原创《新形势下做好社会养老保险业务档案管理工作的探究》
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文/河北省石家庄市平山县社会保险局 白贵海
【摘 要】社会养老保险业务档案中包括有养老保险参与人履行缴费义务的凭证和养老保险参与人享受社会保险权益的原始凭证.目前,社会养老保险业务档案管理工作在新形势下,出现了一些问题,致使社会养老保险业务档案管理难以顺利为养老保险业务提供保障.本文就此展开分析讨论.
【关键词】新形势；社会养老保险；业务；档案管理；对策
目前,我国的社会养老保险制度在逐步地完善过程中,但由于参保与交保人数日益增长,致使养老保险的档案管理需要进行相应地改革.作为记载参保人完整工作经历状况的载体,社会养老保险档案是参保人参保的事实凭证.在养老保险档案管理中,档案的收集、整理与归档等环节都是非常重要的.
一、新形势下的社会养老保险业务档案管理
自改革开放以来,社会养老保险业务的档案管理已经进行了多方面的改善.之所以对社会养老保险业务档案管理不断地进行完善,是因为最终的目的是要避免养老保险业务档案的不真实、不完整和不安全性.社会养老保险业务档案管理是提高养老保险保障性功能的一种重要手段,通过为参保个人及社会有关方面提供优质高效服务来促进社会养老保险业务的发展,其肩负重任.近年来,有数据资料表明,在档案服务工作趋于信息化、网络化的今天,必须要对社会养老保险档案管理工作进行改革,才能适应当今时代的需要.因此,在新形势下,为了不阻碍社会养老保险业务档案管理工作适应社会保险事业的发展,必然要对社会养老保险档案管理工作提出更高的要求.目前,社会养老保险业务档案管理主要存在以下几点问题：一是缺少规范化的档案管理制度；二是信息化档案管理水平较低；三是档案管理人员管理素质有待进一步提高.
二、新形势下做好社会养老保险业务档案管理工作的对策
（一）完善和规范档案管理制度.在社会养老保险相关业务范围内,其原始资料包括参保人账户、缴费资料、养老金的发放资料以及业务有关的书面资料等,这些都是社会养老保险档案需要进行管理的资料.完善和规范档案管理制度的最终目的是实现档案管理的规范化.规范化的档案管理首先要确保实用性和长远利用价值的资料档案在归档存档时,不会出现混淆的问题.这就要求档案管理人员不仅要确保明确分类,还应该做好归类档案的记录.档案管理部门在完善和规范档案管理制度时,需注意制度的合理性、有效性、全面性以及具体化.合理性主要是指有关档案管理方式方法符合现实应用要求；有效性和全面性是指所建立的档案制度要涵盖所有工作环节；具体化是指档案管理具体流程和档案资料分类方式等都必须明确.此外,完善和规范档案管理制度要以《中华人民共和国档案法》等相关法律为依据.在档案管理制度的要求约束下,档案管理部门对社会养老保险档案进行科学分类、集中、规范有序地管理.
（二）提高信息化档案管理水平.在新形势下,信息科技水平得到了快速提升,其已经惠及到各行各业,社会养老保险业务档案管理也不例外.信息化档案管理与完全人工方式的档案管理相比,工作效率得到了大幅度的提升,适应当前社会的发展需求.信息化档案管理改变了以纸质书面记录与个人档案的堆放与存放方式,既缩短了工作时间,又避免了占据了较大的空间进行资料的存放.信息化档案管理实现了档案管理电子化,有利于档案的查询与检索,大大地降低信息检索的不准确性.人工进行档案资料原件的查找与翻阅既费时又耗力,工作效率较低,而由计算机检索与扫描获得信息既节省了大量的时间,又提高了工作的准确性和效率.
另外,信息化档案管理在分类与管理时,不可忽视科学的归档与提高工作质量.针对普通类型的业务文件、退休记录、审计等的存档时间要明确记录.对于影音资料与照片等资料档案,在选取、收集与初步的记录时,要注意归类方式的选择.总而言之,信息化档案管理的最终目的是为了减少档案管理工作的无序现象.
（三）提升档案管理人员素质.档案管理人员是档案管理的重要组成部分,控制着档案管理所有环节.社会养老保险档案管理工作的目标是服务社会,因此,档案管理部门不可忽视档案管理人员的素质水平.新形势下,随着档案管理工作要求的提高,与之相应的档案管理人员的素质水平也应该提高.为此,档案管理部门需注意管理任务和责任的分配.通过明确工作职责与标准的方式提升管理人员的素质,才能更好地让档案管理服务于社会.
三、结束语
综上所述,在形势下,社会养老保险业务档案管理工作仍然是需要关注的一个领域.针对社会养老保险业务档案管理中不适应当前时代需求的问题,要通过完善和规范档案管理制度、提高信息化档案管理水平以及提升档案管理人员素质等途径进行改革,才能确保社会养老保险业务档案管理工作的有效性.
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