原创《高职院校合同管理业务流程与风险防控分析》
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摘 要：高职院校合同业务控制作为高职院校内部治理的重要内容,在优化流程、降低风险、提高效率等内部控制方面发挥着重要作用.文章从合同管理业务流程方面进行分析,提出了合同业务控制关键环节的风险点和防控措施,为高职院校合同管理业务控制提供理论依据.
关键词：合同业务 流程分析 风险防控
中图分类号：F233
文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2018）10-214-02
一、引言
合同是学校作为独立的民事主体在参与社会经济和民事活动中与其它平等主体的自然人、法人或其它组织之间为明确双方的权利义务关系所订立的书面协议.它是维护当事人合法权益,维护社会经济秩序,促进学校健康发展的法律保障.合同管理作为高职院校治理的重要管理内容之一,在学校发展、教育教学、科研事业等活动中发挥着重要作用,做好合同业务控制,其主要目标是明确合同业务流程,检查、分析和评价合同管理业务中的薄弱和关键环节,采取有效的控制措施,防止诉讼、违约、变更等各类风险的发生,促进合同有效履行,切实维护学校的合法权益,避免法律风险、为其他经济活动提供支持,从而提高管理效率和内部治理水平.
二、合同管理业务流程分析
合同管理业务一般经过合同策划、调查、谈判、文本拟定、审签、履行、验收、结算、整理归档等环节.可以划分为三个阶段：合同订立阶段,包括合同调查、谈判、文本拟订、审核与评价、签订等程序；合同履行阶段,包括合同履行、补充、变更、解除、资金结算、纠纷处理等程序；合同登记归档阶段,包括合同登记、归档等程序.合同管理业务流程如图1所示.
三、合同管理业务流程风险及防控分析
学校在合同管理的各个环节中均存在一定的风险.按照合同管理业务流程来进行风险分析,可分为合同订立阶段的风险、合同履行阶段的风险、合同登记归档阶段的风险.
（一）合同订立阶段的风险
合同订立阶段的风险主要有调查风险、谈判风险、文本拟定风险、评价与审核风险和签订风险等.
调查风险主要表现在忽视被调查对象的主体资格审查,未调查或未履行恰当的调查程序,致使合同履行存在风险,学校利益受损.控制此类风险的主要方法是建立合同调查报告制度,建立牵制和复合机制,慎重选择调查成员.
谈判风险主要表现在对合同重大问题上做出了不当让步,导致学校利益受损.控制此类风险的主要方法是建立谈判联席制度,组建一支综合素质高、经验丰富、专业性强的专家团队参与合同谈判.同时,要建立责任追究制度,对谈判过程中的提出的重要意见和建议,要做好书面记录,作为责任追究的重要依据.
文本拟定风险主要表现在合同内容可能存在表述不完整、不严谨,容易导致重大误解；合同内容违反国家法律法规或有关政策,在合同文本拟定中故意隐藏重大疏漏,导致学校利益受损.控制此类风险的主要方法是采用标准合同文本,订立书面合同；重大经济合同应聘请法律顾问和第三方技术专家进行审查.
评价与审核风险主要表现在合同审查人员因专业水平或工作态度等原因导致审查不细致,未能发现存在的不当内容和条款,可能使学校面临诉讼的风险或造成经济利益受损.控制此类风险的主要方法是建立合同会审制度,合同管理部门、招标管理部门、业务部门、财务管理部门以及法律顾问联合审查,实施合同管理责任追究制度.
签订风险主要表现在越权签订,合同专用章管理使用不当,合同被篡改等.控制此类风险的主要方法是对各类合同的签订提出签署程序和划分权限；加强和规范合同专用章的管理与使用；采取使用防伪印记、加盖骑缝章等措施,防止合同被篡改.
（二）合同履行阶段的风险
合同履行阶段的风险主要有合同履行情况监控风险,合同补充、变更或解除风险,合同价款支付风险和合同纠纷处理风险等.
履行情况监控风险主要表现在合同执行主体未严格恰当地履行合同中约定的义务；发现存在的风险未能及时采取措施,纠纷处理不当导致学校利益受损.控制此类风险的主要方法是明确相关责任人在合同履行过程中的责任；建立合同履行调查制度,定期检查分析合同履行情况及效果；制定应急预案,对无法继续履行的合同,要及时采取措施,降低学校损失.
补充、变更或解除风险主要表现在未按照规定程序办理合同的补充、变更、解除,使学校利益受损.控制此类风险的主要方法是建立合同履行监督审查制度,对需要进行合同补充、变更或解除的要及时进行报告和审查；对未及时报告和审查造成的损失,及时提出索赔.
价款支付风险主要表现在未按照合同规定的期限、金额和方式付款,可能导致学校经济利益受损或面临诉讼的风险.控制此类风险的主要方法是要建立合同管理信息系统,及时跟踪合同履行情况,在临近结算期限时及时提醒财务部门；合同承办人员应按照财务部门的有关规定收齐相关凭证资料,办理资金结算手续；财务部门对合同条款和结算申请资料进行审核；对未能正常履行合同约定的或应签订而未签订有关合同事项的,财务负责人应及时向学校负责人报告；合同业务主管部门应经常性的同财务部门核对,及时根据合同履行情况办理价款支付和账务处理,确保按合同约定及时结算相关价款.
纠纷处理风险主要表现在合同订立、履行过程中,对出现的合同纠纷问题处理不当、不及时,导致学校利益受损,损害学校形象和信誉.控制此类风险的主要方法是建立合同纠纷处置制度,明确人员责任；对发生纠纷的,应及时与对方进行商谈,商谈一致的,双方应签订书面协议予以确认；无法协商解决的,应及时向学校负责人报告,按照合同相关约定选择仲裁或通过其他法律程序解决.
（三）合同登记归档阶段的风险
合同登记归档阶段的风险主要有合同登记阶段的风险和合同归档阶段的风险.
登记阶段的风险主要是对合同文本及相关资料的登记和保管不善,导致合同文本及相关资料发生丢失,影响合同的正常履行.控制此类风险的主要方法是合同归口管理部门派专人定期对合同进行统计、分类、登记；建立合同文本分类编号制度；合同终结应及时办理销号和归档手续；规范合同的流转、借阅及归还程序.
归档阶段的风险主要包括因合同管理不慎,发生丢失或存在泄密现象,合同被滥用等情况.控制此类风险的主要方法是明确合同管理人员的职责；规范合同资料的归档范围、借阅审批、归还手续等有关要求；经常性地对合同档案的保管情况进行检查,建立责任追究制度.
四、结语
高职院校由于合同种类和所涉及的部门繁多,需要对合同管理进行全面系统的规划,建立完善的合同管理体系,重点在合同风险意识、合同管理流程、合同风险管理制度、合同管理人员配备和合同管理信息化等方面着力加强,有效控制合同管理风险的发生,更好地实现合同目标,降低合同风险造成的损失,为高等职业教育的发展提供保障.
参考文献：
[1] 赵丽生.高职高专院校治理.北京：经济科学出版社,2016
[2] 中华人民共和国合同法
[3] 行政事业单位内部控制规范（试行）（财政部财会〔2012〕21号）
[4] 关于全面推行行政事业单位内部控制建设的指导意见（财政部财会〔2015〕24号）
（作者单位：山西机电职业技术学院 山西长治 046000）
[作者简介：赵凯(1983—),男,山西机电职业技术学院经济师,主要研究方向为高职院校内部治理、人力资源管理、社会保障等.]
（责编：若佳）
业务流程论文参考资料：
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