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《基于企业ERP软件系统的企业内控管理》

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摘要：本文针对基于企业 ERP 软件系统的企业内控管理,结合理论和实践,在简要阐述 ERP 软件系统和企业内控管理之间关系的基础上,分析了 ERP软件系统对企业内控管理的重要性和基于 ERP 软件系统内控管理中存在的问题,并提出相应的解决措施.得出在企业内控管理中应用 ERP 软件系统,既能提高企业内控管理的效率,又能降低企业经营管理成本的结论,希望对相关单位有一定帮助.

关键词：ERP 软件系统；内控管理；重要性；方法

企业内控管理贯穿于企业经营发展的全过程,大量实例表明,有效完整的内控管理,不但能提升企业资源的利用率,而且还能及时发现企业在经营管理中存在的问题,降低经营风险损失.发展至今,我国已经基本具备了较为完善的内控管理理论框架,但在全球经济一体化的背景下,市场环境不断变化,企业内控管理仍然存在一系列问题亟待解决,因此,本文基于理论实践,对基于企业 ERP 软件系统的企业内控管理做了如下研究.

一、 ERP 系统和内部控制

所谓 ERP 系统指的是企业资源计划,也就是通过应用计算机信息技术和先进的企业管理思想以及科学技术,为企业持续稳定的发展提供一个信息化管理平台.总而言之,ERP 系统就通过计算机自动化控制管理系统,对企业物资和资源进行全方位管理和控制,实现企业内部资源的共享和协同,以便最大限度上提高企业资源的最大化利用,并对瞬息万变的市场做出正确的反应,提高企业决策的合理性和科学性,从而提高企业的市场竞争力.

二、 ERP 软件系统对企业内控管理的重要性

( 一 ) 有利于及时掌控企业成本运营状况

研究表明,ERP 软件系统可以根据标准成本体系预计的成本标准进行采购,同时也可以在企业产品形成过程中,根据相应标准成本对产品生产过程进行全方位控制[1] .能够随时显示出企业运作成本的具体数额,发现超出成本预算及时纠正,并找到引发成本超出预算额的原因,及时制定相应的解决措施,避免同样的问题第二次发生.

( 二 ) 有利于提高企业内部财务控制的能力

通过 ERP 软件系统,可以把企业经营的各项成果,通过数据和图表的方式,直观清楚的展现在领导者面前,为企业发展战略方针的制定提供数据依据.财务部门可以通过 ERP 软件系统对企业经营的各项数据和信息进行及时、完整、真实的核算和监督.不但能实现企业物资流、资金流、信息流的有机统一,而且还能促进企业财务部门实现从核算到管理的转变,同时还可以帮助财务部门及时掌控企业各个部门和科室资金的周转情况.

( 三 ) 有利于提高企业内控管理水平

大量应用实例表明,ERP 软件系统具有数据信息处理速度快、可以实现数据共享、存储容量大、查询方便等优势.企业通过应用 ERP 软件系统可以及时对企业经营管理中面临的风险进行定期评估,并掌握企业在内控管理中存在的问题,并提出科学合理的整改对策,从而实现逐步提高内控管理水平的目的[2] .

三、 ERP 软件系统在内控管理中运行时存在的问题

( 一 ) 企业没有充分认识到 ERP 的重要性

很多企业认为 ERP 仅仅是财务管理部门的工作,并没有充分认识到 ERP 软件系统是一种集计算机技术、企业管理理念、基础数据等为一体的先进管理模式,没有根据企业具体情况,来引进相宜的ERP 软件系统.

( 二 ) 缺乏使用 ERP 软件系统的经验

我国 ERP 软件系统研究的引入的时间比较短,在具体应用过程中缺乏行之有效的经验和启示.也没有组建相应的技术人员攻克 ERP 软件系统在应用时存在的难关,缺乏高素质人才.具体而言,主要体现在以下几个方面：第一,ERP 软件系统在具体应用时,需要极高的技术含量和硬件设备已经软件技术,主要原因是我国信息技术相对比较落后,导致 ERP 软件系统的应用一直难以取得突破性的进展；第二,为确保 ERP 软件系统正常使用,需要完善科学的规范和制度的支持,但这些都是我国企业所欠缺的；第三,企业内部和外部环境影响 ERP 软件系统实施效果.

四、基于 ERP 的制造企业内部控制完善对策

( 一 ) 借助 ERP 系统集成化,优化企业内部控制

ERP 软件系统在具体应用过程中,要把企业所有的经营业务当做一个环环相扣的供应链条,从企业产、供、销等多个环节入手,才能实现对企业人力、财力、物力的全方面空控制,也是实现企业业财一体化发展的主要途径.促使企业内控管理中处处可以体现企业经者和管理者所需要的内控思想.比如：某公司一家外资企业,在我国拥有两家子公司,属于生产制造机械器具的企业,并具有良好的售后服务.在 2015 年,该企业总资本为 1.5 亿人民币,净资产 1.2 亿元人民币,该公司的业务不断发展,规模逐渐变大,在内控管理中存在的问题日益暴露,由于缺乏使用 ERP 软件系统的经验.大致企业内控管理的效率比较低,市场信息获取和发布比较缓慢,造成存货大量浪费等各种问题,于是引进了 ERP 软件系统,有效改善了企业发展现状,ERP 项目实施的过程控制,我们要根据项目的目标,分阶段的实施控制,项目负责人在项目的实施过程中,应该及时了解各个职能部门的项目进度情况,并根据反馈的结果进行宏观调控.

应用实例表明,通过 ERP 系统集成化的特性,可以很大程度提高企业内控管理的工作效率,促使信息和业务相互结合,以事前预防和事中检查为主,事后总结纠正为辅来控制各项经营风险.

通过借助 ERP 软件系统具有极强的集成性,还可以及时收集企业在经营管理中的各项业务数据,并及时传递给财务部门,实现了物流、资金、信息的全方位控制.企业在经营管理中借助 ERP 系统集成化的特性,可以帮助企业财务部门实现以会计人员为主会计控制向全员为中心的全面内部控制的转变,很大程度上提高企业内控管理的效率和质量[3] .

( 二 ) 借助 ERP 软件管理系统,固化内部控制管理流程

要对企业原有的业务流程进行重组,用信息化替代原有的人工控制.这种重组不是简单的将 ERP 信息系统加入到企业生产运作,而是对现有的企业运作模式进行重组,使之与 ERP 系统融合,使原来的手工操作信息化,使原来的结果控制转化为系统技术控制,建立通畅的交流渠道.应用实例表明,在 ERP 软件管理系统的背景下,内控管理需要贯穿企业经营发展的方方面面才能发挥出应用的价值和作用.简而言之,内控管理体制的完善和实现,也就是企业业务流程的在建和执行.所以,企业在应用 ERP 软件系统前,必须先进行业务流程重组,这一点也是衡量其内控管理水平的主要指标,使原来的手工操作信息化,使原来的结果控制转化为系统技术控制,建立通畅的交流渠道；另一方则是将企业的信息数据与 ERP 系统接轨,要求企业实时将各种数据输入到ERP 系统,运用信息化设备对数据进行收集和传递,减少人为的干预,在提高数据收集效率的同时提高 ERP 对企业内部的控制.

( 三 ) 根据需求合理选择 ERP 系统,有效地降低 ERP 的实施风险

企业在准备实施 ERP 系统之前需要先调查分析以下问题：第一,理清企业当前亟待解决的问题是什么,实施 ERP 管理后是否能有效解决这些问题；企业在财力、物力、人力方面是否足够强大以支持ERP 的实施,相关技术人员或管理人员的素质是否足够高以至于能保证 ERP 系统的有效实施；第二,最基础的管理工作流程是否已经符合管理原则,有关技术性的问题是否能够自行消化,ERP 安装前后是否需要专门的咨询公司或技术公司配合等.企业如果能够正确掌握企业管理现状中存在的问题,并在合适的时机引入ERP 管理将会使各项风险大大降低；第三,选择 ERP 系统软件,要尽量选择经过实际验证的成熟的技术软件,并根据企业各技术人员和管理人员的素质水平决定是否选择相应的咨询服务,如此可有效地降低 ERP 的实施风险.

五、结束语

综上所述,本文结合理论实践,深入研究了基于企业 ERP 软件系统的企业内控管理,得出以下几点结论：

( 一 ) 近年来,ERP 软件系统愈发成熟,在企业经营管理中各个方面都得到良好的应用,大大提高了企业内控管理的效率和质量.

( 二 ) ERP 软件系统在控制企业经营成本、提高企业财务控制的能力、提高企业的管理能力等方面皆有非常重要作用,所以,企业在经营结构治理和完善中,必须高度重视 ERP 软件系统的作用和功能.

( 三 ) 将 ERP 系统运用到企业内部控制是内部控制制度进一步完善的标志,企业在这一系统运用过程中,应注意权衡利弊得失,才能充分发挥 ERP 系统和内控管理的作用,为企业持续稳定的发展提供基础保障.

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