原创《基于生命周期的中文馆藏合同管理*》
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1 背景
图书馆是大学的知识中心和文化中心,在建设“双一流”的宏观背景下,为学校的学科建设和学术研究提供文献保障和智力支持是图书馆的首要任务.中文图书采访是大学图书馆文献资源建设的一项重要任务,也是一项长期任务.提高中文图书的采全率和采准率,竭尽全力满足读者不断变化的文献需求是所有图书馆文献采访工作的重点.随着《中华人民共和国招标投标办法》《中华人民共和国政府采购法》、教育部《普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南》等法律法规以及行政规章的颁布,中文图书采访工作日益规范.但是,政府采购也带来一些图书馆需要面对和解决的问题,主要是图书II+版发行商激烈的市场竞争导致的“逆向选择”和“道德风险”,在这种环境下,图书馆只有通过系统化、规范化的管理方法对中文图书采访全过程进行管理,才能防范在这一过程中可能给图书馆带来的种种风险.作为图书馆与图书供应商之间签署的具有约束力的法律文件,合同在平等公平的原则上分配双方的权利与义务,在法律允许的范围内策划双方的交易方式和交易细节,其中的各项条款都是双方必须遵守和履行的,因此,依据合同对中文图书采访进行全过程的管理是最为恰当的一种管理模式.笔者结合西安交通犬学图书馆近十年在中文图书采访方面所做的探索和思考,基于中文图书采购工作的生命周期循环,探讨了合同管理在提升中文图书馆藏质量和防控履约风险中的作用.
2 合同管理的概念及内涵
合同( Con工rac工),也称为契约,是平等民事主体协商一致的产物,是当事人之间依法设立、变更、终止民事权利义务关系的协议.合同一旦成立就对当事人产生法律约束力,合同各方均需按照合同规定的内容和方式履行合同义务、享有合同权利.自然人之间订立的合同涉及的责权关系相对简单,而法人或其他组织、机构之间订立的合同在订立、履行、终止等方面所涉及的问题却复杂得多.随着现代管理理念和制度的发展,合同管理成为项目管理中一项很重要的内容.合同管理通常是指法人或其他组织作为合同主体,对自己与对方订立的合同依法进行履行、变更、解除、转让、终止,以及在合同履行过程中和履行完毕后进行审查、监督、控制等一系列行为的总称.在这一过程中,合同的订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的主要内容,对合同履行情况进行的审查、监督、控制是合同管理的基本手段.
对于图书馆的文献资源采访工作而言,无论是以中外文图书期刊为代表的传统纸质资源,还是当前发展势头迅猛的电子资源,其间所发生的与供应商有关的一切行为都是建立在合同基础之上的,任何一方有违约行为或对应履行义务不作为,就会为图书馆采访工作带来不确定性因素,从而造成一定的风险.目前,对图书馆采访工作合同管理的研究主要在外文期刊、外文图书、图书招投标、部分业务外包等领域,中文图书作为图书馆文献采访数量最多、涉及岗位数最多的文献资源,更应该加强全过程、系统化、动态化的合同管理.
3 中文图书采访的全过程合同管理
3.1 中文图书采访的生命周期
生命周期( Life Cycle)的概念广泛应用于各个领域,在文献资源采访和管理过程中常用于电子资源管理.数字图书馆联盟（Digi工al Library Federa-工ion,简称DLF）为了指导ER出S的开发,在ER出I(Elec工ronic Resource 出anage出en工 Ini工ia工ives)报告将电子资源的生命周期划分为4个阶段：产品考虑与试用、采购、安装与使用、产品维护与评估.从DLF的划分标准可以看出,电子资源的生命周期就是从采购前的计划到采购行为的实施,再到采购行为实施后所产生的效果及其评价这样一个完整的过程.这个周期在中文图书采访过程中也同样存在,并周而复始,因此,生命周期理论可以将中文图书采访的生命周期划分为三个阶段：缔约过程；履行过程；评估过程.这三个过程均需要严格进行合同管理,并依据评估过程得出的结论对下一期合同进行修订和改进,因此,中文图书采访过程的合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的.
3.2缔约过程的合同管理
缔约过程指的是从制订中文图书采购计划、提出政府采购申请、参与考评合同对方（供应商）、向对方提出技术要求、通过招投标确定合同对方到准备合同文本的阶段.这一过程看起来还未涉及实质性的合同条款,但却会对整个采购工作的全过程产生根本性的影响.这一阶段的主要工作内容包括以下几个方面.
3.2.1 明确采访任务的目标.
采访部门根据本馆的文献资源发展政策及当年经费情况制订采购计划,包括经费预算、计划采购的品种数、册数、需重点保障的学科范围、计划采取的采购方式等.在这个环节中,最重要的目标是采访部门通过对以往经验的总结,设计出适合本馆的中文图书采选方案,保障中文图书的采全率和采准率.西安交通大学图书馆在这一问题上进行了长期探索,基于布拉德福定律,通过对馆藏的调研,以学科细分和收藏量为判据,圈选出了该馆收藏量最多的几十家出版社,将其列为校心出版社,其余出版社作为出版社,确定了以现货方式采购核心出版社图书,以书目预订方式采购出版社图书的新模式.后来,由于现货供应商在市场博弈中的“逆向选择”行为,采访部门对核心出版社的图书也采取了书目预订的方式,并且进一步提高了对核心出版社书目覆盖率的要求.实践证明,这种方式效果良好,可以帮助采访馆员从海量的书目信息里采选到最适合的图书.
3.2.2选择最优合作伙伴.
采访部门按照政府采购的要求,提出政府采购申请、参与考评合同对方（供应商）、向对方提出技术要求、通过招投标确定合同对方.在这个环节中,最重要的目标是在招投标的框架下选择最符合本馆采访工作要求的合同对方.西安交通大学图书馆的中文图书招投标工作已经开展了十余年,在早期由于没有准入门槛,各种规模和资质的书商均可参与竞标,导致恶意砸价、超低折扣等不良竞争行为严重影响了中文图书采访的质量.为了改变这一局面,图书馆取得了采购管理部门的同意,明确了对书商的资质要求,包括注册资金、经营场所、合作出版社范围、在同类高校中的中标情况、编目数据加工能力、物流配送能力等,使一些不具备馆配能力的书商主动退出竞争,有效地为图书馆选择了最具实力的舍作伙伴.
3.2.3策划具体的交易方案.
合同是交易的策划,在合同准备过程中,图书馆应在合法、平等、公平的基础上主导合同条款的拟定以维护自身权益.合同准备的过程中,图书馆必须对中文图书采购合同的法律属性有所认识.图书馆与供应商签订的图书采购合同本质上是买卖合同,因此是有偿合同,即供应商转移图书的标的物给图书馆,图书馆向其支付价款.同时,购书合同也是双务合同,图书馆与供应商都享有一定的权利,并承担一定的义务.此外,买卖合同是诺成合同,双方当事人意思表示一致即告成立,不以标的物的交付为合同成立的要件,标的物的交付属于合同的履行.合同起草完成之后,由图书馆主管领导进行初步审查,通过后与供应商再次对合同内容逐条协商确认,直至双方对全部合同条款内容达成一致,最后交采购管理部门审查、批准、签署、生效.缔约阶段关系到合同履行过程中的所有细节和可能发生的风险,因此图书馆必须十分重视这一阶段的工作.
3.3履行过程的合同管理
合同双方对合同义务的执行就是合同的履行,当双方执行完合同义务后合同即告履行完毕.在这个阶段,首先,图书馆要在内部进行合同兜底,提示各相关岗位及部门按照合同约定全面适当履行合同,对其中可能涉及的法律风险提前预警.其次,图书馆要监控两个方面的问题：一是内部各相关岗位及部门是否按照合同规定适当履行合同义务,及时验收、支付书款.二是要监控供应商的执行情况,如：是否按照合同要求提供书目信息、图书配送是否达到合同承诺条件、相关业务数据的提供是否满足要求、辅助加工工作质量是否达标等.图书馆通过监控机制及时收集和掌握各个环节的执行信息,可以有效预防因违约造成的法律风险.合同的履行有两种可能的结果,一种是正常履行,另一种是由于各种原因导致的不履行、部分履行或延迟履行.对于后者,图书馆需根据情况及时变更或终止合同.
西安交通大学图书馆将全面质量管理中的PD-CA循环理论引入中文图书采访工作中,构建了基于PDCA的质量管理流程,实现了对内部、外部两个方面合同执行情况的实时监控,尤其是对于规范供应商服务起到了积极有效的作用.
例如：某年该馆在执行监督过程中发现部分地方版图书书目信息少、订购量小、图书验收进度缓慢,难以完成预计采购目标.图书馆经PDCA循环分析发现,原因是某中标供货商在书目信息提供、出ARC数据提供、配书、到货方面完全不能达到该馆要求.经过沟通,对方表示由于其自身经营管理的原因,确实无法达到要求,于是该馆及时终止了与该供应商的合同,并按照学校相关规定重新选择了合作供应商,避免了采访工作陷入被动局面.同时,这种详细的合同监管机制对供应商的书目提供方式、出ARC数据的规范要求、物流配送频率、到货率等方面都进行了明确和细化的要求,有利于从规范要求方面建立供应商准入预警机制,而且通过签订合同保证了供应商的服务质量,形成了在合作中培养供应商的机制,达到了提高馆藏质量的目的.
3.4评估过程的合同管理
合同履行完毕并不意味着管理过程的结束,对于中文图书采购这样按年度循环往复、持续时间长、执行环节多、外部变化因素复杂的工作来说,合理履行完毕之后的总结和评估是必不可少的环节,对本期执行过程中问题的总结、思考、解决是提升下一期合同管理整体水平的重要前提.评估包括两个方面：一是对内部各业务岗位执行情况的评估,主要依据合同内容考察书目选中率、订单执行进度、付款进度等情况.二是对供应商的评估,主要依据合同约定考察书目数量、覆盖学科,尤其是核心出版社书目覆盖率、全年动态到货率等情况.
这些考核结果对于下一年度的招投标工作至关重要.许多采访馆员对当前招投标中低价中标的现象不满,但又由于在招投标过程中没有话语权而无力改变现状,西安交通大学图书馆也曾面临同样的问题.还利是商家的第一目标,低价中标的书商在中标后采取各种手段谋取利润,表现最为突出的是在书目信息上做文章,对高折扣、低利润的学术图书书目进行隐瞒.如：有一家供应商全年提供的高等教育出版社的书目信息共十几条,但最终到馆的只有两种,严重影响了图书馆的馆藏建设工作.
为此,西安交通大学图书馆用了几年时间连续追踪每家供应商每一期的核心出版社书目覆盖率,用书商数据与出版社数据进行比对,对于书商隐瞒的书目直接通过出版社提供的书目信息补订并按照中标折扣结算,同时将评估得到的合同期内书商书目服务、到货率等关键数据提供给采购管理部门参考.经过长期的努力,图书馆提供的各项评估数据在招投标工作中起到了重要作用,低价中标现象连续几年都不再出现,供应商进入努力提高自身服务水平的良性竞争阶段.
4结语
中文图书采购合同是图书馆与供应商之间就中文图书买卖签署的具有约束力的法律文件,是双方交易模式的策划,也是图书馆开展相关管理工作的法律依据.图书馆应重视缔约阶段合同文本基本框架和条款的构建,为后期的合同履行和合同评估做好基础性工作,尽力规避、防控其中的法律风险,同时也应重视履行阶段、评估阶段的合同管理.图书馆应依据合同对中文图韦采访全过程进行全程性、系统性、动态性的管理.
生命周期论文参考资料：
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