原创《会展档案信息化建设和实践以湖南国际会展中心档案信息化为例》
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文/湖南国际会展中心 尹艳梅
【摘 要】会展档案是指在会议、展览、演艺、体育赛事以及大型活动过程中产生的文书、照片、音像等档案.会展档案信息化建设是一个系统工程,如何实现一个综合档案室的信息化管理成为了档案工作者必须思考的问题.文章以湖南国际会展中心档案信息化为例,对数据库的建立、档案数字化建设以及集成化平台建设进行了探讨.
【关键词】数字档案；数据库；信息化
湖南国际会展中心馆藏档案6785盒,包括声像、照片、文书、科技、财务等历史工作形成的档案.由于历史原因,这些档案资料整理、装具不够规范.受库房保管条件限制,档案资料面临着声像档案消磁,照片档案褪色,老的基建、文书档案损坏的现象.
2016年,湖南国际会展中心对馆藏档案进行规范化全面整理及数字化建设,并将档案数据库植入OA平台,实现档案信息化管理.
一、档案数据库建设
档案数据库就是将管理对象从“物质流”向“电子流”转变,一方面,档案实体数字化得到实现,档案管理过程自动化及元数据得以实现.另一方面,这些数据也为档案资讯化应用和档案个性化服务、档案数据聚合与挖掘等打下基础,同时提供完善的备份方案以及集中的系统监视和系统日志.湖南国际会展中心档案数据库以需求为主导,以完整地实现预期功能为目标,充分考虑建设成本、运行成本和维护成本,提高项目的性价比,通过系统框架和相应单元的配置,建立起符合湖南国际会展中心实际情况的档案核心数据库.
（一）目录数据库.档案目录数据库是替代纸质和手工目录实现计算机检索的主要途径,是档案计算机检索系统的重要组成部分,通过对档案目录数字化,建立档案目录存储、目录数据处理和维护的系统.目录数据库的建设要充分考虑检索点设置、著录和标引的规范、检索内容的合理性,以及符合国家和行业相关标准,建立以用户为中心的专业检索、简单检索、智能检索以及全文检索等多途径的检索模式.
（二）全文数据库.全文数据库是指收录原始资料全文的数据库,也就是各类档案的电子版格式系统.常见的数据来源有计算机扫描产生的文件、电脑打字产生的文件、计算机网上传送的文件、电子出版物、OA平台上文件以及录入建库等.该数据库直接提供全文,省去了目录加工环节,减少了数据组织中人为因素,因此数据更新快、检索更加准确.全文数据库的建立可分为数据准备、文本预处理、数据加载、数据检索和数据维护等环节.
（三）多媒体数据库.多媒体数据就是对多媒体（包含数值、字符串、文本、图形、图像、声音和视频等静态或动态信息）进行管理、运用和共享的数据库.理论上,多媒体数据库除了提供满足大部分格式数据的查询搜索功能外,还要考虑到不同媒体需要不同的处理方式,如图形、图像的编辑处理、声音数据的剪辑,流媒体服务等.但在实际操作上,考虑到行业特点及开发成本,湖南国际会展中心多媒体数据库只涉及对多媒体文件的处理.
二、档案数字化建设
档案数字化建设就是将数字档案通过网络互联技术和计算机网络平台供需要者查询、搜索,从而实现资源数字化,管理网络化、智能化,用户使用方便等优点.
（一）馆藏档案数字化.馆藏档案数字化是档案信息资源的主要来源,也是档案信息化建设的基础.馆藏档案数字化实际上是一种载体转换过程,是指利用现代信息技术手段,将传统介质的纸质、声像、缩微胶片等各种载体的档案资源转化为数字资源的过程.档案数字化加工后,以目录为依托,将每件档案数字化所得的一个或多个对象存储为一个电子文档.将这个电子文档存储到服务器的文件管理系统,通过每个电子文档的ID号与档案目录数据库中该份ID号的一致性和唯一性,建立起一对一的永久关联.
（二）新增档案电子化.对办公自动化、无纸化、网络化产生的电子文件以及数码照相机、摄像机产生的以机读形式存在的的电子文件的元数据和背景信息提出归档要求,确定电子文件积累要求和归档工作流程,完成新增档案的电子化.
三、建设集成化管理平台
建立多门类的档案数据库（基建、影像、照片、文书）,对档案进行集中式管理.建立一套功能齐备的档案业务综合管理系统.下面以湖南国际会展中心集成化管理平台为例,简单介绍一下系统技术要求和系统功能需求：
（一）系统技术要求.大型网络版遵循JSEE的规范,采用多层架构MVC设计模式,总体基于Struts2框架、Spring框架、iBATIS、XFire框架等当前流行技术.采用Windows2003以上版本的服务器操作系统,SqlServer2005或以上数据库管理系统,TOMCAT5.0或更高版本以及JDK1.5或更高版本的WEB服务器系统.
1.使用目前最为广泛的网络编程语言ja.它具有简单、面向对象稳定、平台无关性、解释型、多线程、动态等特点.
2.前端使用jQuery框架、Ajax技术,Ajax使Web应用既保留了B/S结构的优点,又具有C/S结构应用的强大功能和用户感受.它可以在页面内与服务器通信,使得构建智能化的客户端控件（数据表格,树型控件等）成为可能.可以在页面内与服务器通信,不必整体刷新页面,减少了数据传输量,提高了Web应用的响应速度.极大地改善了Web应用的可用性和用户的交互体验.
3.支持TOMCAT/JBoss/webLogic的分布式集群部署.J2EE集群是用来提供高可用性和伸缩性服务,可以设置服务器群组管理,像单个服务器一样分担处理一个复杂任务,同时支持容错处理的一种流行的技术.
4.支持SQLSERVER、ORACLE等多种大型数据库.在稳定性、速度、安全等方面都能满足客户的要求.会展中心这次使用SQLSERVER2005,它具有易于安装、部署和使用,并提供完整的XML支持等特点.
5.系统采用了“软件开发平台”的开发技术,不仅考虑到对各行业、各单位业务不同的适应性,同时还兼顾了档案管理模式、数据结构、业务流程等业务因素的变化.这种设计思想使得软件系统和各使用单位实际档案业务之间为松耦合,更方便地定义数据表、界面、报表,适应业务的个性化.
（二）系统功能需求.包括如下8个方面的内容：
1.能管理多种异介质、多种类型的档案；涵盖档案管理全过程：档案的收集、整理、移交入库、保存价值鉴定、保管、统计、检索、利用管理、编研等,并且拥有强大的后台维护功能；具有数据导入/导出功能：可以将EXCEL等常用条目数据存储格式的文件以及电子原文转换进本系统,或将本系统的条目以及电子原文转换成其他软件可以接收的格式.
2.支持文件（收文、发文、内部文件）的录入、归档组卷；支持外部接口、OA接口的数据直接组卷归档至指定门类；支持各业务部门处理与本部门有关的档案,整理后通过档案系统移交至档案归档部门进行归档,减少了档案室人员的工作量； 丰富的格式支持.支持在线扫描：可同时上传多个原文, 也可在线扫描原文并上传, 可将JPG、GIF、PNG、DOC、TIF、XLS等格式的文件自动转换成PDF文件,数字档案浏览器国家版式文件格式及常见格式的在线浏览（如tif、jpg、bmp、png等）,支持流媒体的在线播放,具有广阔的前瞻性.
3.可实现门类检索（文件字段条件值筛选）及全文检索（类似于百度搜索引擎）、保证检索的速度、查全率和查准率.
4.具有完善的业务处理功能,包括档案查询（普通查询、高级查询、跨门类查询、全文检索）、档案移交、档案接收、档案入库、档案鉴定、编研统计等功能；使用加密狗加密,保护用户数据安全.同时支持单点登录、用户时间段登录有效等,以满足不同客户对系统的要求；跨全宗的数据集中管理：系统满足多全宗、多层次、大集中方式的档案信息管理要求,实现上下级业务管理、数据贯通和资源的共享,满足会展中心的档案业务需求.
5.个性化功能（门类、界面）：系统不仅可以管理传统的文书、科技、项目、设备、会计、实物、照片、音像等各类档案类型,且可以根据行业要求,管理各单位所需要的各种文件、资料和数据,将档案管理内容根据需要进行扩展,方便适应档案门类的增加、业务规则的变化,完全能满单位的文件、档案、资料管理；原文使用ftp协议方式,具有网络文件的上传与下载特性.如支持断点续传等；拥有完善的用户权限管理系统,比起网络共享来说,可以详细设置每个用户的权限.如只能上传,不能修改或删除等；可以进行数据的加密传输,更好地保护个人隐私,提高安全性.
6.具有灵活的报表功能.可根据用户的需求设计报表模板,允许包含charts、图片、子报表等的复杂报表；引入业务流程管理机制,便于流程修改.普通的档案信息管理系统没有业务流程引擎,如果需要修改流程环节,则大多数情况下需要改造软件本身.只需在后台界面配置业务流程即可完成.
7.灵活的文件归档功能,文件该归到档案哪个门类只需在系统后台进行归档设置即可,一般什么类型的文件归档到什么类型的门类下；拥有详细的日志管理功能,从用户登录至用户下线,所有的功能操作都有详细的日志记录,方便统计和核实追踪,提高系统的安全性.
8.系统对档案数据的展示要有非常好的约束.针对多全宗、多层次集团用户以简单方便的方式实现了复杂多样的档案权限管理控制,不仅可以控制查询利用权限,还可以控制录入、整理和归档权限和流程.通过简单方便的权限管理可实现对档案的浏览、打印的控制,各归档部门、项目参建单位及档案管理员看到的数据都是不同的,看到的目录、分类表都做了约束,使得归档责任明确、数据一目了然,各部门、各单位、个人根据权限和职责只能看到所需的数据,确保系统的安全和数据的保密性.
四、结语
会展档案作为宝贵的文化精品财富,不仅提供历史参考,还广泛用于政策传播、文化再造、节目研发、教育警示等作用,是会展行业发展的不可缺少的重要环节.湖南国际会展中心档案信息化的建设和实施,实现了档案管理从实体管理向知识管理的转变,全面提升了档案管理水平,更好地履行广播电视媒体作为优秀文化的继续者、守护者、传播者、创新者的社会职责,为弘扬社会主义文化影响力、传播文化自信力和中华民族伟大复兴的历史使命作出了应有的贡献.
信息化建设论文参考资料：
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