原创《论高校学生档案管理信息化之迫切以南京农业大学档案馆学生档案现状为例》
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众所周知,学生档案是我们高校干部人事档案的前身,学生档案的真实、全面将直接影响我们干部人事档案的完整性.学生档案是一个人从中学、大学一直到研究生阶段学习过程产生的真实材料,这些材料是学生毕业就业和用人单位选择的重要的参考依据.同时也是毕业生在以后工作中办理个人相关手续时都是最原始的依据,发挥着凭证、依据和参考的作用.下面以南京农业大学档案馆为例来说明现在学生档案的现状：
一、学生档案管理不规范
由于学生档案具有流动性,所以国家对于学生档案至今没有制定一个标准,即使是在《中华人民共和国档案法》《高等学校档案实体分类法》以及《高等学校档案工作规范》等有关档案的法律、法规当中,也很少涉及学生档案管理的规定.所以每个学校都是根据自己学校的实际情况制定自己的管理规定,最终的结果就是学生到研究生毕业时,档案里面的东西五花八门.我们学校同样是这样的情况：学生从入学把档案材料归入档案馆,档案管理人员有的甚至都不整理,只是把学生档案收集起来摆放在库房.档案里面材料是否齐全,缺失的材料是否要学生去补充也不会通知学生.还有学生在本校就读期间产生的材料,等毕业时由于没有具体的归档规定,该归档的材料档案管理人员没有接收,下放在各个院系.时间久了,各学院由于场地不足等原因将老生的材料处理了.可想而知,等学生就业了,工作若干年后工作单位审核档案时缺失的材料再补,补充就会非常困难.
二、学生档案管理方式太落后
大多数高校还是采取传统的手工操作方式,我校同样是这样的情况.档案的载体还是纸质,学生利用档案还是需要到库房去查找翻看.新生入校后档案陆续归入档案馆,学生档案里面的材料参差不齐,缺失的材料只能通知学生尽快补.上学过程中比如学生要出国、入党和毕业时政审单位利用档案只能从库房查找出来供其使用.手工操作不仅效率低,而且不利于档案的保管和利用,同时也不利于高校为用人单位提供快速、准确、全面和系统的人才信息.高校作为培养人才的摇篮,每年为国家培养输送大量的人才.而现在国家公务员和事业单位等用人单位招录人才的时候把档案作为一个很重要的依据.用人单位要奔赴全国各地到各个学校查看学生档案,核实其信息的准确性.这个过程需要花费大量的人力和财力.
三、学生档案管理人员不专业
学生档案管理人员是管理的主体,其素质的高低在学生档案管理过程中起着重要的作用.大多学校没有配备专业的学生档案管理人员,更没有经过专门的培训.由于档案管理人员素质参差不齐,导致学生档案归档很混乱.有的学生档案里面东西不全面,该归档案的没有归进来.直接的后果就是学生就业时,单位政治审核档案的时候很多材料不全,不能完全反映学生在校的实际情况.
四、完善学生档案管理工作的建议
（一）建立健全各项管理制度.国家应该制定一系列关于学生档案的管理规定.逐渐规范学生档案,从归档、整理到转递等等档案的重要环节,都应该有据可查,有章可循.我校自从建立档案馆以来,制定了《南京农业大学学生档案管理规定》,逐渐规范学生档案的管理.规定了学生档案从学生入学到毕业的归档范围,以及整理和转递档案的注意事项.学生从入校把档案交到档案馆来后,我们都要审核学生档案,整理学生档案目录明细.
（二）学生档案管理信息化,适应时展.现在社会已经发展到云计算机时代,而我们的学生档案工作还停留在手工操作.手工操作效率低下,已经完全不能适应社会发展.使用计算机对学生档案信息进行数字化管理,具有手工操作所无法比拟的优点,例如,检索迅速、查找方便、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等.这就需要学校完善学生的管理系统,建立健全学生档案信息化管理.学生入学时就可以把学生的基本信息输入系统.这样一个学生的基本情况通过数据库就能一目了然、方便快捷,用人单位政审学生材料时也可以更快捷、方便地通过学生信息管理系统了解学生的情况.这样事业单位和国家公务员等用人单位招录新人政审档案的时候,就不需要为了查看一个学生的档案到全国各地奔波,从而为国家节约开支,避免不必要的浪费.同时也可方便档案管理人员的工作,无论是在校的学生还是毕业的学生,需要查询利用档案的时候,档案管理人员只要利用学生信息系统,就可以快速地查找到学生需要的信息,可以很大程度地提高工作效率.从而提高学生档案的管理效率,更方便档案的保管,减少档案因人为翻动而造成的损坏.
（三）培养档案管理人员的专业技能,提高素质.学生档案管理工作人员作为档案管理的主体,要不断地提高自身素质,适应新形势下档案管理工作的新要求.档案管理人员不仅要具备扎实的专业技能,还须有较强的责任心和服务意识.最重要的是要认识到档案管理的好坏直接反映高校管理水平的高低；要意识到档案是对学生个体的全面反映,是学生成长的重要记载.另外由于档案管理工作具有较强的专业性,所以高校要重视学生档案管理人员,定期给学生档案人员提供培训的机会,例如职业技能指导、岗前培训等.总之,学生档案管理是高校档案工作的重要组成部分.我们应当重视学生的档案管理工作,提高档案管理工作技能,使学生档案的利用更加快捷、便利.
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