原创《电子签章在合同管理系统中的重要作用》
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一、合同管理系统的流程及电子签章的重要性
在研究合同管理系统的过程中,首要的是了解合同执行的各个环节,及其相应模块功能分析和业务处理,确保合同管理系统的流程能够顺畅执行,各层级之间能形成有效的关联与互动关系.研究多数合同系统的功能及操作流程,主要包括合同文本处理、合同审签流程、电子签章生效、合同执行与付款、合同变更与终止等业务模块.
第一：合同文本处理.合同管理系统的合同数据的唯一入口,用户可根据系统既定的合同模板规范,在系统中准确填报合同基本信息.生成合同文本的过程可以手动录入合同的必要信息：包含合同甲乙上方信息,合同标的,合法规定的相关合同的交付时间、交付物形式、付款形式及付款要求、合同验收标准、知识产权规定等.根据合同的不同形似可以选择不同的合同模板,其中合同关联信息以附件形式上传.对于合同文本处理部分,通过录入信息转化为合同模板内容,并支持生成word、pdf 合同文本及导出操作等.
第二：合同审签流程.合同审签流程实现合同信息的电子化审批过程,要做到合同审定环节的可,审批顺序可调整,合同审批过程可监控,处理意见可追溯.特别值得注意的是,在合同双向审批过程,合同审批人员需要根据具体法人单位的管理特点设定审批环节,每个审批环节均可以查阅合同文本信息,供审批人做出审批判断.按照从低到高的顺序可以进行逐级审批,审批流程结束合同可以进行电子签章[6].
第三：电子签章生效.电子签章具有一定的权威性和确认性.在线合同要求甲乙双方均可以使用电子签章,保证合同在线文本的有效性.甲乙双方的企业信息需要利用工商、金融渠道进行信息的企业信息的认证,并获得电子签章密钥介质.通过合同管理系统对于签章时间控制,避免甲乙上方同时操作同一份合同.签章完毕的合同作为有效合同文本被保管成PDF格式文档,可以被调阅、下载、跟踪文档变更.
第四：合同执行付款.合同的执行过程中必然有时间约束、合同交付内容及质量、合同款项的支付等新信息.信息化系统可以根据客户在合同管理系统中录入的时间、费用等信息对于合同执行进行管控和约束.除此之外,要对约束条件进行集中分析,要对合同的交付内容进行分析,时间不能早于合同起始时间,或晚于合同终止时[7].
第五：合同变更与终止.根据合同执行过程中遇到的各种不可预知的情况,可能会导致合同或终止.需要变更合同时,需申请合同变更申请,并由双方确认变更后的合同条款.双方单位进行确认并同意后,可以启动合同审签流程[8],保证变更后的合同真实有效.
二、电子签章合同的法律有效性
电子签章是保证合同有效性的核心.电子合同的完整性和不可否认性是亟待解决的问题,电子签章的设计与实现就显得十分重要.为保证信息的真实性与安全,书面合同需要由当事人和负责人签章、盖章,以便让双方识别是合同责任人,认可合同内容的同时确保合同具有法律效力.依靠技术手段识别电子合同签章人的真实身份,保证电子合同的安全性和真实性,是电子签章在合同管理系统中起到的核心作用.
电子合同在实际执行过程中具备有效的法律依据.在实际管理过程中,电子签章合同要结合法律相关要求,对其进行集中管理,确保电子合同的法律有效性同时,提高其社会影响力.第一,要从立法方面承认电子合同具有合法的书面效力,提升其在法律条款中的价值,解决电子合同法律效力问题.第二,要集中解决电子签名的法律效力问题.通过我国《新合同法》第三十二条规定：“自双方当事人签字或者盖章时合同成立.”的分析,能对相关内容进行理解,也就是说,电子合同一般不具备传统概念下的书面正式文本,同样也有了新的概念和方式.伴随着电子签名法和新《合同法》的使用,从法律上给予电子签名以充分的认可,对电子合同的真实性与有效性进行证明和鉴定.
确保使用电子签章企业的合法性.使用电子签章进行合同签署的企业必须具备正式法人合法经营权,即营销执照.可以通过工商网、全国征信网等进行企业网站进行实名认证后,具有企业主体的法律经营主体的认可.通过上述方式进行认证的企业,可以获得唯一识别身份的CA 密钥,确保电子签章使用企业的合法性和有效性.
三、电子签章技术分析和应用
1.电子签章技术内涵
电子签章技术是传统印章图片的升级版,建构一个区别于所有实体印章的印章机制,保证整个合同签署过程的唯一性和合法性.
从技术上讲,电子签章,泛指所有以电子形式存在,依附在电子文件并与其逻辑关联,可用以辨识电子文件签署者身份,保证文件的完整性,并表示签署者确认电子文件所陈述事实的内容.从广义上讲,电子签章不仅包括我们通常意义上讲的“非对称性密钥加密”,也包括笔迹辨别、指纹识别,以及新近出现的眼虹膜透视辨别、面纹识、DNA 识别等.目前,最成熟的电子签章技术就是“数字签章”,它是以公钥及密钥的“非对称型”技术制作的电子签章.我们通常所说的电子签章也是指数字签章.运用一种名为“非对称系统”(Asymmetric Cryptography)的技术来对发文者的电子文件作加、解密运算,其目的是使收文者可确定电子文件的发出者是谁、该电子文件在传输中未遭篡改并保证发文者不能否认其发文的行为.
电子签章广泛应用,借助实体密钥能保证合同管理系统签章流程的完整度.电子签章用户在电脑中使用CA 认证证书控件,保证U 盘结构和PIN 码之间的对应关系,也能有效实现签章管理及签章程序.电子签章合同管理技术遵循的规范主要包括Data Encryption Standard 算法、SSP02 算法、R.Rivest-A.Shamir-L.Adleman 算法以及散列算法等.
2.电子签章技术特征
电子签章之所以应用效果符合时代需求,主要是基于其内部数字化参数结构的有效性和科技性,能提升整体运行结构和运行参数的完整度,确保印章管控系统贴合实际需求,确保整体管理层级和管理需求得到满足[3].第一,电子签章技术主要是基于公钥基础设施建立起来的,能保证文件的真实性和安全完整性,并且由于电子签章的唯一性特征,在实际运行过程中,一旦双方利用电子签章进行合同签订,即时生效后,就产生不可抵赖性,真正实现了印章图片的业务数字化.第二,电子签章技术在运行过程中,借助密钥介质实现签章权限的有效运行,只有掌握和了解的人员才能有效使用该U-key 的介质进行签章.第三,在实际项目运行过程中,主要是利用印章对整体系统进行集中验证,一旦文档出现了篡改和恶性变动,都会对时间和具体改动条款进行历史痕迹标注[4].第四,在应用电子签章技术的过程借助计算机网络实现,从而能保证其签章行为克服空间障碍.由于没有了地域和时间的限制,签约的方式能实现最便捷有效的执行.第五,基于电子签章的唯一性和安全性,在实际技术运行时能对用户身份进行识别和确认,并且一定程度上保证了电子签章使用人员的安全性和可靠性.
3.电子签章在合同管理中的应用分析
现阶段随着互联网、信息化的不断深入开展,企业与企业间,企业与用户间的合作不断加深,合同信息管理系统的使用也变得越来越广泛.网络交易双方来说,如何确认对方的身份真实可信,如何确认对方发来的电子合同真实性、完整性、可信性和不可抵赖性是首要解决的关键性问题.人们在使用合同管理系统的同时,也更加注重电子签章合同的法律效力问题.本文依据《中华人民共和国合同法》和《中华人民共和国电子签名法》提出了电子合同的安全需求,阐述电子签章通过数字证书保证合同各方的身份真实性和合法权益.目前合同管理系统根据业务流程的要求,能够提供电子签章功能.实际使用过程中根据实际情况合同文本及审签处理,确保能对不同合同进行统一或者个性化的审签流程.合同订立双方均能够获取到有效的电子签章介质,能在标准化合同管理运行流程中有序执行.
特别要注意的是,在启动电子签章后,买方和卖方要对自己的相应行为进行合同文本的确认,双方能看到完整的合同文本,完成了对相应合同条款进行集中审定之后,可以进行电子签章操作,避免合同操作的重复性.买卖双方能在实际运行过程中,进行集中的合同信息管理与执行,从而提升整体管控结构和管理层级的有效性,并且一定程度上进一步建立了良好的合作关系[10].利用电子签章技术进行合同签订,也能有效提高整体项目运行系统的有效性,也满足了电子商务无纸化的办公需求,一定程度上顺应了时代的发展变化.对于企业来说是资本的节省,效率的提升.
结束语
本文以电子签章在合同管理系统中的使用方法、法律依据、技术实现方式为核心内容,对标准合同以及协议合同建立过程中,要对合同文本进行电子签章的运行方式要符合实际需求.
总而言之,合同管理系统结合了电子签章技术,在提升合同安全性和效率的同时,确保电子合同签章的操作技术和流程满足实际需求,真正实现合同签订方式和运行模型的最优化.将电子签章技术应用到合同管理系统,有效提升企业综合管理能力的同时,更能有效增强企业的市场竞争力.
管理系统论文参考资料：
点评，上文是关于电子签章和合同管理系统和重要作用方面的相关大学硕士和管理系统本科毕业论文以及相关管理系统论文开题报告范文和职称论文写作参考文献资料。
