原创《加强火电厂基建项目档案管理的有效途径分析》
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【摘 要】在火电厂基建项目建设的过程中,档案管理工作贯穿始终,为项目管理的重要组成部分.基于这种认识,本文在分析火电厂基建项目档案管理重要性的基础上,对火电厂基建项目档案管理存在的问题进行了总结,并从深化认识、健全制度等方面提出了档案管理的有效途径,从而为关注这一话题的人们提供参考.
【关键词】火电厂；基建项目；档案管理
伴随着社会经济体制的改革,档案管理工作也得到了逐步完善.但就目前来看,火电厂基建项目档案管理仍然存在较多问题,无法体现档案管理工作的重要性.因此,还要加强对火电厂基建项目档案管理有效途径的分析,以便采取有效措施提高火电厂基建项目的档案管理质量.
一、火电厂基建项目档案管理的重要性
在火电厂的基建项目建设中,项目档案为重要且宝贵的文件,具有较强的规范性、系统性和实际性,技术含量较高.在项目建设前期,需要通过档案管理为项目申报和材料编制提供依据.在项目施工阶段,档案也是施工方案编制的重要参考资料.在项目验收阶段,需要结合建设过程中记录的档案确定项目是否符合要求.在项目投产运行后,需要依靠档案进行项目使用、维护、检修、扩建和改造管理.而作为创国家优质工程金奖的重要组成部分,火电厂基建项目档案管理需要围绕创优这一目标进行,满足省（市）档案局和城市建设档案馆专项档案验收要求,同时满足中国电力建设行业协会的验收要求,从而为火电厂今后的经营和管理提供科学的技术支撑.因此,火电厂基建项目档案管理具有较强的重要性,直接关系到火电厂投产后的正常生产运营.
二、火电厂基建项目档案管理现状分析
（一）基建项目档案管理认识不足.现阶段,火电厂普遍存在对基建项目档案管理工作认识不足的问题,很多参建单位缺乏档案管理意识,在项目建设阶段未能按照要求及时进行档案整编,导致档案归档进度滞后.对于施工单位来讲,则更注重项目建设进度、资金、质量和安全,在平时工作中未按照要求进行各环节资料的收集、整理和归档,仅在施工结束阶段突击补充资料以应付验收工作,进而导致项目档案形成滞后.缺乏对项目档案管理重要性的认识,也造成火电厂基建项目档案工作人员变动频繁.受临时抽调、身兼数职等因素的影响,多数人员缺少基建工程知识储备,档案管理业务实践能力较弱,导致档案管理无法保证质量.此外,由于档案缺乏连续性管理,也造成了档案资料不全等问题的产生.
（二）缺少规范化的档案管理制度.在基建项目档案管理方面,火电厂缺少规范化的档案管理制度,也在一定程度上给档案管理工作的高效开展带来了阻碍.在档案收集、整理等方面,多数管理制度缺少细则,未能对项目资料收集、归档等时间进行规定,同时也未能建立档案监管机制,造成项目档案门类、载体复杂.其次,基建项目档案管理涉及参建单位较多,各单位通常习惯按照行业和地区规定进行档案管理,造成项目档案管理人员无法准确判断档案资料是否齐全、数据是否准确.此外,现阶段火电厂基建项目档案管理缺乏规范流程,无法有效控制各种文件资料,因此也造成了部分档案材料缺失.
（三）项目档案管理手段方法落后.不同于一般的档案资料,火电厂基建项目档案管理具有较强的动态性,需要采用科学的手段才能实施有效管理.因为基建项目的建设周期较长,期间需要经过多方面科学论证和规划,项目建设资料也将随着实际情况发生变化.为确保项目档案一致,还要进行档案的动态调整,从而为项目的后期管理提供依据.所以火电厂基建项目档案管理过程较为繁琐,在档案整理的过程中需要实现分类归纳和整理.但就目前来看,火电厂基建项目档案管理方法依然较为落后,无法实现对各阶段资料的及时收集和整理,因此造成了档案管理工作无法有序开展.
（四）项目档案管理质量存在缺陷.目前,火电厂基建项目档案管理存在严重质量缺陷,存在档案不完整、不准确和不系统的问题.首先,项目档案中普遍缺乏完整的地勘资料、特种设备检测资料、监理通知回复、影像档案资料等资料.其次,档案管理普遍存在报告无签字印章、试验报告填写缺项等问题,无法准确进行项目建设情况的反映.最后,项目档案大多存在分类不合理、整编不规范、文件排序乱等问题,无法实现档案的系统管理.这些问题的存在,导致项目档案管理质量不高.
三、加强火电厂基建项目档案管理的有效途径
（一）加强基建项目档案管理的深入认识.想要改善火电厂基建项目档案管理问题,还要加强对档案管理的深入认识.首先,火电厂应明确国家档案管理规定,做到纸质档案和电子档案同时归档,将档案管理纳入到企业现代化管理工作中,按照创国家优质工程标准开展档案管理工作.其次,火电厂应坚持管理与开发并重,结合火电厂实际需要及时进行有保存价值的文件资料的收集和归档,从为电厂服务的角度进行档案资料的激活,以便通过超前策划使档案资源作用得到充分发挥.实际上,基建项目档案管理具有任务重、涉及面广等特点,需要投入大量的人力和资金,加强先进技术和设备的引进,以便为档案管理工作的开展奠定良好基础.为此,火电厂还应安排专人负责档案管理工作的领导和协调,成立项目档案创优工作组,要求各参建单位派专人参加,明确各单位档案管理职责.在此基础上,通过加强档案队伍建设,保持档案队伍稳定,同时安排档案人员参加专业培训,则能使火电厂基建项目档案管理水平得到有效提升.
（二）健全基建项目档案管理规章制度.在火电厂基建项目档案管理上,还应健全各项规章制度,以确保档案管理工作能够得到规范、有序开展.按照《中华人民共和国档案法》和《电力企业档案管理规范》等相关管理规定,火电厂还需要建立健全项目档案管理的规章制度,完成档案管理工作实施细则的编制,以确保档案管理工作得以标准化开展.为此,火电厂需要将基建项目档案工作纳入标准管理程序,按照要求分阶段、分步骤地开展档案管理工作,确保档案管理能够与项目建设同步.具体来讲,就是要坚持集中统一管理原则,要求项目参建单位按照规定向公司进行档案资料的移交,确保项目建设资料完整、准确,能够满足“三同步”管理制度要求,即档案管理与项目建设同步开始、同步进行和同步验收.想要实现这一目标,火电厂需要建立项目档案管理责任制,采取与基建项目相适应的档案管理制度,确保各部门可以履行自身档案管理职责,加强对档案管理工作的协调、监督和指导.确立该制度,可以使各单位做好关键档案资料的集中化归档和整理,避免资料因内部不规范的管理而丢失.在档案编撰方面,需要按照《火电建设项目文件归档与整理规范》DL/T2241—2012和《竣工档案实施细则》进行编制,应做到细则内容详尽,包含归档时间、归档范围、分类方法等.实际编制档案时,需要按照制度分门别类地进行资料整理,标明资料来源、建设单位等信息,如实登记资料的动态变化,保证资料的完整性和可用性.
（三）实施项目档案的全生命周期管理.为实现对基建项目档案的科学管理,火电厂还要实施项目的档案的全生命周期管理措施.在项目建设前期,需要做好项目预算编制文件、设计文件、施工图纸等资料的收集和整理,确保各环节和各部门能够按照要求开展工作.结合项目建设周期及进度,可以加强对后期档案管理工作的计划和安排,确保各单位能够按时移交相关资料.在项目建设阶段,需要重点加强会审记录、施工许可、技术交底等资料的收集,确保各种材料和手续齐全,并按照材料收集要求进行书面存档.而在现场施工的过程中,将产生大量有价值的资料,主要包含土建资料、电气资料和设备资料,还要重点进行这类资料的收集和整理,以便为项目后期管理提供对照.在项目竣工阶段,需要完成验收报告、试运行记录、质检报告等资料的重点收集,尤其需要加强试运行书面记录的管理.最后,在项目竣工后,依然需要进行档案资料的完善,通过查缺补漏提高档案管理质量.通过实施项目档案的全生命周期管理,则能完成基建项目所有资料的收集和整理,实现对项目建设全过程的反映,因此可以使档案管理达到系统和完整的目标.
（四）建立项目档案管理“三统一”模式.为提高火电厂基建项目档案管理制度,还应建立项目档案管理的“三统一”模式.首先,需要使项目档案管理得到统一管理,即成立专门的机构负责进行档案管理工作的协调、组织和监管,以档案室为重点单位,建立项目文件责任保证体系,纳入各部门负责人和参建单位项目经理等人员,确保档案管理工作能够得到有效落实.其次,需要建立统一的档案管理标准,即结合项目建设实际完成统一工作标准的制定,以解决档案门类、载体复杂的问题.为达成这一目标,还要加深对国家法律法规和相关规范的认识,从而结合工程实际情况提出标准化的管理规定,推动档案管理工作的科学化和标准化开展.为确保标准能够得到落实,还要定期和不定期地开展检查,确保各参建单位严格按照要求开展工作.最后,需要施行统一的验收检查工作,确保项目档案管理工作能够有序开展,保证项目档案资料真实、完整.在实际管理时,应建立严格的合同条款,从而为统一验收检查工作的开展提供支撑.针对未能按照合同要求开展档案管理工作的单位,需要进行相应惩处.通过定期检查和监督,也能为档案管理工作的开展提供科学指导,确保各单位阶段性地进行档案资料的整理,进而使档案管理质量得到保证.
四、结论
通过分析可以发现,火电厂基建项目档案管理工作具有重要的意义,直接关系到火电厂的日后安全运营管理.所以针对火电厂在基建项目档案管理上存在的问题,还要通过加深工作认识、健全规章制度、实施全生命周期管理和建立“三统一”模式实现有效管理,进而使基建项目档案管理质量得到提升.
档案管理论文参考资料：
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