原创《怎样的档案利用服务才算优质》
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【摘 要】文章阐述了优质档案利用服务的三个特点,提出了构建优质档案利用服务的四项措施.
【关键词】优质；档案利用；服务
怎样的档案利用服务才算优质？在普通人心目中,档案利用方便、服务态度好,再加上阅览环境好,就是优质.然而,看完下面这个事例,相信人们对优质档案利用服务会有更深层次的认识和理解.
事情发生于2005年3月,一家英国企业向广州市政部门发来一份传真,称其提供用于建造广州海珠桥的钢材已有100年历史,达到钢材的使用期限,开始进入疲劳期,如继续使用,建议对其进行疲劳强度检测,并根据检测结果进行加固.
根据有关资料记载,海珠桥是1950年3月广州市政府着手重建的,所使用的钢材从英国购入.这些钢材是从当时英国的一座旧钢桥上拆卸下来的,因而,就其寿命计算,海珠桥使用的钢材已有100年历史.55年后,这家英国企业还记得给广州市政部门发来传真,提醒注意事项,其工作细致负责,实在令人钦佩.同时,也说明这家英国企业的档案管理做得好,档案服务到家.
企业钢材的销售情况、流向地区和流向单位等,都需要依靠档案记载,否则,百年后没有人知道这些详细情况.这家英国企业把这些情况记录下来,并保存下来,以致在上百年之后还能得以利用,所以说,这家英国企业档案管理工作做得好.
这是一个优质档案利用服务的事例,它具有以下几个特点：
（一）主动性.时下,我们的档案部门提供档案利用服务多数是被动式的.所谓被动利用服务就是等人上门,读者需要什么,档案部门就为其查找什么.若查找到读者所需要的材料,就让其阅览、抄录或者复印；若查找不到读者需要的材料,读者只好遗憾离开.读者不提出的事项,档案部门一般不主动提供.相比之下,这家英国企业的做法就不同了.这份传真是英国企业主动发出的,不需要钢材使用方提出申请,也不需要反复催促跟进.所以说,这种主动性的档案利用服务是优质的.
（二）适时性.在大多数情况下,档案的利用具有时间性,即适宜于某个时间使用,过早提供档案给读者,读者尚没有利用的需求；过迟提供给读者,可能已经失去利用价值,读者不需要了.所以,提供档案的时间也显得很重要.这家英国企业不提前,也不推后,在钢材已有100年历史,达到使用期限时发出传真,在最合适的时间节点上给予提醒,引起广州市政部门的注意,及时对海珠桥进行检测、维修.
（三）准确性.前面已述,时下我们的档案部门提供的档案利用服务多数是被动的,当然,也有主动提供服务的,如进行一些资料汇编,然后,将这些汇编资料分送有关部门和个人.但是,这些资料汇编针对性不强,对某些人具有利用价值,而对另外一些人则没有利用价值.相比之下,这份英国企业传真则不同,这份传真提醒：“建议进行疲劳强度检测,并根据测试结果进行加固.”其实,2003年广州市政部门对海珠桥进行过一次检测,检测结果为海珠桥没有太大问题,于是,只对桥面钢结构进行保养、清洁、维修.但是,这次检测没有包含“钢材的疲劳强度测试”这项内容.收到英国传真后,广州市政部门迅速行动,对海珠桥钢材进行疲劳测试,并根据测试结果决定对海珠桥进行大规模维修,将桥体拆分成3段,对每一段钢结构的上万个部件,逐一进行质量检测,替换已经无法使用的部件,然后,进行重新拼装,将整个海珠桥钢结构恢复原样,达到延长海珠桥使用寿命这一目的.英国企业传真提醒的内容,正是广州市政部门过去检测海珠桥时漏检的内容.由此可见,这份传真不仅作用重大,而且内容准确,切中关键.
通过这个事例可以看出,档案利用服务欲要达到优质,需要做好以下几方面工作：
（一）档案材料要齐全完整.钢材使用上百年,时间久远,如果相关档案材料已经销毁,那么,钢材的有关情况,如什么时候生产的？流向哪些地区？卖给哪些单位？就无从查考,便不会出现发传真一事.可见,要发挥档案的作用,档案材料必须齐全,这是前提条件.档案材料不齐全,档案工作就会成为“无米之炊”.
（二）档案管理要科学.提供优质的档案利用服务,不是一件容易的事情.哪些事情应该提醒？在什么时候提醒？对于这些事情,这家英国企业做得好.档案数量庞大,时间跨度大,档案管理人员换了一茬又一茬,如果没有一套科学的档案管理办法,是难以把这些工作做好的.相比之下,我们的档案利用服务还有提升的空间,档案管理工作还可以做得更细一些.例如,一些单位的档案部门,保存着各类合同、协议之类的材料,这些合同、协议是设置了有效期的,过期作废.因此,对于这些档案材料可以考虑做一些特别的标记,进行特别的管理.为了保证有关业务的正常开展,保障单位合法权益,在到达合同期限时,由档案管理人员向有关部门给予如下提醒：“某某合同到期,如果工作需要,请办理续签手续.”这样,我们的档案利用服务就更加周到、细致了.
（三）相关工作人员要有高度负责的精神.相距遥远的这家英国企业,时隔55年之久,还记得购买其钢材的使用单位,并且及时发出传真,提醒有关注意事项.如果没有高度负责的精神,就不会去做时间跨度如此大的后续服务.
（四）要有灵活处理问题的能力.在提供档案利用服务过程中,经常会碰到各种各样的情况,如果不懂得灵活处理,问题就得不到解决.工作中,如果查找不到读者需要的档案材料,档案工作人员应向读者了解其查找档案的用途,考虑用其他档案材料来代替,达到其查档目的.可见,档案工作人员灵活处理问题,有利于为读者提供优质的档案利用服务.
档案利用论文参考资料：
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