原创《建立全国新增千亿斤粮食产能规划建设项目专题档案探究》
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全国新增千亿斤粮食产能规划项目是国家发改委为了增加粮食产量于2010年3月份提出的.旨在通过不断完善农业基础设施建设,进一步挖掘农业资源潜力,提高粮食综合生产能力,推进农业现代化,到2020年,实现全国粮食新增1000亿斤.截至目前,该项目已从2011年连续7年在平度市实施.笔者结合工作实际,对本建设项目档案管理做粗浅的探析,与其他项目建设单位分享.
一、建立项目专题档案的重要性
自2011年开始在我市实施的全国新增千亿斤粮食产能规划平度市田间工程建设项目.由于时间跨度大、年份投资规模不等,项目实施区域不同,建设工期长,参与建设单位多等因素,工作活动中形成的文字、图纸、图表、声像等形式或载体的文件材料具有价值高,数量大,种类多,结构复杂的特点.项目法人单位,对该项目建立一个相对完整、准确、齐全的专题档案,通过工程档案全面、系统、真实地反映本工程建设以及管理的全过程至关重要.其不仅在日常管理、工程质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、竣工验收,乃至日后的工程维护、工程改扩建等工作中具有重要凭证作用,也是落实工程质量终身责任制的重要依据.
二、建立项目专题档案的主要做法
（一）制订规章制度,认真收集整理,实现档案管理的规范化、标准化.我们根据《水利工程建设项目验收管理规定》的档案验收要求,结合工程的特点和实际需求,先期制定了《全国新增千亿斤粮食产能规划平度市田间工程建设项目档案管理规则》,列出档案管理专用经费,腾出专门档案室,购置所需硬件、软件,明确由相关科室专人负责.组织相关单位召开档案工作专题会议,使所有参建单位的档案专（兼）职人员清楚工程档案管理的重要性,掌握本工程档案收集、整理、归档的规则和验收的标准.千亿斤粮食产能规划平度建设项目法人是平度市发改局,每一个年份都是一个独立的工程.它的建设范围、地点、规模、任务、工程量、投资预算、建设时限和粮食增产目标各有差异.我们从工程建设前期介入,对前期工作中形成的文字材料全部按程序先后,逐一收集.档案工作做到“三同步”,即工程立项开始与档案跟踪同步、工程建设过程与档案形象同步、工程竣工验收与档案验收同步.每一年度工程验收结一个具体的建设工程包含实体和资料两个不可分割的组成部分.结束封存后,其他参建单位形成的所有资料统一归集到项目法人单位.
（二）工程资料严格分类归档.在平度市实施的千亿斤粮食项目主要是田间工程.档案分为工程前期、施工期、竣工验收,财务资料及施工单位、监理单位各自形成的档案六部分.前期工作的开展过程包括项目提出、上报获批、签订的有关合同协议以及开工前勘察、设计方案、施工图册、技术资料、图纸汇审意见形成大量的资料.施工资料须将施工前貌、施工进展过程中形成的声像资料、文字材料,每一项都收集规范.法人单位、施工单位、监理单位、工程项目管理人员及档案员在工程档案形成过程中各司其职.严格施工、监理日志逐日填写制度,过程中存在问题的整改,签证、会议、大事记都应形成监理档案史存.竣工验收的一个重要条件是竣工档案资料同时通过验收.项目在竣工验收前段,档案员,监理员、工程管理员、施工资料管理员需密切配合,对施工单位编制的竣工图、文字资料认真审查,看其是否完整、准确,签署是否完备,排列是否合理等,确保竣工验收档案的内在质量.验收过程形成的影像资料,项目资产移交手续,群众满意度调查都列入档案收集范围内.编报竣工财务总决算,审计部门出具的审计报告,是对整个工程完结量的展现.千亿斤粮食项目建设资金是国家支持粮食生产发展的专项投资,须实行专户储存、专账管理,专款专用.
（三）利用现代化手段,使电子档案与纸质档案实现双重保险.传统的档案管理模式正逐步向现代化的管理模式转变,我们积极推进数字化档案建设,该项目自2013年纳入了政府投资项目信息监管系统,档案管理人员、各参建单位档案员每年参加系统填报业务培训,保证项目信息都可在平台中正确录入、准确查到,这也为纸质档案提供了重要的双重保险,使电子档案与纸质档案实现了有机结合.
三、千亿斤粮食档案规范管理的成效
千亿斤粮食产能规划平度市田间工程建设项目在平度实施的各年度工程,由于建立了项目专题档案,资料收集齐全、管理规范,都顺利通过了青岛市发改委组织的专家组验收.在2015年6月份省督导组抽验过程中,由于资料完备,项目建设内容良好,得到高度认可.在2016年5月青岛市观摩平度大农业业时我们将该项目影像资料及文字介绍做成看板,实物与图文结合的展示,收效良好.
千亿斤粮食产能规划项目档案不同于平时的机关档案,建立起专题档案有效避免了档案管理随意、制度落实不到位、档案分类不专业等诸多问题,这将为工程项目的今后运行、维护和改扩建及同区域其他项目的安排提供可靠的依据.
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