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《知识管理在企业档案管理中的应用》

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【摘要】档案作为一种蕴含着大量知识的历史记录,是众多信息源中最基础的部分.我们只有将知识管理的理念与方法应用到企业档案管理中,逐步建立起与知识经济发展相适应的档案知识管理体系,档案工作才能跟上社会发展、企业发展的要求,更好地为企业服务.

【关键词】知识管理；企业档案；创新

在知识经济时代,知识因素参与经济活动的程度越来越高,在以提高竞争力为目的的经济活动中,知识取向愈加明显.在此条件下,建立“知识型”企业和各类“知识型”组织是管理活动的客观需求,并逐步成为社会的共识.就企业档案管理而言,其发展只有适应知识经济,融入知识管理中,才能充分发挥档案信息的潜在价值,实现全方位效益.

一、档案知识管理的必要性

（一）档案知识管理是企业档案工作发展的必然选择.知识经济的显著特征在于知识成为最重要的生产要素.企业知识管理的主要目标是管理显性知识,发掘隐性知识,实现知识共享,鼓励知识创新,实现知识的增值,从而提高组织的竞争力.传统档案管理在企业最大的价值是记载“历史”,而知识经济时代档案管理的最大价值是有效利用,促进企业提升效益.档案中不仅蕴藏着大量显性知识,对企业的科研生产、经营管理等都有重要的作用.而且,也蕴藏着大量待开发挖掘的隐性知识.作为具有丰富知识资源的档案,只有按照知识资源的管理过程,将它“应用”到工作中,“创新”工作,实现知识创新和共享,才符合知识管理的规律,企业档案工作才能“活”的更有意义.

（二）档案知识管理将给企业带来新的价值.知识管理通过系统管理知识资源来提高组织效率、创新能力和资本价值.档案管理走向知识管理,对推动企业发展和科技创新极为重要,将带给企业新的价值.加强档案知识管理,把岗位经验、业务技能知识准确地应用在工作岗位上,那么员工的学习效率、工作效率和企业的科研生产能力就会大大提高.另外,企业的知识与信息、决策的方法大都蕴藏在企业档案知识中.如果按照知识管理的方法,及时把相关的知识信息配置在决策的各个环节,将极大提高决策质量和决策效率,为企业的持续发展指明方向.

（三）档案知识管理可以提升档案智能化服务水平.提供优质、高效的档案知识服务,实现档案知识共享是档案知识管理的最终目标,也是档案部门与其他部门和外界联系的纽带.档案知识智能化服务可以通过建设知识仓库,提供知识导航、知识咨询等方式实现.这种服务的方式将更容易实现,尤其在企业内部,档案知识管理作为整个知识服务子系统,可以将内部原本各自封闭的信息孤岛互相连接起来,有效提升了档案智能化服务水平,从而实现知识的传递和共享,用自己的个性化知识服务满足企业需求.

二、知识管理在企业档案管理中的应用策略

档案知识管理涉及计算机科学、信息科学、管理科学和社会科学等综合领域,是一项复杂的系统工程,要联合强有力的跨系统、跨专业的管理和技术部门,进行统一规划、逐步推进.在实施工程中要统一思想,提高认识,重点加强以知识库和知识流为对象的档案业务管理、以知识生产和处理技术为支撑的档案知识资源库和系统平台建设,以知识传播和教育为目标的档案宣传培训,充分实现知识服务和知识共享.

（一）提高对档案知识管理的认识.随着知识经济的到来,新事物、新技术及相关前沿理论的不断渗透,要求为人们提供知识服务的平台,这种对知识的需求给档案工作开辟了新的天地.企业的管理者和档案人员只有认识到档案知识管理的必要性、重要性,建立档案知识管理的认识和理念,对档案知识管理达成共识,后续工作才能有条不紊地推进下去,收到良好的效果.

（二）加强以知识库和知识流为对象的档案业务管理.档案知识管理不同于传统的档案文献管理,它不仅管理本馆拥有的实体资源,还要对隐含在各类档案信息资源中的知识进行收集、加工、组织.在对传统馆藏档案进行数字化加工和电子档案自动采集的基础上,通过建立档案全文数据库、多媒体档案数据库、各种专题数据库等为内容的知识仓库,使档案各类信息按一定的标准进行系统化集成,积累、保存信息和知识资产,加快知识流动,实现知识共享.这是实施档案知识管理的基础性业务工作.

（三）建设以数字档案馆为基础的档案知识系统.知识管理和服务强调以通信技术和计算机技术为核心的多种高新技术的应用,需要建设现代化的知识信息资源网络系统.为了实现知识在流动过程中的价值增值,不仅需要建立知识库,还需要在档案信息管理系统的基础上,固化与数字档案馆相关的各种业务和知识,开展包括知识采集、知识处理、知识存储、知识共享、知识服务和知识评价在内的技术支持系统建设,最终形成档案知识管理体系,促进知识集成、知识生产、知识共享和知识创新,为用户提供个性化知识服务.

（四）开展以知识传播和教育为目标的档案宣传培训.知识只有在使用中才能更好地创造价值,知识的共享和交流是知识管理的重要组成部分,基于知识管理的企业档案管理需要向外拓展,开展一系列以知识传播和教育为目标的宣传培训活动,促进知识传播和交流,加快档案知识管理的外化进程,促进全方位发展.

三、结束语

档案知识管理要以促进、完善企业知识管理,实现档案知识共享为总目标.通过统筹规划,有步骤地进行,逐步将知识管理这种全新的管理理念与管理方法融入档案工作领域,参与知识管理,实现企业档案工作的创新,档案工作才能跟上社会发展、企业发展的要求,才能实现档案事业的跨越式发展,为企业的发展发挥更大的作用.

【参考文献】

[1]姚文.论知识管理对档案管理的创新[J].中国管理信息化,2016(10).

[ 2 ] 黄舒. 档案管理与知识管理的关系探讨[ J ] . 才智,2016(21).

[3]汪友波.论知识管理对企业档案管理的启示[J].兰台世界,2014(S3).

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