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《无纸化办公推动中小企业管理探究》

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引言

科学技术飞跃发展的今天,在网络飞速发展的催化之下,越来越多的企业选择无纸化办公来替代传统的管理模式,美国未来学家阿尔温·托夫勒在《第三次浪潮》里预言：“后工业社会必然进入无纸化办公的时代”,然而,中小企业作为一个民族、一个国家商业及工业的重要构成,伴随着无纸化办公迎来了新的挑战和机遇.有关调查发现,72.4%的企业希望通过信息化加强管理水平,而无纸化办公则是信息化的一种具体表现形式.但是,中小企业信息化投资周期长、目标不明确、落实困难等,往往缺少改革的动力.因此,如何快速寻找可借鉴的最佳的管理实践,是中小企业管理信息化的基本出发点.

一、中小企业管理中普遍存在的问题

（一）缺乏战略思维,不能立足长远.中小企业由于规模较小,对于目标的不够明确,或者已经了目标,但没有对具体细节和周期做出明确的执行方案.此问题导致员工完成一项工作后并不能明确未来的目标,或者说,目标已经确立,而我们并不知道怎么去实现.人心涣散,企业缺乏凝聚力.

（二）经济管理意识淡薄,缺乏创新思维与能力.在现阶段中小企业的发展过程中,我们不难发现,“循规蹈矩”是一个企业停滞不前的一个很重要的原因.而影响创新思维的二大知名要素：

1.惯性思维.一般来说,随着年龄的增长,会剥夺我们对待事物的积极性,对于工作也是如此.在一个中小企业工作,就像在生活一间密闭的小屋里,在可接触到的有限及舒适的环境中里会逐渐抹杀我们的创新能力和对新事物的适应能力.

2.戒备思维.世界上很多事情都需要有一种平衡的力量,比如外汇市场,我们会有做多和做空两股力量.而我们对于创新也是如此,通常我们心里会产生两种力量,在创新与否之间博弈.就是我们所谓的戒备思维.大多数的人,会停留在这个层面进行徘徊,如图一,大多数的人呆在安全圈里认为离恐惧圈很远,然而,没有进入成长圈而立刻进入恐怖圈,很多人的不适感就显露出来.因而放弃革新.

3.老板专权,员工得不到自我发展

在小企业里,往往老板是整个命运的主宰者,老板的个人命运在企业里就显得尤其重要.往往在遇到问题上,由于老板威信太高,导致下属并不敢正面表达自己的观点与意见.或者老板始终认为公司是自己的,公司的一切都自己说了算,遇事不懂得与同事商量与沟通便做出决策.某种层面上来讲,员工在工作中感受不到成就感和被赋予使命感,从而抱着“当一天和尚撞一天钟”的心态来面对工作.

（三）缺乏团队意识,缺乏高素质人才.“企业的竞争,就是人才的竞争.是人与人之间力量和智慧的抗衡.”据调查显示,有近一半的中小企业中技术人员占总人数的百分之十.在总员工数中技术人员高于五分之一的企业只占企业的百分之十五左右.虽然大多数企业管理者对各种人才市场信息把握的比较准确,但是涉及到企业内部管理特别是对人才的招聘、培训和留用时就会力不从心、漏洞百出.经营的作风也比较单一、缺乏全局意识,使企业在留用优秀管理人才上难上加难.另外,小企业在管理时,往往忽略企业文化发展,一个没有企业文化的公司,就没有了“魂”,很难留住优秀人才及开展团队文化建设.

（四）缺乏资本运作,自给自足的管理模式.多数中小企业在管理中,采取了自我发展,“自给自足”的管理模式.由于运营条件的限制,一般没有能力实现管理职能的专门化,管理中不少工作由一人身兼多职,甚至于重复劳动等问题.由于管理者水平较低,往往出现某一个领导阶层专权的现象出现.而融资渠道过于单一,使中小企业承担风险能力不足,资信较差,往往存在较高的财务风险.我国中小企业普遍资产负债率偏高,其中小企业高于大型企业7%,由于流动比率偏低,导致平均中小企业的寿命为2.8年.

二、中小企业中无纸化办公的现实意义

（一）节约了时间及成本消耗,提高办公效率.电子审批的方式,一定程度上节约了时间成本,基本上可以实现当天提交审批,当天结束流程.在身处异地的情况,仍然可以保证工作效率.另一方面,对于历史查找,可以随时随地,避免出现,今天休息,就无法处理紧急工作的情况.无纸化办公系统主要基于内部的局域网,在联网的情况下,可以摆脱时间地域的限制.对于小企业来讲,梳理办公流程,制度化、规范化管理大大减少了成本消耗.

（二）避免管理过程中的意见相驳而产生的矛盾冲突.在小企业管理的过程中,往往由于团队人员较少,个人感情往往给管理带来很多实际困难.通常,因为害怕拒绝或者反对管理者的观点,让我们变得“默不作声”、不敢表达观点等.无纸化办公系统是采取线上网络管理的办法,并通过网络的形式进行传送,它让我们做到责权明确,权限分明,谁的责任由谁承担.各个部门之间,小的团队之间,甚至,在极小的微型公司里,可以直接与领导线上进行有效沟通,促使工作的顺利进行.

（三）规范办公流程,排除安全隐患.所有的文件、数据采取线上管理的模式,对小企业的重要程度甚至超过了大企业.由于小企业常常会发生一人多职位和职责划分不明确等问题,在一个岗位的员工离职没有交接的情况下,很容易出现文件、文档丢失,及历史文件无法延续保存等问题,遇到这种情况,我们就依赖于存储在服务器上的历史数据去维护公司的正常运转.线上管理保证了公司文件及数据的安全性,当一个员工离职时,所有的文件保存在公司的服务器中,只有小范围权限的管理者,可以查看转移这些资料,管理者可以在必要的情况下对于这些数据进行相应的控制.

（四）促进行政事务公开,营造良好工作环境,公司通往流程制度化的桥梁.中小企业开展无纸化办公,是信息公开的一部分,员工之间避免互相猜忌.一定程度上,公司信息透明化、公开化,是一个公司往良性道路上发展的必经之路.在中小企业里,往往业务性的工作多于事务性的工作,管理者没有投入很多时间进行行政管理方面的建设,甚至忽略了行政管理的重要性.无纸化办公系统的建设,事实上是帮助中小企业主及管理者进行一部分的行政管理工作.

（五）节能减排,保护资源.低碳办公即是指在节约相关能源的前提下的办公,减少污染物的产生及排放,可以回收并利用这些产品.无纸化办公恰恰做到了这一点,它是不需要纸张的低碳办公方式.为小企业可以减少在办公用品上的投入成本.除此之外,减少对于纸张,油墨等原材料生产过程中所产生的垃圾对环境造成污染.

三、无纸化管理在中小企业管理中现实建设

（一）管理者思想的转变及支持.在中小企业无纸化办公管理过程中,需要多个部门的配合并贯彻落实,有些管理者往往存在着固化思维,一部分企业甚至只有一个专权的老板,他们不愿意对企业做出变革.而初期线上系统的建设离不开管理者的支持,各级管理层起到了良好的示范和带动作用,这为无纸化办公的执行、后期的系统维护、稳定发展奠定了基础.通常,无纸化办公系统的使用有两种方式：自行开发或外部租用及购买.因此,资金的支持也是无纸化办公在小企业中需要破除的一大障碍,我们应当说服管理者,积极做出变革.

（二）权责明确的无纸化管理制度.统一规范流程,做到责权划分明确,并对每一个环节做好权限设计与控制,开设各级员工的操作权限.基于中小企业管理自身的局限性,因此,中小企业需要建立更简易、紧密且目的性更加明确的线上管理系统,内容设计不必过于复杂的系统更适用于中小型企业,能够做到快速普及,功能操作简单,建议设计项目管理、销售管理、行政人事管理及财务管理四大主要板块.应由专人组织大家培训,尽快适应无纸化的管理模式,使得工作起来提高效率,尽快的投入到工作中.

（三）统一管理平台,培养员工无纸化工作习惯.通过加强行政管理的手段,严格对公司质量进行控制,积极做好公司纸张、墨盒等办公耗材登记管理,减少原材料的采购,做好能选择无纸化工作,绝不用纸张打印处理,在循序渐进中减少线下消耗,逐渐准备向无纸化管理做转移.

（四）正面积极宣传,加强合作者之间的无纸化合作进程.推行无纸化办公,不是一个人的力量,需要整个公司内部各个部门的帮助和配合.在与中小企业与供应商的合作过程中,很多企业都希望建立一个软件、建立一个客户关系管理部门,使得有客户之间的关系合作更加紧密,但事实上,这几乎不太可能,因为客户管理工作是一项长期工作,但我们可以把它作为一项长期工程,利用互联网对客户进行在线沟通、合作、合同制定签署、保存、关注项目进展.这种模式一旦向客户推行,就需要有一个长线心理准备,在最初与客户推行阶段,可能会遭到客户的拒绝.因此这就需要在遇到问题的时候保持正面的姿态,积极调整,才有可能取得成功.

四、结语

无纸化办公对小企业带来的优势和机会是毋庸置疑的,它在多方面解决了中小企业管理困难及管理混乱的情况,并且促使领导逐渐下放权力.但不可否认的是,在某些特定的情况下,我们还是无法做到完全依靠无纸化办公.例如：保密文件、信函的发送管理、财务报销等.我们不能盲目追求无纸化办公,把本来简单的工作变得复杂化.应当适当的结合纸质管理,发展并优先使用无纸化管理,减少能源消耗.但是,在电子化信息发展的今天,无纸化管理正在逐渐替代传统纸质管理.

参考文献

[1]朱瑞珍,蒋晗晖.我国中小企业管理的现状及对策[J].商场现代化,2006（02）.

[2]魏明.中小企业客户管理实践[F],现代冶金,2010（01）.

[3]解静,浅议无纸化办公[G].工业,2016（11）.

（作者单位：法国INSEEC高等经济与商业研究学院）

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