原创《信息化环境下招投标档案数字化管理的》
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【摘 要】就招投标档案而言,它是工程档案建设工作中的重要组成部分,它主要依赖信息化环境,但也逐渐向着数字化的方向发展,并已取得了一些成绩.本文主要是从信息化环境的角度来对招投标档案的数字化管理进行分析,并对其提出一些创新方法,以供相关工作人员参考以及促进其管理工作有效施行.
【关键词】信息化环境；招投标档案；数字化管理
在建设工程的进行当中,要以招投标的方式选择信誉高、质量高的承办商,而在招投标中形成的资料就是所谓的招投标档案,因为这些资料本身的价值较高,所以必须要对这些档案妥善地保管,以保证招投标档案能够完整,以及更好地发挥出招投标档案的重要作用,在经济建设和社会发展中更好地发挥出作用.一直以来,我国的档案主要是纸质档案,招投标档案也是,但在信息化技术的快速发展下,招投标档案开始利用计算机技术,把纸质档案改进为电子文档.而对于招投标档案数字化的管理来讲,其难度比较大,需要对管理方式进行创新,以满足招投标档案在数字化管理方面的需求.
一、招投标档案在数字化管理中面临的挑战
在信息化时代,招投标档案逐渐向着数字化发展后,档案的管理效率又得到了有效提高,也可以更方便地利用档案了.但是,招投标档案逐步走向数字化,也面临着不小的挑战和压力.首先是档案的管理人员还没有对自身的传统思想进行改进.受到信息化环境的影响,传统档案无法和数字化管理的科学性和先进性相比,不管是收集方式,还是管理方式等都得到了较大的改变,但由于长期受到传统思想的影响,会本能地对档案数字化产生抗拒,这不利于档案数字化管理工作的有效开展.其次,当前招投标机构的一些配套设施严重不足,根本不能够符合招投标档案的数字化要求.又因为只是面对档案的管理部门进行软件开发,这也就致使档案的信息系统缺少规范性和统一性.最后就是档案的管理工作中没有统一的标准和规范,这也是档案数字化处于较低水平的主要原因,存在这样的问题就不能满足档案管理在信息化环境中的发展要求.另外,招投标机构的技术人才较少,而且人员的信息化水平不高,也就制约了他们对数字化设备正确的操作,导致数字化优势不能更好地发挥出来.
二、招投标档案数字化管理的创新
(一)对管理的创新.随着科技水平的提升,社会的进步,人们对利用档案信息的要求也更高了.比如招投标档案,有企业诉求到招标单位,可以浏览在该单位过去的招标文件和记录的话,企业愿意支付费用.因此,要在管理上考虑到企业法人和个人的要求,而在理念上不要把档案当成包袱,它是可以创收的.之前利用介绍信来查阅非保密档案,现在就可以使用信息网络这个平台,以及使用电子商务的交易方法,在加上身份验证,用户浏览网站就像网购一样简单.
(二)对技术的创新.要充分利用物联网、云计算等技术对档案数字化进行创新.以云计算为基础的档案数字化管理系统是由云计算的应用程序、计算机的专用网络以及信息安全的设备等一些构成.可以利用互联网技术把纸质档案和电子档案进行结合.而数据挖掘以及分析技术,给档案信息化的增值服务带来了更多的想象空间.而且,招投标双方可以在历史文件库里查到相似的案例,这对理解招投标文件、组织招投标工作都具有重要的促进作用.
(三)对流程的创新.要想使招投标工作、档案的管理工作和数字化技术进行结合,就需要标准的流程.虽然已有标准在电子招投标中约束了归档,但依然是大框架的要求.实际工作中,档案工作大多数由相关人员进行整理.对流程进行更新,将招投标工作中活动的记录文件都作为档案的组成因子,随时归档、自动操作,当招投标实际已经完成时,归档工作就会自动完成.程序不需要依赖人工、依靠程序来完成,也就减少由人为因素引起的错误,提升了效率.不仅要考虑到招投标内部机构的归档和电子招投标的结合,还要考虑到各个部门和机构的档案数据统一入库,这就是招投标档案的数字化管理中体现出的标准流程.
三、结束语
由于信息化环境的发展,信息网络让我们感受到了全新的体验,能够把不同类型的操作系统和终端进行连接.而且在这种环境中,招投标档案的管理也使用了信息化的管理系统,有效地提升了招投标档案的管理效率,通过现代的数据技术,把招投标数据进行集中,使管理工作更加方便.另外,招投标数据的备份和多份布放等使数据更加的安全.这都使招投标档案在社会经济的发展中提供了更充足的保障.以上就是本文以信息化环境为基础,对招投标档案的数字化管理进行的全部分析,找出了其中的突出问题,并提出了这些创新意见,以供相关工作者参考.
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