原创《重大工程项目建设档案管理的意义与》
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重大工程项目建设档案如实记录了重大工程项目建设的全过程,是今后项目运行、养护和管理的重要依据,可以为今后工程的检查、维护、管理和改造提供依据与凭证.重大工程项目建设档案有着极高的保存价值,包括各种载体的文件材料,可以反映建设工程的质量,并为工程的验收提供重要依据.需要充分认识到重大工程项目建设档案管理工作的重要性,深入分析其中存在的问题,有针对性采取解决措施,为今后的利用提供可靠保障.
一、重大工程项目建设档案管理的意义
（一）为工程项目建设活动提供依据.对重大工程项目档案来说,不仅能够为工程项目投标、勘测与施工等活动提供可靠依据,还可以为工程项目的管理、维修、改建、恢复及加工等建设环节提供资料,从而让重大工程项目建设可以高效、安全进行,在整体上提升工程项目建设水平.同时,在重大工程项目建设档案中,还详细记录了施工材料、施工质量信息、隐蔽性施工环节检查记录表和施工标准评价资料等信息,在今后扩建与改建的过程中,以上档案资料可以发挥出巨大的作用.
（二）可以发挥出凭证的作用.重点工程项目建设一般统一规划进行,如在工程项目设计过程中,要严格按照城市统一规划开展,设计得到批准以后,各项施工活动均需要根据获批施工图纸进行.在重大工程项目竣工以后,必须通过验收以后方可投入使用.从这里能够看出,重大工程项目建设档案是一种凭证材料,能够为各项施工活动的进行提供可靠的依据.此外,在发生产权纠纷、责任纠纷等事件以后,通过查阅相关档案信息,利用其凭证的作用,让问题与纠纷得到妥善解决.
（三）为历史考察、经验交流活动等提供资料.在重大工程项目建设过程中,会形成大量的档案资料,具备极高的保存价值,除了可以为历史考察活动提供历史信息以外,还可以为我国相关工程建设研究提供参考资料.和传统档案管理不同,重大工程项目建设档案管理在理念、技术以及方法都有了很大变化.要利用各种经验总结交流活动,不断优化档案管理方法,主动学习并借鉴优秀的经验与技术等,这样可以促进重大工程项目建设水平的提升.
（四）促进重大工程项目建设顺利进行.重大工程项目从立项开始到最后的竣工验收,需要涉及工程决策、指挥、设计、施工、检查验收和后勤等众多单位与部门,加大重大工程项目建设档案管理力度,提升档案资料的安全性,是档案管理部门应尽的职责,并需要设计、施工、监理及工程管理等部门参与进来.因为重大工程项目建设规模很大,参建单位众多,涵盖了很多专业,所以会形成大量的档案资料,且种类较多,来源也非常广泛.需要对重大工程项目档案进行规范,将归档的范围明确下来,提升档案的完整性与齐全性.这样才能促进重大工程项目建设顺利进行,并实现质量的提升.
二、重大工程项目建设档案管理的问题
（一）未及时做到档案收集与整理工作.在重大工程项目建设档案管理中,因为原始资料收集不及时,影响了档案资源的完整性,这样的损失是巨大的.一是因为时间较长,管理体制也不完善,加之工程技术人员工作频繁发生变动,导致重大工程项目建设档案的关系不清,如各阶段的文件档案材料随意混合.二是需要归档的材料不完整,很多重要的档案散存在个人手中,容易出现丢失的问题.三是竣工图的编制不够准确,也没有及时修改施工变更的部分,这样一来导致重大工程项目建设档案残缺不全,不能形成一个整体,为之后的整理工作增加了难度,也不利于今后档案资料的有效利用.
（二）相关制度没有严格进行落实.现阶段重大工程项目建设档案管理制度已经比较完善,但是从实际操作来看,还没有真正落实到位,经常出现“两张皮”的问题.如没有严格将监管制度落到实处,工程监理方、文件编制中介机构等忽视了监管制度,也不重视工程文件编制过程的监管.此外也没有严格落实跟踪指导制度,一些档案管理人员不熟悉项目工程承包方、交工日期和移交档案的时间等,很少深入现场为档案编制工作提供检查指导工作,这样档案形成阶段就存在着各种隐患.
（三）硬件设施比较落后.为保证重大工程项目建设档案管理工作的水平,还要重视档案室的建设工作,从而妥善保存各种档案资料,便于今后可以得到有效的利用.不过现阶段一些单位为了省事,对档案进行随意堆放,容易出现资料丢失的现象,也经常发生损坏.此外一些单位还缺乏专门的档案室,这为重大工程项目建设档案管理造成了不利影响,档案保管和查询不能顺利开展.甚至一些单位还未将计算机等设备配置齐全,防火、防盗和防潮等措施未到到位,会严重威胁档案资料的安全.
（四）档案管理人员综合素质不高.为提升重大工程项目建设档案的管理效果,需要有一批素质高、能力强的档案管理人才队伍.这项工作有着很强的专业性,要求档案管理人员始终保持着高度的责任感,工作认真负责、严谨细致,同时具备奉献的精神.当前,档案管理信息化进程越来越快,要求档案管理人员具备较高的文化素质,掌握一定的信息技术.不过从现阶段情况来看,档案管理人员责任意识还有待提升,重大工程项目建设和档案管理未保持一致,在竣工验收的过程中,也仅仅是做好了临时整理工作,经常出现的情况.一些档案管理人员对档案内容不了解,而工程技术人员也不熟悉档案业务,在归档上容易发生混乱.一些档案管理人员缺乏较强的进取意识,不愿意主动钻研业务知识与技能,这些都为重大工程项目建设档案的管理带来了不利影响.
三、重大工程项目建设档案管理的对策
（一）及时做好档案资料的收集与整理工作.对重大工程项目建设档案而言,收集与归档是最基础的工作,需要认真将这项工作做好,只有这样,之后的档案管理工作才能有序跟进.重大工程项目建设档案有着较长的周期、流程很多,并涉及众多的部门与阶段,有着广泛性、复杂性以及多样性等特征.受到经济利益、工期等因素的影响,通常对工程质量比较重视,忽视了工程档案管理工作,对重大工程项目建设档案的收集、整理与归档工作而言,不能与工程建设保持协调,容易造成重大工程项目建设档案管理工作出现滞后的情况,不利于今后工程档案资料的高效利用.对此,必须做好重大工程项目建设档案的收集工作,保证其完整性与真实性,在工程竣工以后,需要全面开展文件材料的清理与归档工作.对勘察设计、施工及监理等单位来说,需要根据规范整理,将档案及时移交给建设单位.工程竣工后需要申请档案部门对项目档案进行登记和验收,通过验收以后才能开展竣工验收工作.尤其要做好可行性研究报告、项目立项、合同、立项文件等资料的收集工作,妥善进行保存,并从实际情况出发,将工作的重点明确下来,制定可行的整改措施.要对重大工程项目建设档案管理工作思路与方法进行拓展,对档案资源建设方法进行创新,站在全局的角度对档案管理工作进行规范,让档案资源建设有更强大的动力与活力.
（二）完善并落实档案管理制度.要做好重大工程项目建设档案管理法律法规的宣传力度,切实增强各方人员的重视程度,能够真正意识到加强重大工程项目建设档案管理的重要性.要将具体的责任明确下来,对档案管理制度进行完善,促进档案资源建设加快.对重大工程项目建设而言,涉及规模较大,经历的周期较长,会形成各种类型的材料,尤其是环节比较多,与很多单位都密切相关,需要提升档案管理工作的标准化与规范化.这需要进一步对档案管理制度进行完善,并严格落到实处,这是提升档案管理工作效率的有效手段,确保将档案资料应有的作用发挥出来.
（三）加大资金投入力度,完善设备.应结合实际情况,加快标准化档案室的建设速度,同时将计算机、复印件、打印机、扫描仪及防磁柜等设备配置齐全.在信息环境中,人工管理模式已经不能满足当前档案管理工作的要求,必须充分应用好先进的技术与设备,做好档案管理软件的开发工作,促进档案立卷、编目、检索、统计和借阅等工作能够顺利进行.要尽快转变人工操作的方式,利用计算机加强档案管理工作,能够提升信息的存储量,确保有更快的检索效率.这样可以有效简化档案管理人员的工作,促进工作效率不断提升,提升了重大工程项目建设档案的利用率.此外,还要加快档案室的建设,安排专职人员负责管理,将进入权限明确下来,做好防盗、防火、防潮和防虫等工作.若是条件允许,有足够的资金,还应建立局域网,让档案信息资源得到共享,这样查阅才更加便捷.要设立专门负责档案管理的机构,由专人负责,完善专用箱柜等基础设施配置,并将保管期限明确下来,针对超出保管期限的档案,需要严格根据规定及时销毁.
（四）提升档案管理人员的素质与能力.在重大工程项目建设过程中,要从立项开始,就要安排专人负责收集、整理文件、图纸、计算数据及声像记录等资料.对重大工程项目建设单位的领导而言,不仅要重视工程投资、质量、进度及安全等工作,还要提高档案管理意识,在重大工程项目建设议事日程中纳入档案管理工作,并安排综合素质较高、业务能力极强的档案管理人员,为档案管理工作的正常开展奠定良好的基础.此外,还要定期组织开展对档案管理人员的培训教育工作,让他们充分认识到做好档案管理工作的重要性,能够尽快转变思想观念,学习到各种先进的技术,丰富档案管理知识体系.对档案管理人员而言,也要真正意识到学习的重要性,主动提升自己的知识水平,能够创造性开展档案管理工作.这样才能保证提升重大工程项目建设档案管理工作成效,为工程建设提供可靠的依据.
四、结语
总之,在重大工程项目建设过程中,需要重视做好档案管理工作,这是提升档案利用率的有效手段.要加大资金的投入力度,完善各项基础设施,为档案管理工作的顺利开展打下良好的基础.此外,档案管理人员要在思想上引起高度重视,认真做好重大工程项目建设档案的收集、整理、保管和利用等工作,并充分用好现代信息技术,让档案的查询、利用更加便捷、高效,为重大工程项目建设提供更加优质的服务.
项目建设论文参考资料：
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