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《电子文件的保护工作》

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摘要：现代的各个领域中,电子文件都挥着重要的作用.由于电子文件具有开放性的特点,所以应用范围较大,同时也会面临安全问题.为了确保电子文件信息的全面、真实、可靠,就要采取必要的保护措施,以使电子文件更好地发挥凭证作用.本论文针对电子文件的保护工作进行研究.

关键词：电子文件信息安全保护工作

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1003-9082 （2017） 03-0010-01

引言

信息技术的进步,使得文件电子化处理.相比较于纸质文件,电子文件具有传递便捷的特点,而且信息记录及时,能够以多种文件形式保存而不会受到环境局限.但是,电子文件在被广泛应用的同时,也会面临信息安全问题.为了保证电子文件信息真实而完整,就要采取有效的保护措施维护电子文件安全.

一、对电子文件载体所采取的保护措施

1.要正确使用电子文件载体

1.1 保证电源稳定

电子文件信息由计算机保存,所以保证电源稳定,不可以出现频繁启动和关机的现象,以避免硬盘驱动器被破坏,而且频繁地关机、开机,还会产生瞬时的强电流,很容易使计算机芯片被烧坏而导致计算机系统无法正常运行,硬盘中的文件也失去使用价值.

1.2 减少光盘的使用次数

光盘处于运行状态,激光就会扫描光盘上锁记录的信息,同时光盘对激光所释放的热量加以吸收,导致光盘材料出现蒸发、降解、分解、变色等问题,缩短了光盘的使用寿命[1].使用中的光盘正高速旋转,不可以强行弹出,以避免光盘擦伤.

2.对环境温湿度有效控制

在温度介于15 摄氏度至27 摄氏度,湿度为50%左右的环境中,磁性载体可以得到良好的保管.最佳保管环境为,温度18 摄氏度,湿度40%.保证环境温湿度稳定,变化的幅度不可以过大.

3.做好防尘工作

存储电子文件环境内要做好防尘工作,包括机器、光盘、磁盘等都能都要做好清洁处理.对光盘的使用中,要避免用手接触读写面,磁盘索引孔也不可以用手触摸.当这些电子文件载体用完之后,要放到盘盒中,以避免信息面遭到磨损.

4.避免受到磁场干扰

电子文件属于是磁性载体,对磁场效应具有很高的敏感度,因此,电子文件要与磁场保持一定的距离.通常电子文件与磁场的距离要超过80 毫米.存储电子文件的库房不可以在磁场附近,诸如高压线、变压器的周围都会产生磁场,就需要做好隔离工作.对于软磁物质,诸如镍铁合金、软铁等等,都要采取必要的技术措施屏蔽磁场,特别要重视隐蔽磁场,使用测磁设备对磁场进行测定,以对电子文件采取相应的防护措施.

5.避免光线照射

光线对电子文件的危害是非常大的.为了保证电子文件不会遭到破坏,就要采取光线隔离措施,避免光线直接照射到电子文件上而导致电子文件变质.储存电子文件的房间,无论温度,还是湿度都要符合有关规定[2].要定时地通风换气,以避免室内空气不良而影响电子文件的质量.保持室内空气清洁,为电子文件塑造良好的存储环境.

二、电子文件信息所采取的安全保护措施

1.确保电子文件保护发挥作用

确保电子文件保护发挥作用,将相应的安全管理制度建立起来是非常必要的.对安全硬件技术和软件技术的管理规范进一步完善,从法律的层面予以维护.电子文件的形成阶段、处理阶段、文件信息传输阶段、文件资料的积累和整理阶段,以及对电子文件的保管阶段,都需要将安全保护工作渗入其中.应用技术规范和安全管理制度约束工作人员的行为,可以保证电子文件得到很好地保护.

2.采用信息加密技术对电子文件予以保护

采用信息加密技术对电子文件予以保护,也可以采用数字水印技术、指纹编码技术对文件信息实施保护.对电子文件采用加密技术,就是将文件信息经过技术处理后将有关数据转变为不可识别的乱码,之后用相应的技术处理方式对信息数据进行还原.数字水印技术是将图像、视频、文本、声音等宿主信息进行处理后,添加一些数字信息的水印,从而达到保护的作用.采用指纹编码技术,就是将不同用户的指纹数字信息产生交集,如果存在合谋攻击情况,就保留合谋用户指纹数字信息之间的相同内容,将部分叛逆者确定下来.

3.对电子文件要采用数字签名技术

数字签名就是电子文件的存储是将文件信息转化为数字信息并在网络上传输.所谓的“数字签名技术”,就是电子文件使用者要验证身份合格后才可以使用[3].文件的传输、接收和使用,都要采用数字签名技术,保证电子文件合法使用.

4.将防病毒机制建立起来

对电子文件做好防病毒工作是非常必要的,以避免电子文件信息遭到恶意破坏.将防病毒机制建立起来,可以安装杀毒软件,并进行及时更新,对计算机病毒具有一定的防御作用.很多的计算机病毒都是随着下载文件发挥病毒作用的,所以,不可以随便下载信息.对于计算机所安装的存储设备,诸如光盘、硬盘、软盘等等,都要经过杀毒后才可以使用.值得重视的是,如果计算机所保存都是非常重要的文件,就不可以联网,以避免文件遭到病毒攻击.

5.对电子文件信息要做好备份

为避免电子文件信息丢失,就需要做好备份工作,已保障电子文件信息的安全.目前电子文件信息的备份方式以本地备份为主,根据需要辅助使用网络备份.为了保障电子文件备份工作规范有序,且具有时效性,就需要将订备份管理制度制定出来.电子档案的载体是可以变化的,而且不具有稳定性.要对电子文件进行备份,就需要定期地对电子文件进行备份.电子文件是需要长期保存的,对备份工作实施有效管理,还要将多套备份建立起来.不同类别的电子文件要分开保管,以避免电子文件载体破坏而导致文件损坏.所以,电子文件要采用多种形式备份,做到电子文件备份,相应的纸质文件同样要做好备份工作.

结束语

综上所述,电子文件具有便于使用和储存的特点.但是,由于电子文件是开放性的,如果没有采取适当的技术保护措施,就会导致文件破坏或者丢失.特别是存储电子文件的载体如果安全可靠性不足,就会影响到文件信息的质量.这就需要对电子文件采取必要的保护措施,以使其功能性得以发挥,文件信息有效利用.

参考文献

[1]周荃.电子文件信息安全保护问题研究[J].兰台世界,2016(18)：10—12.

[2]赵学.电子文件管理系统中的信息安全保障研究[J].机电兵船档案,2015（01）:75—76.

[3]于涛.电子文件与电子档案的保护[J].档案管理,2013(02)：56—57.作者简介：袁毅胥,男,（1961.9-）,湖南隆回高坪人,讲师,研究方向嵌入式系统的应用研究.

工作研究论文参考资料：