原创《新时期供电公司办公室管理与》
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文/四川明星电力股份有限公司 杨东川
【摘 要】在改革新常态下,用户对供电质量及服务提出更高要求,供电公司面临改革提速、竞争加剧、盈利降低的严峻形势.作为供电公司办公室应积极转变观念,充分理解职能和定位,结合电力生产实际,分析存在的问题,创新管理办法,以适应新时期供电公司发展的需要.
【关键词】新时期；供电公司；办公室；工作
一、供电公司办公室管理的功能及基本要求
供电企业办公室是公司综合管理机构,是承上启下、沟通内外、协调左右、联系四方的枢纽,是推动各项工作朝着既定目标前进的中心,办公室的工作千头万绪,有公文拟制、人力资源、党群事务、档案管理、用车管理、会议安排、迎来送往、物业管理等大量事务性、琐碎性的工作.要做好办公室工作,就需要发挥办公室团队力量,分析各项任务的轻、重、缓、急,做好管理、协调及服务这三个方面的工作.首先,工作上主动作为,了解宏观经济政策、法律、法规,深入生产一线、电力市场,了解工作情况,收集相关数据,为领导提供参谋.其次,在协调方面,要加强与相关单位、各职能部室沟通,促进团结,圆满完成公司领导交办的工作任务.同时,加强企业文化建设,了解员工思想动态,积极为员工排忧解难,增强企业凝聚力与执行力,为电网建设、运行、维护和抢修提供高效、优质的后勤及宣传服务.
二、当前供电公司办公室存在的问题
（一）公司发展步伐加快与办公室人员综合能力的矛盾.当前供电公司加大投入,充分应用科技成果,采用科技手段,网络设备的信息化、自动化、智能化水平不断提升,重视专业技术人才引进,管理运营水平迈上新台阶,但目前办公室人员存在着年龄普遍偏大,法律、规则意识不强,人才当量密度偏低的问题,对能源互联网、大数据、“互联网+”等新生事物的理解和重视程度不够,对电力体制改革带来的挑战和机遇认识不够,危机意识不强,对电力企业整体运行工作不够了解,没有相应的理论基础,缺乏相应的业务素质,惯用经验办事,创新工作思考不够,对开展的工作没有预见性和计划性,不能更好地适应供电公司的快速发展.
（二）优质服务意识不强.为降低人力资源成本和提高工作效率,供电企业办公室人员配置相对精简,工作人员身兼数职,长期处理琐碎事务,个别工作人员存在工作热情不高、责任心不强、工作推诿、服务意识不到位等问题,在内外沟通协调过程中,亦缺乏敏锐的应对能力和超前服务意识,将工作重心放在具体事务性工作中,忽视琐碎工作的重要性,导致办公室不能为公司提供深层次服务,没有很好起到上传下达、部门和谐、用户满意的润滑剂作用,优质服务有待提升.
（三）安全管理有待加强.供电企业承担城市、乡村等地电网抢修、维护等任务,车辆使用频繁,车辆安全行驶起着保障电力员工安全、提高突发事件处置效率、保障可靠供电的重要作用,是供电公司办公室安全管理的重心.目前供电企业驾驶人员分专职驾驶员与驾驶员,个别专职驾驶员经验丰富,但对车辆驾驶技术存在过于自信的心理,驾驶时麻痹大意,车辆三查流于形式,对车辆事故主观原因认识不足.个别驾驶员存在对车辆维护、突发事故处置经验不足,车辆管理、维护责任心不强等问题.由于电网抢修突发事件的不确定性和线路、设备维护、巡视检查周期性等原因,驾驶时间不固定、行驶路况复杂、天气状况不定,驾驶员易产生疲劳驾驶和带情绪开车等问题,存在安全风险.
（四）宣传工作有待加强.供电公司宣传工作,起着对内引导员工思想,提高企业凝聚力和战斗力,落实公司各项战略部署,促进企业和谐、稳定；对外防范舆情风险,提升企业形象的重要作用.目前供电公司办公室存在对宣传工作重视程度不够,对员工思想情况把握仍不够充分、全面,宣传工作针对性不强,方式单一,互动性有待提升,对宣传效果评估、总结不够,对新媒体影响力和风险认识不够等问题.
（五）可控成本控制不够.办公室主要可控的费用为办公用品、通信、印刷、车辆使用、差旅、维修费等费用,为适应经济新常态,提高企业利润,办公室应加强可控成本的控制,降本提质增效,但在可控成本控制过程中,存在费用审核把关不严,可控成本支出方案不科学,综合调配使用资源不够优化,员工节约意识引导不够等问题.
（六）档案管理意识有待增强.各种形式和载体的历史记录是公司决策的依据,是对工作查考的凭据,做好档案管理工作,管好用好档案,依法治档,对开展企业法制建设,充分开发利用资源起着重要作用.目前供电企业适应新形式发展要求,开展机构改革,实行岗位调整,因人事变动,各类历史档案归档困难,档案归档因部门沟通不够、未实现档案闭环管理.因工作人员重视不够和责任心等问题,存在着归档不及时或遗漏现象.
三、创新供电公司办公室工作的思考
（一）充分利用现有办公室人力资源,打造优秀办公室团队.一是建立、完善和从严执行办公室管理制度.结合电力标准化作业要求,细化办公流程,实行办公室公文拟制、合同审核、办公固定资产、车辆驾驶等标准化管理,提高办事效率和质量,使办公室管理有章可循,对办公室工作人员工作质量进行量化考核.二是加强办公室人员综合能力的培养.鼓励工作人员提高学历、职称水平,提高人员文化水平；同时加强电力业务、法律和财务知识的学习,提高对公司各项规章制度、业务流程的理解水平,树立法治意识、规范意识.三是企业外培与内培相结合,自学与集中学习相结合,加强培训效果考核,抽派相关人员到上级单位办公室学习锻炼.四是充分尊重办公室人员个性,发挥个人特长,加强思想交流沟通,关心、理解和鼓励每位团队成员,构建和谐、健康团队.五是建立重点工作集中办公制度.充分发挥办公室团队力量,统筹人力资源,确定任务目标和时限,集中力量攻克重点工作,提高办公室人员责任意识和综合能力,提高工作质效.六是开展办公室趣味活动和比赛,提高员工工作热情、水平和对新事物、新观念的认同.
（二）打造优质服务示范窗口.在供电企业,办公室是企业的窗口,它直接致力于企业与基层、群众之间的关系,联系对外单位,是矛盾的易发点,因此办公室人员要深入基层,深入市场,开展调研工作,寻找解决方案,做好记录,给公司提供建议.同时保持办公室环境规范、整洁；人员衣着规范,服务态度礼貌,举止得体.在各项工作中,主动作为,把握原则性与灵活性,化解矛盾,解疑释惑.设置员示范岗,落实首问责任制,做好信访工作,为各项工作的顺利开展和企业稳定提供优质服务.
（三）强化车辆安全管理.一是进一步完善车辆管理制度,提高车辆三查质量,严禁公车私用,开展车辆不定期安全突击检查,将车辆三查、车况、安全行驶和服务质量等纳入积分制指标,量化考核.二是召开车辆安全行驶会议,让每位驾驶员参与分析讨论各类交通事故案例,邀请专业驾驶员为驾驶员讲解车辆维护及驾驶经验,共同提高安全意识.三是完善车辆驾驶维修、保养制度.由车辆管理人员、优秀驾驶员组成车辆安全小组,开展车辆行驶专业随车指导,车辆设备检查、维修审核等工作,做到“应修必修,修必修好”.四是落实车辆责任制.班组使用的车辆,班组与办公室负有同等安全责任,驾驶人员负安全驾驶责任,乘车人员负安全监督责任.五是针对季节气候特点,开展车辆驾驶培训和比赛,提高驾驶员技术水平.
（四）提高宣传质效.一是结合当前员工思想动态,针对性开展思想宣传工作,深入践行社会主义核心价值观,开展“两学一做”学习教育活动,紧跟企业发展脉搏,扎根基层、坚守一线,加强员工干事创业先进典型的宣传,建设和弘扬积极健康向上的创业文化,增强公司软实力.二是建立视野开阔、反应迅速、处置科学的舆情工作机制,增强舆情应对处置能力.三是以员工兴趣小组活动为纽带,营造积极健康、团结友爱的企业文化.四是重视新媒体应用,分析存在的优势和风险,优化宣传流程审核质效,推广企业APP,微信公众平台,积极传递正能量,提升公司形象.
（五）严控可控成本,提质降本增效.一是完善办公用品台账功能.对闲置、废旧和可调配办公室用品进行综合调配使用.二是严格执行公司办公用品、差旅费等管理办法,加强审核.三是加强办公区域维护维修方案优化,降低维修成本,同时办公区域电器设备更换时尽量采用节能环保产品.四是优化车辆调度,严控车辆维护、维修、油耗成本.五是加强提质降本增效工作宣传,让员工进一步树立节约意识.
（六）加强档案管理.一是完善档案管理制度,加强档案台账管理,落实档案流转各个环节责任,实名登记,做到有章可查,有据可依.二是加强档案人员培训,提高专业水平.三是整合办公、档案、物资、工程等网络系统平台,提高档案管理水平和归档效率.
四、结束语
随着经济新常态和电力体制改革的发展,供电企业面临更多机遇和挑战,作为供电公司办公室需积极适应新时期要求,树立危机意识和法治意识,转变观念,创新管理方法,为企业可持续发展作出贡献.
办公室管理论文参考资料：
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