原创《浅淡医院基建档案管理》
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文/台州骨伤医院 叶海英 单华杰
【摘 要】随着医院的快速发展,医疗业务不断地扩大,医疗用房新建工程的数量不断增加,基建档案也越来越体现出它在医院建设与发展中的重要性. 通过对医院基建档案在医院管理中作用的分析,提出医院基建档案收集时应注意的问题.
【关键词】医院基建档案；档案资料收集
一、基建档案建设是推动医院可持续发展的保障
医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料,档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的基础状态记录.它以文字、图、表及声像载体材料记载了医院基本建设的历史和状态.基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料,由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点,因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高.所以,做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义.
二、基建档案建设为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据
基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门,任何基本建设缺少基建档案,就缺少了使用和改造的依据.它不仅反映了该建筑物的变化和发展,为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据,也对医院发展和经济建设发挥着重要作用,为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材,它不仅服务于今天,也有利于未来,所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视.
三、基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源,是医院的财富
随着医院总体规划的逐步进行,近年来我院的基本建设可以说是接连不断,而且又都是在交叉进行,这就需要办理和查阅许多相关资料. 基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源,是医院和社会的财富,收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责.
基建档案在医院管理中有如此重要的作用,所以我们在收集医院基建档案资料时,必须抓住几个关键环节,注意以下几个问题：
（一）明确工程档案资料收集范围.要做好医院基建档案资料收集工作,就必须对工程档案资料的收集有一个明确的范围.总的来说,每一个工程项目都必须经过工程准备、监理、施工、竣工验收等几个阶段,而每个阶段必然产生不同的文件资料.所以在订立档案资料收集范围时,建设单位的资料员要事先了解清楚工程项目的规模和使用功能等情况,以便在资料收集和汇总时做到心中有数,同时对照有关文件要求,列出必须收集的档案资料清单,并把清单印发到各有关单位和部门.
（二）落实好档案资料收集的责任.每一个工程项目都会牵涉多个单位和医院内部多个部门（科室）.不同单位和部门在工程的各个阶段又有不同的资料收集任务,所以必须落实好各单位、各部门的责任.在工程准备阶段,大量的文件是由医院即建设单位收集,但到了施工阶段,就会牵涉到不同的施工单位.如果建设项目是实行总承包的,需由各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料,然后交总承包单位汇总、整理.
此外,为了确保每个基建项目的档案资料能按时、按质、按范围收集齐全,建设单位还应在各种施工合同中明确有关单位在档案资料收集方面的要求及违约责任.
（三）指导好各施工单位和部门进行资料收集、整理工作.一般来说,较大的工程项目其施工单位的管理都比较规范,他们都会配备专职的档案资料管理员.但是,医院建设大项目毕竟不多,更多的是一些中小项目和维修项目,而这些小项目往往是由一些挂靠公司承包,这些小公司为了节约成本,很少有专职档案资料管理人员专门从事资料收集工作,大多是由施工员兼资料管理员,他们对档案资料管理既不很熟悉,又不大重视.因此,建设单位的档案资料管理员一定要在工程开工前,对各有关单位的资料管理人员进行资料管理责任交底,必要时进行简要的技术讲解,提醒注意事项.我院就曾遇到过以下情况,某施工单位派驻工地的施工员（兼资料管理员）,在责任交底时,该施工员由于对资料管理的时限性和重要性认识不足,对我院档案资料管理员提出的要求有点不以为然,结果在工程竣工后很长时间都没有向我院提交该收集的资料,甚至把部分消防产品生产合格证都丢失了,后来花了好长时间才把资料补齐,严重影响了工程项目质监验收.经此教训之后,我们对以后的建设项目特别注意做好施工单位的资料收集整理的指导工作,除了印发资料收集范围和清单之外,还要求施工单位备有存放资料的文件柜,用不同的文件盒分门别类把不同时期的资料保存下来,定期进行整理.
（四）充分利用IT技术进行基建档案现代化管理.随着信息技术的发展,电子文件作为一种新型的信息载体已越来越多地出现在基建档案领域（如设计图、三维效果图等）,以磁性材料和光学材料为载体的电子文档将逐步替代传统的纸质档案载体,运用IT技术进行档案现代化管理具有占用空间小、储备信息量大、应用能力强、转输速度快等特点,能及时、大量地提供档案信息,提高工作效率,是档案管理史上的一大突破.对此,作为医院基建档案管理工作者应有足够的认识,如果条件允许,最好能利用医院既有的信息管理系统,减少重复投资.
四、小结
随着医院规模不断扩大和硬件水平的不断提升,医院基建档案的管理也越来越体现它的重要性.基建档案管理的好坏直接关系到医院整体建设和维修改造的速度、成本,甚至影响到建筑安全,是医院基建管理中长期而重要的工作任务.作为建设单位的基建档案工作者应充分认识到基建档案资料管理工作的重要性,认真履行职责,在资料收集这个关键环节中充分发挥主观能动性和工作积极性,严格把好资料汇总关,并进行必要的归类,如按内容分为综合用房、业务用房、辅助用房、生活用房等.同时,基建档案管理员还要不断学习档案管理新知识、新技术,更好地把各种现代化手段运用到医院基建档案资料管理中去.
【参考文献】
[1]赵霞.浅淡医院基建档案管理[J].中华现代医院管理杂志,2006,4(4):327-330.
档案管理论文参考资料：
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