原创《做好档案管理工作的体会》
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文/莱芜市人民医院 韩娜
【摘 要】本文结合工作实际,论述了档案工作的重要性；档案管理工作存在的不足；档案管理工作的发展和创新以及档案安全工作的体会认识.
【关键词】档案管理工作；体会；认识
理的一项重要工作,其目的是为了健全单位档案的保管制度,促进档案开放与运用,发挥档案的功能.在当今社会,档案的管理对单位或部门职能的实现有着重要的意义,这对规范单位建设,提高单位工作水平等方面能起到积极的促进作用.本文作者从事档案管理工作数年,对档案管理工作有一定体会和见解,并尝试在工作中对管理工作进行创新,将在以下文中进行简要介绍.
一、档案工作的重要性
在对档案管理工作的认识上很多人存在一个误区,就是档案管理可有可无,分量很轻,对档案管理工作缺乏足够的认识.笔者认为,这样的观点是非常不足取的.首先档案管理工作是单位管理工作的重要组成部分,是提高工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的重要工作.其次,科学、规范、有效的档案管理是衡量一个单位管理水平的重要标准.第三,优质的档案管理工作能够为高层管理人员及时了解单位发展趋势,适时调整管理策略提供决策支持证据.“档案工作是各项事业发展重要基础,这个基础不牢固,将来我们是要负历史责任的.”这句话点明了档案的重要性,只有从上到下重视档案管理工作,才能使其更好地服务单位.
二、档案管理工作存在的不足
对于档案管理,作者在具体的工作当中总结了几点不足之处.第一,档案管理制度不健全.虽然制定了制度,但是在档案的收集、保管和利用的过程中没有严格按照既度执行,从而导致类似档案损毁、缺失、利用价值低等现象的产生,不能够完全地发挥档案应有的价值.第二,信息化水平低下.纸质、光盘、磁带和数据库等多种载体同时存在,没有将其整合为统一的存储模式,引入信息化管理方法的力度小、速度慢,导致检索速度慢、精度低,制约了档案工作的发展.第三,档案管理人员素质需要继续提高.档案管理需要具备专业知识,要有积极的态度和工作主动性,同时要适应不断发展的各项工作要求,这些方面我们还是比较欠缺.
三、档案管理工作的发展和创新
为了能够适应日益变化的新形势,更好地发挥档案的作用,我们应该在制度完善、信息化引进和提高档案管理人员的专业素质等方面进行改进和创新.
（一）完善各项档案管理制度,进一步规范档案管理工作.根据我国《档案法》等相关法律法规以及管理规定,结合我院的具体情况,沿着档案收集、归档、保管、保密、利用、鉴定的路线,制定更加完整的档案管理制度.引入科学的管理方法,实现以电子存储方式为主,其他媒介为补充的管理方式,明确分类标准,逐步完善档案管理机制.
（二）引进先进的信息管理方法,提高信息化管理水平.多媒体技术的广泛应用在各个行业中都得到了体现.现代化的进程也促使档案管理发生相应的变革,传统的以纸质媒介为代表的存储模式逐步被光盘、微缩、数据集中存储等新技术所代替,这些新技术的广泛利用,极大地缩小了档案室的占用空间,增大了信息的存储量,同时具备直观性、易检索、易操作、易备份不易丢失的特性.同时结合我院办公自动化系统在院内网络上完成部分档案进行收集、传递和共享,方便使用者进行及时查阅,满足网络办公的发展趋势,提供高效优质的服务.这样能够将档案管理人员从繁杂的手工操作中解放出来,从而进行专业知识的学习和对档案信息的利用价值发掘,有利于医院管理水平的提升.
（三）提高档案管理人员专业素质.档案管理的发展对档案管理人员提出了更高的要求,传统的管理方式和经验已经不能满足工作的需要.作为新时期的档案管理员要在具备基础业务知识的前提下,努力学习和掌握新技术的应用,强化信息化管理意识,培养更高的档案信息挖掘能力.要组织档案管理人员进行相关培训,做到熟练掌握信息化操作,灵活运用信息化工具,提高业务能力和综合管理水平.树立终身学习的意识,加强责任感和工作主动性,爱岗敬业,坚守原则.
四、档案安全
伴随着信息化程度的提高和网络的应用,档案管理的安全性也提升到了一个新的阶层.第一,要严格执行《档案管理安全保密制度》,并不定期地进行各项检查,加强监督,不断进行查缺补漏,消除隐患.开放档案与加密档案差别化管理,涉密档案不在网络上流通.查阅、借阅和复制等严格按章、按流程操作,做好档案的交接工作.第二,要针对现在的档案室进行安全改造.不仅要有防盗门窗,而且要对电气线路,消防监控、空气质量、温湿度等方面进行规范和整改.第三,建设专用的电子档案室,配备专用服务器和存储设备,安装防火墙、入侵检测、杀毒软件和档案审计设备,杜绝病毒、等对档案系统进行破坏,并提供审查日志报表.第四,要加强档案管理员的安全意识,设置必要的治安防范设施.定期召开安全工作会议,加强安全知识教育,提高安全意识,增强安全责任感,掌握安全防范操作,库房专人负责,安全区域落实到人.要安排保卫人员巡视,重点位置设置监控报警.
以上是作者在实际工作中的几点体会,医院档案管理的目标是能够完成信息化管理,加强档案合理的开发利用,方便使用者及时、快速地提取使用,同时有效地挖掘潜在的档案信息,积极发挥档案的作用和价值,促进医院整体管理水平的提高.作为档案的管理人员,我们将发挥团队精神,留心、用心地去收集归纳整理各种有用的文件资料,把档案工作做到标准化、规范化、现代化！
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