原创《文书档案信息化建设数据整合的新理念》
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文/上海戏剧学院附属舞蹈学校 顾贤艳
【摘 要】自2002年国家档案局《DA／T22—2000归档文件整理规则》实施以来,借助计算机信息技术的高速发展,迎来了我国档案信息化管理的契机.文书档案信息化建设至今,档案的管理模式和方法都发生了很大改变.在经过探索实践的过程后,本文提出了文书档案信息化建设顶层设计新理念,为文档信息一体化建设提供参考.
【关键词】档案信息化；数据整合；一体化
文书档案管理看作是档案管理工作的重要组成,其内容形式丰富,样式多样.随着信息化的发展,传统的文书档案管理模式已不能适应档案信息化管理的需要.在信息化社会到来的今天,文书档案管理信息化建设存在着科学技术化、技术科学化、科学技术社会化、科学技术与生产一体化的趋势.其中,文书档案信息化建设应立足于原有办公自动化系统的良好基础,实现单位档案的全文检索、网络查询、安全管理机制,同时能够对各种数据源和数据格式有非常好的兼容,形成完整的网上档案管理系统.
一、文书档案信息化取得的阶段性成果
（一）文书档案信息化系统的应用.通过对档案的收集、整理、保管、统计和提供利用的活动进行文书档案信息化建设,其主要功能是接收来自各归档处室的文书信息,并按照档案管理的要求进行组卷、编目、处理案卷变动情况、提供案卷服务.通过计算机管理提高档案检索的效率和质量,更好地发挥档案的利用与服务作用.
（二）查询速度快.利用文书档案信息化系统查询档案,档案检索主要分为目录级检索、案卷级检索和文件级检索,查档人仅需在系统中输入要查询的关键字即可查看所需档案材料.如果说切实需要实体文档,那么可以在网上直接查询该文档的档号,将该信息告知档案部门,也省去了手工翻查的时间.
（三）有效保护档案原件.档案信息资源采用数字介质保存,便于管理和提供利用,从而减少了档案原件的反复调阅,减轻了档案原件的损坏,提高了档案管理的安全性.不仅有利于文书档案的永久保存,还能减少复制和备份的成本.
（四）确保了档案的保密性.信息化档案管理,系统实现了严格的权限管理,档案管理人员和档案利用人员对系统的每一个模块和数据库中的每一条档案纪录的操作受到严格的权限控制,灵活的安全权限管理有力于系统管理员对系统的使用人员进行准确的控制,在一定程度上减少泄密的可能性.
二、文书档案信息化建设中存在的问题
（一）存在信息共享壁垒.目前,档案信息化建设具有明显的自发性、分散性特点,各部门、各单位之间信息资源整合共享不足.因各子系统隶属于不同开发公司,形成不同的数据来源,导致同一数据在各子系统上有所偏差,既存在资源浪费和重复,又阻碍了档案数据信息的跨平台交换和系统共享.
（二）认识不到位.自实施文书档案信息化管理后,对单位运作模式产生了改变,各职能部门对文书档案信息化的认识和重视程度不统一,导致规划与项目实施衔接不到位,整个网络的建设包括、综合办公管理系统、人事劳动教育管理系统、财务管理系统、档案管理系统、固定资产管理系统等形成条块分割、各自为政的现象,建设管理力量未形成合力,不利于数据的整合和共享.
三、进一步加强信息资源整合
档案信息数据整合的概念,就是把两个或者是更多的应用数据进行合并建立一个具有更多应用功能的过程,通过数据整合把一个数据应用进行重新构造让其与另一个数据结构相匹配,这样就能够把两个应用数据放入到一个数据库.
（一）文书档案信息资源进行整合的重要性.在信息化的时代背景下,文书档案信息资源的占有率已经成为衡量单位综合实力的一个标准.文书档案的信息资源数量越来越多,面对文书档案信息的海量化和多元化,给查询工作带来了很多的不便.为了能够很好地让文书档案资源实现共享,将文书档案资源管理系统和其相关的系统进行集成和整合,争取让档案信息资源能够共享利用是很有必要的.
（二）文书档案信息化数据整合的意义.文书档案信息化建设数据整合能够实现文书档案信息的有效利用,改变文书档案管理的制度和管理流程.文书档案信息化建设祛除了传统的自顾自的壁垒模式,促进了信息资源的进一步开发与利用,也为以后档案资料的保存和传递打下了坚实的基础,最终实现了资源的共享.单位抓好了文书档案管理的工作,对于增加单位在社会的影响力也具有重大意义.
四、实现文书档案信息化建设数据整合的主要措施
（一）加强领导,提高认识.加快文书档案信息化的建设,要更新各级领导的知识领域,使文书档案信息化有一个明确的引路人.一个部门如果没有一名知识型的领导主管业务工作,文书档案管理现代化、信息化就是一句空话.各级档案主管部门要在提高领导的现代化管理水平方面多搞一些培训工作,改变现有领导群众的知识结构,以适应现代化管理的需要.努力把文书档案信息化建设作为一项重要内容,提高工作水平和工作效率、提高服务质量.
（二）建立文档一体化管理平台.为了做好文档一体化管理,要站在顶层设计的高度,围绕单位行政管理,以综合办公管理、规划计划管理、科技外事管理、人力资源管理、档案管理等应用系统为一体数据库, 最终目的是为了提高文书档案管理效率和服务水平.
1.综合办公管理：实现单位的无纸化、自动化和各相关单位之间的互联,加强相互间的信息互通和资源共享.
2.规划计划管理：制定全面合理、科学系统的指标体系,有机地建立各种信息的内在联系和传递渠道,完善相关应用系统,为规划计划工作提供管理平台和有力支撑.
3.科技外事管理：增强科技管理系统的网上、网下两种方式受理重点科技项目,提供信息采集、处理、检索、查询以及出国团组的申报、审批、出国管理等服务.
4.人力资源管理：提供人事档案管理、人力资源管理、工资保险福利管理、离退休人员管理和考勤管理等服务.
5.档案管理：完善档案管理系统,对各类文书档案、科技档案、图书资料、电子文件等进行统一的数字化管理与存储,各子系统之间可以信息传输和共享,以满足行政管理工作对历史档案信息的快速检索和分类查询需求.
（三）搞好文书档案数据库建设.数据库的建设应遵循三个原则：一是实用性原则,对馆藏的非电子档案,应先挑选珍贵的、与业务结合的紧密、具有严格的业务针对性的档案.系统的设计从最开始就应该适应于多种运行环境,而且还必须具有应变能力,以适应未来变化的环境和需求.系统必须保证实用,切实符合管理、决策、应用等各项业务和职能要求.二是安全性,依据《信息安全技术信息安全技术 信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T 22239-2008）中的管理要求而设计.“三分技术,七分管理”,管理制度是文书档案信息系统运行管理的根本保障.为了确保系统能够正常工作,应建立包括系统与数据库方面的规章制度、运行安全方面管理制度、信息安全方面管理制度等.三是标准化,信息的著录要严格按照国家档案局制定的《档案著录规则》（DA/T18—1999）、《归档文件整理规则》（DA/T18—1999）、《档案管理软件功能要求暂行规定》（档发〔2001〕6号）实施.
五、结语
伴随着科学技术的不断发展,对文书档案信息化建设提出了更高的要求,加快文书档案信息化数据整合,可以有效地解决档案管理中所产生的问题,进一步提升文书档案管理的效率.要做好文书档案信息化建设数据整合,不仅要加强领导、提高认识,也要认真研究、合理规划、配备人才；更要抓住机遇、加大投入、打好工作基础,使文书档案的管理水平迈上一个新台阶,为社会创造更大的经济效益和社会效益.
【参考文献】
[ 1 ] 刘光凤. 浅谈文书档案管理信息化建设[ J ] . 卷宗,2012（4）.
[2]鲁丽娟.关于文书档案信息化管理问题探究[J].东方企业文化,2012(02).
[3]黄岩.机关文书档案信息化管理工作探析[J].黑龙江档案,2012(2):122-122.
信息化建设论文参考资料：
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