纸造成的资源浪费.
3.签名的真实性：系统化操作,所有人员的操作流程一体化,对于账号和实行一对一责任制,出现问题可追溯到本源.此外,电子化的操作能避免人为因素的变动,严格控制档案的真实性和完整性.
4.方便快捷,高效率：设计人员调用图纸进行操作,只需电子化一条龙程序.不再受地域、时间等约束.档案管理人员在清点图纸时,只需电子化操作,去除了繁琐的人为流程,以往二、三天的工作量被简化到几小时内完成,节约了人力资本与时间.
5.员工替换交接安全快速.由于行业的特殊性,导致从事该工作的人员流动性普遍频繁.在频繁的人员交替中,单轨制电子化的流程大大缩减了人员流动所带来的一系列问题.确保档案的真实、完整,后续交接人员工作的完整性以及全面性.
五、档案管理“单轨制”普及化
随着社会信息化进程的加快,数字化信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略性资源.信息技术的高速发展和应用使信息产业成为国民经济中最具活力的支柱性产业之一,大量数字化信息资源的产生促使档案信息化建设提上日程,不仅给档案工作带来了新的契机,而且伴随着信息技术的日新月异也给档案工作带来了新的研究课题,即档案信息化建设.为确保数字化档案的质量,档案数字化工作必须遵循“使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用,使可以公开的档案信息资源得到共享”,档案管理“单轨制”需遵守以下要求：
1.标准化：“所有数字化的档案信息必须按照规定的文件格式、技术模式和工作标准进行数字化,在没有特殊要求的前提下尽可能采取通用标准”,只有标准化的基础上开展档案信息数字化,才能确保数字档案信息的通用性.
2.安全性：在开始数字化处理工作前必须合理设计工作流程,工作中严格按照操作规程执行,把数字化工作对档案原件的安全威胁降至最低,确保数字化工作安全有序地开展.
3.技术性：鉴于设计人员的年龄阶段不一样,对信息技术电子化的掌握程度不一,故所有数字化档案信息上岗人员都必须进行系统化的培训,确保在操作过程中不会出现技术性、人为性的失误,保证档案入录的真实性、完整性、有效性.
4.优化性：随着电子化单轨道的普遍应用,需根据档案建设管理类目进行软件优化,确保在不同的工程需求下,满足项目需求.
我司是国家级的甲级设计院,市场面对全世界,我们的CAD协同设计平台不能与其他单位电脑系统形成对接.尤其是轨道设计部门,往往会涉及到几个设计院一起进行共同设计,每一张图纸都要相互会签,为了配合总体会签,现阶段我们仍旧执行“双轨制”,直接打印纸质图纸,把纸质图纸拿去评审会签后,再把签字齐全的完整版图纸提交到档案室,档案管理人员把图纸扫描上传形成电子档案,纸质的图纸再入库保管.所以现在不可能真正做到无纸化的“单轨制”.但随着档案操作制度的不断完善以及市场趋势的必然性,我司的档案管理必然会归于单轨制.
六、结语
目前的电子文件无论从法律保障还是从安全性角度而言,还不能完全取代纸质文件,人们依然存在着对纸质档案的心理依赖和对电子文件的不确信感,纸质文件和电子文件不可避免地在一段时间内相依共存.随着信息系统在各类机构的业务管理中比例的不断提高,文件的档案化管理也将会从双轨制越来越趋向于单轨制,这是一个必然的趋势.但这也是一个需要长期改进的过程,逐渐消除人们脑海中固有的档案思维.
档案管理论文参考资料：
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