原创《门窗五金业的集中采购模式之》
本文是采购论文例文与门窗五金业和集中采购模式和探讨有关专科开题报告范文。
文/ 赵艳丰
针对门窗五金行业“繁琐、精度、多样、复杂”的特点,集中采购管理模式可以从根本上加强该行业企业对物料采购和生产供应工作的监管,降低采购成本、控制产品品质、发挥集中资源优势.
门窗五金行业的采购不仅有采购行业的一般特点,还具有该行业独特“繁琐、精度、多样、复杂”的特点.“繁琐”指的是门窗五金业主要采购的成品半成品多是非标件,采购金额不大,但是品类繁琐,很多需要单独开模具,而模具投入仅能供给特定市场或客户,不具有普遍性,造成采购品种增加,采购流程重叠.“精度”是因为门窗五金部件大多是冲压成型或者数控车削加工,技术要求很高,很多门窗的组合配件的公差要求甚至在0.05mm 以内,颇有用造火箭的技术来造饭盆的感觉,无形中增加了生产和采购的难度.“多样”指的是采购项目多样,各种门窗产品需要的配件众多,同时门窗产品更新换代迅速,也客观要求五金件不断更新变化,这也增加了采购和管理的难度.“复杂”是指采购产品的种类纷繁复杂,不少成品都需要大量常规和非常规零配件,由于钢铁、塑料等原材料的随行就市,导致五金材料和五金配件的波动非常大,一般会在3—6 个月之内调整,这无形中增加了采购的议价和管理难度.同时,国内不同的省份、城市有不同的零配件产品集群,这些地方集群生产的产品相对比较单一,这就造成了五金采购品种多样化和生产基地单一化的矛盾,采购、运输、仓储、质量控制等环节相应就会增加很多成本和难度.
鉴于以上门窗五金行业的特点,要通过一般常规的采购管理来大幅降低成本,是有很大的难度的.正是由于这个原因,长期以来,门窗五金企业的采购方式往往是漫天撒网式,无法将采购的产品形成规模化,无法体现集中采购的优势.为了最大限度开发采购管理在门窗五金企业中的利润贡献度,使企业在激烈的市场竞争中立于不败之地,探讨如何在门窗五金企业的采购活动中实现集中采购管理模式,就有着非常重要的意义.
案例分析
H 公司是全球领先的五金企业,主营中高端家具五金和门窗五金,目前在全球40 多个国家设有分公司,在中国设有3 家分公司,2 家设在珠海市,1 家设在上海市.目前H 公司的集团采购业务主要分为两大部分.第一是欧洲本土采购,包括西欧和东欧.主要采购一些数量不多但是不高的产品.第二部分就是中国区采购.主要根据集团总部以及各个分公司采购需求,从中国采购相应的成品半成品,出口到相应的地区.中国区的采购目前占到全球采购总额的50% 以上,主要是因为中国产品的低价、质优,以及原材料和人工优势.
H 公司的主营业务分为三大部分：即工业部门、专业部门和DIY 部门.其中工业部门主要针对中高端的大型门窗厂,多为自己欧洲工厂自主生产,拥有知识产权和专利技术,是整个集团的核心主打产品.专业部门主要针对高端市场,主要客户是自装的豪宅、办公楼、酒店等.他们拥有独立的设计理念和风格,很多产品为品,质量要求最高,定位很高.这类产品一部分是欧洲工厂自主生产和组装,一部分是欧洲名片加工厂拳头产品,品质可以保证.第三类是针对中低端的民用市场,即DIY 市场.这类产品的特点是品类繁杂,货值较低,品质要求中等,性价比要求高.此类产品在中国市场采购最多,本文的案例主要分析该类产品的采购问题.
H 公司作为门窗五金公司,在采购管理方面的主要特点是：1）采购物料种类多样,范围广.从螺丝、配件到门窗组件,无所不有.
2）单个订单采购品种多,单品数量不多,总货值不高,包装成本居高不下.
3）公司产品质量要求很高,区别于国内普通常规产品的质量要求.
4）由于降低库存成本的需要,订单一般都是按月份按时生成.但是由于终端客户对产品需求的多样性及更新性,虽然客户有部分下过订单的产品经常有返单,但是大部分产品续单率很低,有些产品甚至一年不下单.同时由于行业有很强的淡旺季需求差异,公司对客户的产品及订单虽然有预见性,但是公司的中心物流库一般都是租用,平均成本很高,不可能囤积大量库存,导致每月都有小量数额的订单产生.除了一些常规物料和大批量产品有一定的安全库存外,H 公司都在尽量压缩库存的数量和规模,订单往往以量少、频率高来维持客户的需求,这都增加了采购工作的难度.
5) 产品不复杂但是生产周期较长,相应的采购作业周期较长.由于采购的产品都是成品,只有少量半成品,上游生产单位需要进行精细的加工,在这个过程中,对供应商的管控的有效与否,将直接影响到未来交货产品的品质.而供应商的过程中管理将是非常必要,同时也是有相当难度的.另外,由于采购整体流程涉及到许多分公司和部门,需要一定的周期,因此,采购的周期就会被适当延长,不可控因素增多.
从以上几个特点我们可以得知：采购工作对于整个H 公司,尤其是面向零售市场的DIY 部门的运营过程有非常重要的意义.但是公司现行的采购管理模式是一般的、分散的采购管理模式,在五金件的复杂性面前,出现了采购效率低下,采购成本高,物料质量控制不够,交货期延迟等问题,严重影响着公司的信誉、生产能力和利润空间.
总的来说,H 公司目前的采购管理存在以下问题：
1）落后的采购手段导致变相增加成本
H公司主要采用分散采购的管理模式,即把大额的采购项目,根据地域等条件分割划分到不同的业务组,以提高相应的客户满意度为基本要求,化整为零.这样的模式便会产生很多交叉采购,同类产品会出现在不同的地区和不同的人员手里,不同的供应商也会相应得到同类的或者同样的产品订单,变相增加了采购次数.虽然很多流程管理都是由ERP 系统或者电脑系统完成,但是由于过分依赖系统,导致系统控制人工流程,无法对分散采购加以整合,导致采购业务整体的时间大大延长,影响了整个公司的生产效率.
2）机构设置重复,致使工作效率低下,影响利润率
H 采购中心部由众多采购组构成,它们是以不同的内部客户类型进行划分.采购组的基本结构是设置一名采购经理,负责该组全部采购业务的管理、控制及决策；同时设置数名采购员,各负责不同的地区的业务,管理不同地区的供应商.由于DIY 部门有直接面向终端客户的特殊性,其采购业务会直接与上游供应商联系,采购自己需要的物料和成品.不同客户会有同类别的产品需求,但是采购组却仅仅根据客户区分业务范围,会导致某一类供应商提供类似产品给不同采购组,组与组之间可能容易形成采购冲突,既有可能面临同样的问题,也可能面临同样的供应商,使得供应商也无所适从,重复工作严重.
例如,H 公司主要采购的物料包括五金冲压件、塑料件、包材等,这些主要物料因为采购数量大,采购频率高,不同客户需求不同等因素,同样的或者类似的产品经常会发到不同的采购组,相应的供应商也会收到不同采购组询价同一款产品.很多终端客户业务发生在很多地点,相同的需求就会经常出现,所以采购组不同,但是收到的询价往往一样,由于组与组之间缺乏沟通和协调,往往出现很多重复工作.
3) 采购业务独立性强,垂直管理,难于监管
由于各业务组之间没有交集,基本上是独立采购,垂直管理,具有绝对的控制权和话语权,掌握第一手排他型资料,使H 公司上层难于监控每个采购流程,很难找出采购环节中可能存在的漏洞或者人为造成的损失.
4) 享受不到量大价优的折扣优惠,使采购成本无法降到合理水平
H 公司原本总体的物资采购量巨大,具有很高的议价能力,但是被组织结构强行划分成了许多的分散的、小数额的采购业务.同时由于产品纷繁复杂,单品总价不高,供应商众多,无法对供应商产生足够大的吸引力,也就不能形成稳定乃至战略性伙伴关系,致使各组的采购业务无法做到大批量采购可以获得的优惠及品质保证、供货稳定、付款条件等.
总之,H 公司采用的分散采购管理模式和小组采购的经营结构,容易使整个公司的采购管理工作混乱,出现大量重复工作,浪费人力物力,效率不高.虽然可以快速反应,但是于公司整体战略无益,不能体现集团公司集中采购的优势,削弱了公司的核心竞争力.
解决方案
采购组织的调整
相对于之前分散的采购管理,集中采购管理模式可以有效改变目前H 公司采购业务的现状.集中采购要求综合考虑各个采购组之间的结构优化问题,消除各部门间、人员间的重复工作、无效沟通,按照产品类别整合不同客户的需求,同时整合企业内部的需求,使得每次的订单数量都具有较大数量和规模,再整合企业的供应商资源,利用优势将供应商逐一考评,筛选出合适规格、合适数量的供应商,建立良好的合作关系,实现互惠互利的双赢局面,从而实现供应链的和谐发展.
集中采购管理模式可以从根本上加强H 公司对物料采购和生产供应工作的监管,降低采购成本、控制产品品质、发挥集中资源优势,建议该公司在组织结构和采购流程上应进行以下重组工作：
1）将所有的采购分公司合并为一个采购中心,保留采购组的建制,但是按照产品类别来划分组,区别于以往按照客户来划分组,采购组针对不同的物料和产品类别,集中管理供应商和采购业务.比如可划分成如下组别：塑料配件组、玻璃配件组、金属木器组、原料组、包装组等,再按照采购的地域将小组划分为南方采购和北方采购,具体产品的采购活动应落实到每个组员的头上,并绑定其绩效考核.
2) 合并后的采购组依然延续之前的内部结构,每组继续保留一名采购经理,采购经理负责对整个采购组的管理和协调,包括工作的开展、人员的管理、所负责物料采购申请的审批.
3) 每个小组内部人员之间增加团结,实现资源和信息共享,互相沟通合作.要知道,集中采购模式不是一个孤立的管理模式,而是一个系统化的工程,构建集中采购模式既要从企业内部入手,又要关注企业外部环境.在企业内部,必须发起由上而下的变革,需要以理念变革、管理变革为前提,从公司上层到公司基层都要宣传这一管理理念,使人人都能够充分认识到集中采购模式对于公司的重要意义.在企业外部,需要和供应商建立密切沟通,充分取得供应商的理解和支持,达到双赢的局面.
采购流程的改进
基于H 公司目前的采购模式和在实际工作中存在的问题,可以在原有采购组织调整的基础上,进一步对公司的采购流程进行改进,包括对人员的整合,对部门的精简,以使采购管理更加专业化、集中化.
1）集中采购模式关注的重点不仅仅是以各种优势来实现采购效率,而且关注成功实现采购的后续流程,这就需要现代化的信息管理技术提供支持.建议H 公司开放ERP 采购流程,使其他各部门可以分享流程和结果,同时可以随时监督流程运转情况,使企业的内部流程管理走上一个新的台阶.
2）进一步减少流程中的控制环节,提高流程的运转速率.集中采购不仅集中产品,而且集合采购部门和采购流程,减少了其他部门人员的控制环节,但要注意,这种集权式的采购容易出现不透明和腐败,所以加强对集中采购的重点环节的监管力度,对于保障集中采购的健康发展有重要作用.
3）在集中采购模式下,产品管理和采购过程要更加注重信息流的畅通无阻,采购物料和服务要更加透明.采购员可以通过系统内部查询,取得所需的产品的任何数据,或者可以直接归类到相同的既有项目上,将同类的物料或产品迅速匹配到对应的供应商,因而可以实现规模化的集中采购.这样做,既可以通过集中采购来加强和供应商的谈判议价的筹码,同时又提高了工作的有效性,可以大大缩短采购业务的整体周期.
总的来说,集中采购管理模式,将是未来门窗五金企业越来越多采用的管理模式,它能够体现门窗五金业采购管理的发展趋势.集中采购能帮助企业有效解决原来零散采购面临的采购控制力差、采购规模化不高、运营管理不善的问题,从根本上提升企业的供应链管理水平,发挥企业的核心竞争力.但是要注意,集中采购模式的实施不是一次性的行为,而是一个长期、循环往复的过程,不能一蹴而就.门窗五金企业需要在具体实施过程中不断调整、不断更新,同时在立足自身的前提下,充分整合集中采购模式的优势,使其发挥更大的作用.
采购论文参考资料：
上文结束语,本文是适合不知如何写门窗五金业和集中采购模式和探讨方面的采购专业大学硕士和本科毕业论文以及关于采购论文开题报告范文和相关职称论文写作参考文献资料。
