原创《设备仪器档案管理工作》
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【摘 要】设备仪器档案是固定资产投资项目档案验收的一个重要组成部分,笔者对实际工作中设备仪器档案收集归档、整理组卷中遇到的常见问题进行分析,指出原因,提出切实可行的应对措施.
【关键词】固定资产；设备仪器；档案管理；问题；措施
设备仪器档案是指设备仪器在调研采购、开箱验收、安装调试及验收运维过程中产生的具有保存价值的各类文件材料,记载和反映了设备仪器的结构、性能、使用方法和运行保养的相关情况,对保障设备仪器正常运转和日后维修保养具有重要参考意义.
近年,国家对固定资产投资建设项目十分重视,高要求,高标准,下发了《国防科技工业固定资产投资项目文件归档要求和档案整理规范》（科工办〔2007〕161号）和《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》（DA/T28-2002）加强和规范项目档案管理,提出了“项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分.未经档案验收或验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收.”设备仪器档案是项目档案验收的重要组成部分,设备仪器档案的基础管理、完整性、准确性、系统性,不仅是设备仪器档案质量的保证,更直接影响项目档案验收评断,因此,良好的设备仪器档案管理工作尤为重要,它是设备仪器正常运行和项目顺利验收的有力保障.
一、设备仪器档案管理工作的常见问题
（一）文件收集不全.设备仪器档案记录设备采购、开箱、安装调试、验收等多个阶段的文件,各阶段职能部门不同,负责收集资料的档案员不同,没有统一管理,设备仪器从购置到入库周期长短不一,交替发生,导致移交到档案室时经常缺东少西,无招投标文件、装箱单、合格证明或说明书、验收报告,有的甚至没有任何随机资料,或者缺少后期设备仪器运行、维修过程文件等,完整性和系统性较差.
（二）文件质量不高.（1）归档文件不是原件.某些小型设备仪器,采购合同用传真方式签订往来,签订的合同份数少,用复印件代替；或者有些合同上签章不全、日期不填.这样的合同既不具备法律效率,也不符合文件归档要求.（2）归档文件的载体字迹不是耐久性材料.尤其是进口设备,纸张有复写纸、热敏纸材料,或者书写用圆珠笔、铅笔或红色水笔.（3）其他问题,如在文件上乱涂乱画、字迹模糊、外文资料未翻译等等.（三）设备仪器档案管理人员职责不明确.设备仪器档案产生于采购到入库的各个阶段,涉及到多个职能部门,各个部门之间有很多交叉的环节.在项目设备仪器管理档案问题上,各个部门档案管理职责不明确,当出现问题时,各个部门之间就相互推脱,推卸责任,采购部门、资产管理部门、设备使用部门各自抢占所需资料,缺乏统一管理机构协调各个部门各阶段的档案资料,容易造成档案的散失.
二、设备仪器档案管理工作问题的原因
（一）档案管理制度的执行力度低.档案室根据国家档案局十号令、《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）、《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》（DA/T28-2002）和其他相关标准规范,制定了本单位《设备仪器档案管理办法》,明确了各部门档案管理职责,设备仪器文件材料归档范围和保管期限、文件归档质量要求等等.但是执行力度低,落实不到位.
（二）档案员业务水平良莠不齐.一是档案员没有完全理解和熟练应用设备仪器档案管理制度中有关文件的收集、归档质量等要求.二是档案员往往身兼数职,档案工作意识不强,职责分工不清,把关不严格.
三、设备仪器档案管理工作问题的应对措施.
（一）加强统一领导、统一管理.设备仪器档案是固定资产投资项目档案验收的重要组成部分.应当加强统一领导,由资产管理部门牵头,协调各部门各阶段设备仪器档案的收集、积累、整理、移交至档案部门集中统一管理,防止文件散失,确保完整和安全.
（二）坚决落实设备档案管理制度.一是贯彻“三纳入”“四参加”等制度.执行将档案工作纳入企业规章制度及工作流程,纳入企业有关人员的岗位责任制,档案人员参加设备开箱验收落实部门档案管理职责的规定,各部门职责分工在制度中明确后,应当严格执行,不再推脱推卸责任,资产管理部门负责收集设备立项文件,如“设备采购请示、批复”等；采购部门负责收集设备采购文件,如“招投标文件、合同、技术协议”等；设备管理部门档案员负责收集开箱验收文件,如“开箱验收记录、随机资料、安装调试记录”并验收.在使用管理阶段,资产管理部门应协调设备仪器的使用部门,按合同办事,及时归档在设备的安装、培训、使用、维护等过程中形成的文件材料.二是落实设备仪器档案质量要求,各部门在收集文件时,要注意文件质量,如归档文件应为原件,签章齐全.对复印件应加盖证明单位公章,否则不收.注意收集资料的书写材料和自己是否符合档案保管要求,保证文件资料字迹清楚,纸张整洁,不在文件上乱涂乱画等.
（三）档案部门总结档案管理经验教训,加强业务指导.一是档案部门在收集、整理设备仪器档案时,发现不符合归档要求的,应及时向归档责任人和档案员指出问题并督促整改.二是完善设备仪器档案管理制度,细化管理责任、要求,制定实施细则.使各部门及档案员工作有章可循,规范设备仪器文件的收集、归档行为.三是加强业务指导,做好档案员培训工作,提高技能.将上级有关设备仪器档案收集、整理、归档的制度、要求,结合工作实际宣贯传达下去.多举实例,总结经验教训,改善设备仪器档案管理工作.
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