原创《科研单位办公自动化管理推行的问题分析和建议》
本文是关于办公自动化专科开题报告范文与科研单位和办公自动化和对策建议有关论文范例。
【摘 要】办公自动化是当前科研院所利用先进的信息技术手段,使单位的办公业务活动由各种人机信息系统来协助完成,达到充分利用信息、提高工作效率和工作质量的目的.而随着办公系统的广泛推行,从整体规划到安全保障存在诸多问题,严重影响了信息化建设.本文结合实践经验,分析了当前科研单位存在的普遍性问题,从系统设计、保障措施、管理机制等方面提出改进措施.
【关键词】办公自动化；科研管理；协同办公
信息化是当前世界发展的大趋势,是推动经济社会转型发展的重要力量.办公自动化系统建设作为信息化建设的重要组成部分,已成为推进事业发展的一项基础性工作,得到普遍重视和广泛应用.为推动科研单位办公自动化建设,国家出台了一系列文件,投入了大量资金及人员,以提升农业信息技术,加强农业信息化建设.随着科研单位转型升级的发展和现代科研院所建设的深入,办公自动化系统在建设、运行、管理过程中不断呈现出新的共性、难点问题.为此,本文以中国水产科学研究院为案例,通过对当前办公自动化运行情况和存在问题进行调研分析,从科研管理实际需求出发,总结反思并提出改进措施,以期为农业科研单位信息化建设提供指导.
一、办公自动化管理建设背景
水科院在“十二五”期间,全院信息化发展迅速：信息化发展雏形基本形成、全院网站与系统整合正在实施、网络安全设备得以完善、已具备发展信息化的基础条件.
（一）基础设施建设明显改善.全院开展信息化基础软硬件环境基本具备,全员机房总面积达353平方米,机房机柜、服务器及基础网络设备与需求基本匹配,能有效支撑重大科研项目信息系统和行业管理平台的持续运行.院—所（站）—基地的网络连接基本建立,全院网络一体化已经形成,全院虚拟专用网络成为各单位互联互通的主要通道,全院网络IP地址统一规划,单位网络分区管理.网络安全保障提升,防火墙等基本防护设备到位,入侵检测、流量控制、病毒防护等扩展安全设备逐步完善.
（二）电子化办公逐步推开.院所门户网站已完成迁移整合,并建立相应的考核机制；财务信息化稳定推进,基本实现线上报销审批；公文传送通过专有系统,已实现院办同所办公文对接；科研管理系统升级改造,在原有科研管理信息系统的基础上需要开展以科研为核心的成果、奖励、项目管理等功能急需集成.
（三）规范管理效果初显.强有力的制度与人员保障是推进单位信息化建设不可或缺的基础.为顺利推进信息化建设工作,我院成立了信息化领导小组,制定发布了基于网站运行,机房管理等软硬件的管理办法.组织开展全院范围内的网络安全检查整改,形成常规性建设,有效促进了各单位网络安全建设.
二、办公自动化建设过程中存在的问题
为充分了解各单位办公信息化建设现状,按照先问卷调研后实地调研的步骤,分阶段完成了全院范围信息化调研.调研覆盖院机关、九所、一站,共11家单位.首先通过问卷调研系统梳理了全院各单位处室的职能、主要业务、现有及拟建信息系统；通过实地调研掌握了主要业务流程、核心问题及信息化需求.从调研结果看,我院存在如下的共性问题：
（一）缺乏顶层设计,影响信息共享.《关于转进推进政务信息系统整合共享工作的通知》（农办便函〔2017〕147号）中明确提出,以打破“信息孤岛”,深化信息资源应用,进一步支撑“放管服”改革,推进跨部门、跨层级、跨区域的信息共享和业务协同为目标.我院信息系统多为按照各部门的需求单独建设,缺乏统筹协作的意识,导致系统数据缺乏标准,难以对接,系统未预留接口,难以联通.造成资源散乱,任务交叉,形成信息孤岛,难以满足数据的贯通性,也不符合当前整合共享的要求.
（二）系统功能规划不到位.由于缺乏对业务需求的准确把握,对系统功能的充分认识,已建系统存在很大程度的功能重复、资源堆叠问题.如何利用、完善、升级现有系统以满足新形势下科研单位对内部技术管理和决策的服务需要仍是我院信息化工作需要考虑的问题.
（三）高效规范的机制尚未完成.规范的管理机制是办公自动化建设的核心,在组织有序、管理有效的基础上,通过日益成熟的信息技术手段,才能发挥事半功倍的成效.目前我院业务系统多由各部门独立建设维护,缺乏强有力的协作机制与运维保障,导致权责不明、效率低下、管理松散、成效甚微的状况.
（四）信息化人才队伍薄弱.从系统的需求分析,功能测试到运行维护无一不需要专业人才或团队的沟通配合.而我院信息中心人员多为身兼数职,技术人员能力水平有限,支撑团队不完整,导致系统升级改造过程中的信息采集不完整,更新不及时,业务流程设计等细节的把控疏忽,致使系统质量不佳.
三、推进办公自动化系统建设的对策
（一）完善系统功能,提高资源利用率.1.统筹规划,加强系统整合和资源共享.办公自动化系统是一个既庞大又细致,既需要顶层设计也需要基础积累的复杂工程.一是要做好系统资源、电子化资源及纸质资源的目录梳理工作,对汇总的结构化与非结构化资源进行分类存储,具体分析,在此基础上构建统一平台,将符合共享标准的系统接入平台,将需要升级改造的系统资源导出,重新谋划设计.二是要做好统一身份认证与平台管理维护工作,通过单点登录与统一管理的方式减轻用户使用的复杂度,提升管理的便捷度.形成协同化的自动化办公平台,打破业务局限,流程隔断,资源孤岛的障碍,实现办公方式由散乱单一向集成有序的转变,全面提升系统的“一站式”服务能力.2.把握需求,不断完善系统功能模块.系统的建设没有完成时,深入了解业务需求,不断扩充系统功能,使事件处理更高效流畅；加强工作监控力度,通过系统记录个人工作行为,审批进度,使管理层能全面掌握工作办理状态,及时发现并解决问题；完善知识共享模块,基于流程中积累的数据及文档资源,建设知识共建共享中心,避免因人员流动导致工作间断停滞等状况.
（二）加强组织协调,保证任务分配清晰.1.加强组织领导.办公自动化是实现渔业现代化的重要途径.各级领导要发挥带头作用,充分认识到推进办公自动化的重要性,增加责任感和使命感.积极调动全院职工的创造性,把办公自动化工作作为发展现代渔业的驱动力,加快信息技术与科研管理的深度融合.2.权责分配清晰.充分发挥院信息化领导小组的作用,协同责任部门建立有效的工作机制,将工作分派到具体部门具体人,制定工作方案,细化各项指标,狠抓任务落实,确保行动顺利实施.
（三）创新管理机制,健全稳定运行的保障措施.1.建立健全制度机制.制定相关管理机制与规章制度,保证办公自动化建设畅通无阻.根据院部实际情况,制定相应的工作方案,使用手册与管理制度；按照院所一体化思路,分步实施开展平台的所级推广,形成一套较为实用的所级推广机制、团队组织和工作方法,可广泛用于今后相似系统推广建设工作.2.加快人才培养.有针对性地培养和引进信息化人才,改变当前人才队伍薄弱的状况.通过项目实施、技术引进、协作开发等方式,培养现有人才工作能力；加强技术培训,提升岗位人员学习能力与实操能力；制定完善的人才激励机制,充分调动我院信息化人员的工作积极性与创造性.
【参考文献】
[1]桑春晓.高校行政管理办公自动化系统研究[D].成都:西南交通大学,2006.
[2]纪素兰,辛红霞.农业科研单位办公自动化系统高效运行的障碍分析[J].农业网络信息,2013(10):105-107.
办公自动化论文参考资料：
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