原创《论高校人事档案信息化的必要性--以事业单位养老保险业务为例》
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摘?要：随着机关事业单位养老保险制度改革的启动,人事档案的重要性被提到了一个前所未有的高度.本文拟从高校人事档案信息在事业单位养老保险业务中的应用这个角度,探究提高人事档案信息化的必要性并提出建议,使其在高校的管理工作中发挥应有的作用.
关键词：高校?人事档案?养老保险
我国的机关事业单位养老保险制度改革以2014年10月1日为改革时点,从2016年开始在全国全面铺开.干部人事档案专项审核工作是从2014年开始在全国范围内全面展开的.人事档案的专项审核实际上为养老保险制度改革的实施奠定了一个比较好的基础,没有之前的干部人事档案审核工作,机关事业单位的养老保险制度改革也难以推进.
一、干部人事档案专项审核工作与养老保险制度改革的联系
（一）干部人事档案专项审核工作的重点
干部人事档案专项审核工作全面清查、整理了在职人员的人事档案.各单位的人事档案管理情况参差不齐、大相径庭,干部人事档案专项审核工作实际上是对各单位的人事档案管理工作进行了大清查,使杂乱的人事档案条理清楚、井然有序.专项审核的重点是“三龄两历一身份”,对每个人的出生日期、参加工作时间、入党时间（即年龄、工龄、党龄）、学历、工作经历（即二历）及身份进行认定.
（二）养老保险制度改革基础信息采集工作中主要信息
养老保险制度改革启动后,第一步需要办理的业务就是基础信息的采集工作.基础信息采集中有几个关键的信息：出生日期、参加工作时间、退休时间、工作经历.这几个信息要求必须填写准确,出生日期、参加工作时间、工作经历要求必须与干部档案专项审核专用的《干部任免审批表》中的信息一致.
（三）干部人事档案专项审核工作与养老保险制度改革工作的联系
养老保险基础信息中,对今后纳入社会保障体系的在职人员和改革后退休人员的养老金影响比较大的信息恰恰就是“三龄两历一身份”.对在职人员来讲,参加工作时间直接影响到视同缴费年限的长短,出生日期直接关系到退休时间,而这两个时点会直接影响到缴费月数的大小,从而影响到退休后所领取的养老金的多少.虽然事业单位人事制度的改革强调淡化身份、加强岗位,但对于机关事业单位中的女性来讲,身份决定着多大年龄退休,影响还是很大的.
二、干部人事档案管理水平对经办养老保险业务的影响
（一）在基础信息采集阶段严重影响了工作的进度、增加了工作量
从管理学上来讲,管理的层级越多,工作的效率越低.由于人事档案信息管理信息化水平不足,基础信息采集中所需要的信息难以集中取得,不但影响了工作的进度,也使工作量骤升,信息采集的准确性降低,不可避免为保证数据的准确性反复核查的重复性工作.
（二）在准备期工作阶段,人事档案管理水平直接影响工作进度
由于在准备期阶段需要从2014年10月1日起逐月做人员的变更,2014年10月1日之后退休的人员如果有上山、下乡、上学或工作后又读研究生等经历的人员都要求做视同缴费年限认定,从而确定其从参加工作至2014年9月30日期间的视同缴费年限.做视同缴费年限的主要依据就是个人的人事档案.档案管理的水平直接影响到视同缴费年限认定的进度,人事档案中如果缺少重要的证明材料,难以认定其视同缴费年限,此项工作将难以进行下去,进而导致养老保险准备期的工作停滞不前.
准备期阶段所需要报送的《养老保险待申领表》、《退休审批表》、《退休人员业务申报表》、《在职人员业务申报表》、新增的《在职人员基础信息采集表》等都需要填写大量的人事信息,而且有相当一部分信息是重复填写的,如果人事档案信息化水平较高的话,可大大减少重复性的工作,提高工作效率.
三、人事档案信息化建设的建议
第一,在智慧校园建设中充分考虑管理部门对人事档案信息的需求,把人事档案信息化建设作为智慧校园建设的一个重要部分,从顶层设计上解决高校管理中各层级管理人员、各项业务对人事档案信息的需求问题,针对不同的使用对象给予不同的使用权限,以保证数据的安全性.第二,建立和完善人事档案的管理制度,用制度保证个人档案中各项材料的归档工作“应归尽归”,不重不漏,明确各类资料的归档责任人,归档材料标准及信息化的具体要求,严抓制度落实,把该项工作作为绩效考核的重要指标,保证其能够常规化、制度化.第三,明确归档资料的标准、信息化的手段和要求.现在各级部门都在搞信息化建设,好象只要是把纸质的材料变成电子的保存到电脑里,开发个软件、建个网站就算是信息化了.人事档案信息化不只要是将纸质的材料变成电子的信息进行保存,还要将纸质材料上的信息变成能够利用的数据,能够为日常的管理、决策等服务,这就必须统一制定归档资料的标准,“得标准者得天下”,不仅适用于企业,也同样适用于人事档案的信息化建设.
机关事业单位的养老保险制度改革只不过刚刚起步,可以预见未来的改革步伐会越来越快,对人事档案信息的需要也会越来越多,目前人事档案的管理水平还远远落后于各项改革的需要,在大数据、云计算等各种技术高速发展的今天,人事档案管理需要做的还有很多.
参考文献：
［1］中华人民共和国档案法,1988［Z］.
［2］中组部.全国干部人事档案专项审核工作实施方案（组通字［2014］32号）.
［3］张丽娜.大数据时代高校人事档案信息化建设中的隐私权保护［J］.山西档案,2018（2）.
档案信息化论文参考资料：
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