原创《试述疾控档案案卷级装订改革》
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文/山东省高密市疾控中心 李丹平 陈光耀；山东省高密市卫计局 李凤芹
【摘 要】认识疾控档案案卷级装订存在的弊端,改为以“件”作为保管单位,对于科学管理、有效开发利用档案信息具有重要意义.本文述及案卷级装订弊端和以“件”作为保管单位的好处,并就应该注意的问题加以探讨.
【关键词】案卷级装订；以“件”作为保管单位；改革；问题
疾病预防控制档案多以案卷为单位进行装订的形式立卷,这种形式弊大利小,已不适应实际工作的需要,应当改革为以“件”为单位.根据国家档案局2000年12月6日颁发的《归档文件整理规则》有关规定要求,应对疾病预防控制档案案卷级装订进行改革.
一、案卷级装订存在较多弊端
案卷级装订就是将案卷内所有文件用三孔线装订成一本,使一个卷案成为一个整体.这样做虽然有案卷装订牢固、安全、美观,方便提取,不易混乱和丢失等优点,但也存在着更多的缺点.
（一）不利于保持文件材料原貌.现行的疾病预防控制档案材料,如疫情报告卡、终末消毒卡、年度报表、科研成果报告书等,用纸有16K、32K、64K、A4、B5等多种规格.但组卷时,尺寸大的要裁剪或折叠,尺寸小的要另纸粘托,且均要打孔、穿线、装订,伤害了文件纸张,破坏了原貌.借阅时,查一份文件也要翻动整卷档案,加重了其他文件材料的磨损、伤害程度.
（二）不利于处理档案利用与保密的关系.同一案卷中,可能有开放的和不开放的两种文件,查找利用一份解密的文件也得整卷借出,利用者可以看到该卷中不能开放的文件.这也给档案人员组卷带来了麻烦.如霍乱防治计划、总结、疫情登记簿、个案调查及消毒处理记录等材料放在同一个案卷中,给利用与保密造成了矛盾.
（三）不利于档案的鉴定和销毁,给案卷剔旧带来困难.疾病预防控制工作内容的周期性、复合性、标准性较强,产生了大量有内在联系,但保管期限不一的文件材料.因为每个案卷的保管期限只有一种,卷内的文件材料经常出现有的已到期需剔出销毁、有的则要继续保留的现象,给剔旧工作带来很大困难.
（四）不利于遗漏文件的插卷补救.多数疾病预防控制机构特别是广大基层疾病预防控制中心,其档案案卷大都是在某一个年度内集中搜集、整理、立卷的,漏交、漏存的文件材料时有出现.但每个案卷已装订完毕,新发现的文件无法插卷补救,很不方便.
（五）不利于档案的复制.疾病预防控制工作涉及面广,社会性很强,每年都有大量的档案材料需要复印、翻摄、缩微或扫描.由于装订太厚或装订压字等原因,影响了阅读和复制效果,费时费事又易损坏档案.
二、以“件”作为保管单位的好处
以“件”为单位就是在一个案卷内以每份文件为独立单位存档,而不去与其他相邻的文件装订在一起,其优点显而易见.1.有利于保密和利用.利用者需要借阅哪一件就提供哪一件,不会造成失、泄密现象.而且针对性强,携带轻松,阅读方便.2.对档案的损害程度小,以缝纫机踩边装订或以塑料别针夹住,不但伤害小,而且减少了卷皮、目录纸、备考表及装订设备数量,可节省大量的人力、财力、物力,同时也减少了库房占用空间.3.便于增加、插入遗漏的文件材料,免去了案卷级档案所需的拆线、重新装订程序,从而变得简便易行.4.由于档案是以“件”为单位存档的,在复制时无须拆卷,可直接提取使用,而且效果较好.5.减少了因整卷利用而造成未被利用档案受光线、灰尘等人为因素对档案的侵害.6.以“件”为单位使计算机软件开发变得相当容易,有利于促进档案管理现代化进程.
三、改革案卷级装订应注意的问题
将传统的案卷级装订改为以“件”为单位存档,应当立足实际,辩证施行,并要注意以下问题：1.新旧档案要区别对待,对新生产的档案实行以“件”为单位存档,而对已经以装订的旧的案卷一般不要重新拆卷.2.对新产生档案中的已经成册而又无金属物的文件资料应直接存档,而有金属物的则要拆除金属物.3.一件一页的文件资料也应加上塑料别针等固定物,以示与相邻文件的区别,防止抽卷时带出、遗失.4.自身形成的文件资料,要尽量避免用金属物装订,以减少归档时的麻烦.5.无法插入已装订案卷的新发现的文件资料,可视情况存入以“件”为单位的案卷中.
总之,改革疾病预防控制档案案卷级装订势在必行,以“件”为单位明显优于案卷级装订.文书档案等已有这方面的先例,具体实践提出了这种要求,利多弊少,大有可为.
档案论文参考资料：
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