原创《新医改背景下医院档案规范化管理探究》
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【摘 要】医院档案中如实记录了医院各项业务活动开展情况,如各种文件、资料等,有着很高的保存与利用价值,能够为医院今后发展提供有力支持,对提升医院档案规范化管理水平意义重大.因此医院要提高重视程度,尽快转变档案管理方法,实行规范化措施,才能有效解决档案管理中存在的问题,满足新医改背景下医院发展的需求.本文将简述医院加强档案规范化管理的意义,并通过分析当前医院档案管理中存在的问题,提出切实可行的规范化管理策略.
【关键词】新医改背景；医院档案；规范化管理
医院档案是医院医疗活动中形成的不同种类与载体的资料,常见的有文件、簿册、图表、音像及磁盘等,做好档案管理工作,可以为医院领导决策的制定提供真实、可靠的依据,同时还能促进医院的现代化发展.档案管理工作是医院管理工作中的重要内容之一,需要保证各个工作环节的规范化,医院领导及档案管理人员都要尽快转变思想观念,不断改进档案管理方法,促使档案管理工作效率与质量不断提升.
一、新医改背景下医院档案规范化管理的意义
档案管理在医院内部管理中占有重要的地位,其类型众多,如人事档案、财务档案、科研档案和病历档案等,可以反映出医院的发展历程.医院做好档案的收集、整理、分类、归档、保存和利用工作,能够将档案的价值最大限度体现出来,保证医院科研、医疗、教学等活动顺利开展.由此可见,新医改背景下医院做好档案的规范化管理具有重要的意义,具体包括以下几点：其一,有利于规范医院档案活动.在医院档案管理工作,通过实行规范化的手段,能够让各种资源得到妥善收集与整理,让档案资料得到合理保存,这样可以让档案管理工作水平获得提升,为医院的进一步发展奠定良好的基础.其二,能够保证档案信息内容的安全、完整.从医院档案管理工作现状来看,因为存在很多不规范行为,经常出现档案资料丢失、损坏等问题,没能第一时间保存好档案,未做好存档记录工作,也为今后的档案利用、查阅等带来不便.特别是在档案管理信息化建设过程中,极易产生各种安全隐患,这需要加大对各种安全问题的防范力度,而提升医院档案管理的规范化水平,可以让档案信息更加安全、齐全,避免出现非法行为,导致档案信息出现泄密,为医院带来损失.
二、当前医院档案规范化管理中存在的问题
（一）观念落后,档案管理意识不强.档案管理工作关系着医院的发展,其除了能够将医院全部历史发展全貌反映出来以外,还对普通百姓身心健康有着重要的影响,是医院快速发展的关键.即使我国档案界大力宣传档案利用带来的社会效益与经济效益,不过人民群众对档案利用效益并不了解.对很多医院来说,无论是领导还是基层员工,大多都存在着“重医疗、轻档案”的现象,未真正认识到档案的价值,不清楚档案管理在医院管理中发挥出的重要作用.虽然部分医院重视档案的收集、整理与保管工作,但是档案信息资源开发利用率很低,服务上非常被动,大多是坐等利用者上门,并提供借阅、复印等服务.这样很多高价值档案资料得不到有效利用,应有的价值得不到提升,无法促进医院的快速发展.
（二）档案管理制度不完善.当前很多医院的档案管理制度还不够完善,未将档案室工作职责明确下来,也未制定相应的查阅制度.因为档案管理人员不清楚自己的责任,所以很少将档案归档、查询等程序落到实处,依法管理档案的意识不强.如档案管理格局非常混乱,将合理确定管理职能,通常由设置在行政办公室的综合档案室负责医院的档案管理工作.受到历史原因与医院管理要求等影响,综合档案室在开展档案管理工作时,主要内容为文书档案、科技档案、会计档案、实物档案和音像档案等,没有管理医疗文书档案、X线胶片档案、病理切片档案以及检查影像图文档案等,这些档案基本上分散在医院各业务部门中,导致出现了多部门管理档案的局面.
（三）硬件投入少,现代化管理水平低.部分医院因为医疗用房较少,造成档案用房紧张,无法满足档案保管要求.加之医院档案管理设备非常陈旧,管理技术不够先进,为档案事业的发展带来了阻碍.随着科学技术的快速发展,计算机网络技术在医院管理中得到了广泛应用,医院管理手段越来越先进.不过在档案管理工作中,计算机网技术应用不充分,直到现在仍然采取手工收集与检索的方式,信息量不大,为医院档案的收集、开发及利用带来了不良影响.因此为提升医院档案管理效率,要应用好各种信息技术,为档案的保管、检索与利用提供方便.
（四）档案管理人员综合素质偏低.现阶段很多医院还没有设置专门的档案管理人员,档案管理人员大多是兼任的.这些人员日常所负责的工作较多,投入到档案管理工作上的时间与精力并不多,同时掌握的专业知识也很少,缺乏科学、合理的知识结构,学历普遍不高,不懂得现代设备的操作方法,为新形势下医院档案事业的发展带来了阻碍.近年来医院档案事业规模越来越大,档案数量不断增多,档案内容更加丰富,档案管理方法更为先进,这些都对档案管理人员提出了更加严格的要求.医院在人才培养工作上,通过提升医疗技术人员的素质,为他们提供了很多继续教育的机会,不过在医院人才培养计划中,忽视了对档案管理人员的培训与教育.这样很多档案管理人员知识水平长时间得不到提升,思想观念落后,不利于医院档案管理工作的顺利开展.
三、新医改背景下医院档案规范化管理的策略
（一）转变思想观念,加强组织领导.医院要从实际情况出发,切实增强相关人员的法制观念与档案意识,依法集中统一管理档案.要结合《档案法》相关规定,做好宣传工作,定期开展法律法规、专业知识等培训,转变医院领导与档案管理人员的思想观念,充分认识到医院档案规范化管理的重要性.医院要在重要议事日程中纳入档案管理工作,通过增加投入力度,保证将档案信息化管理的设施设备配置齐全,同时要采取学习、培训、答题及考试等各种形式,确保档案管理人员素质与能力不断提升,督促其认真学习档案管理相关法律法规,保证医院档案管理依法开展,实现规范化水平的提升.
（二）建立完善的档案管理制度.医院档案管理制度的规范化,这是保证档案资料及时收集、安全保持及有效利用的关键.对此医院要建立完善的《档案管理制度》《档案借阅制度》《档案库房管理制度》和《档案安全保密制度》等,将档案归档范围、整理分类及保管期限等明确下来,让工作程序不断规范,这样档案的收集、管理、利用等才更加规范.档案管理制度要和医院其他管理制度衔接好,保证形成一个总体管理制度体系,同时还要在员工岗位责任制中纳入档案管理制度,这样才能让相关人员提起重视,保质保量完成档案管理工作任务,并注意规范自己的工作行为,严格执行各项档案管理制度.这样医院档案管理才能更加规范,发挥出促进医院发展的作用.
（三）提升档案管理信息化水平.其一,明确医院档案管理信息化标准.现阶段很多医院还未将档案管理信息化和规范化等标准明确下来.对此,医院应坚持超前的战略眼光,结合本院实际情况,将档案管理信息化系统应具备的基本标准与条件合理确定下来,同时在信息技术发展过程中,还要不断进行更新与提高.当前重点是要将信息设备配置齐全,并安排专职档案管理人员,为医院档案规范化管理创造条件.医院各职能处室要按照信息化建设标准形成档案资料,档案管理人员要将建档标准明确下来,规范立卷归档,营造领导狠抓落实、部门大力协作的良好局面,通过共同促进与提升,促使医院档案管理信息化建设取得更大成效.其二,建立医院档案管理数据库.从现阶段医院档案管理信息化系统建设情况来看,还处在初级阶段.医院要尽快建立起完善的数据库,这样才能发挥出先进信息技术的作用,实现对档案资料的科学、规范管理.其三,加快办公自动化建设,促进医院档案管理更加规范.医院要在自身发展规划中纳入档案管理信息化建设内容,有计划地将计算机网络系统配置好,这样才能保障医院档案管理效率,实现服务质量与办公信息化水平的提升.
（四）增加投入,完善基础设施设备.为提升医院档案管理规范化水平,需要保证有足够的资金,引进各种现代化技术与设备.一是要将先进的设施设备配置齐全,包括档案库房去湿、空调设备、灭虫灭火设备,这是关系着医院档案现代化管理水平的提升.二是要实行计算机管理,通过计算机将医院全部业务和行政上的档案储存下来,为利用者的查找与阅读提供便利,节省了大量的人力、物力及财力,也保证了档案管理效率.同时实行计算机管理的方式,可以减小档案保存空间,让信息保存更加方便,避免出现丢失和损坏等问题.对此医院要提升对计算机管理的应用力度,尽快购置先进的软件与网络等现代化办公设备,不断提升档案管理工作的现代化与自动化水平,让其更加科学与规范.
（五）提升档案管理人员的素质与能力.为保医院档案管理的规范化,档案管理人员发挥出决定性作用,医院要打造一支素质高、能力强的档案管理队伍.一是要定期加强对档案管理人员的理论学习,让他们掌握《档案法》相关规定,逐步形成良好的职业道德.二是切实增强档案服务意识,转变服务方法.档案管理工作主要是为医院的发展服务,需要摆在首要位置,提升档案管理人员的责任心,培养他们认真负责的态度.三是档案管理人员要保持高度的责任感,能够立职岗位,认真开展工作,严格规范自己工作行为,热爱医院档案管理工作.同时在日常工作与生活中,也要主动钻研业务,不仅要掌握丰富的档案管理知识,还要注重提升自己的专业技能水平,积极学习档案管理工作领域的新技术与新知识.这样才能适应新医改下档案管理工作需求,为医院的进一步发展作出自己的贡献.
四、结语
总之,随着医院规模的日益扩大,每天都会形成大量的档案资源,类型也日益增多,为档案管理工作带来了极大难度.对此医院领导及档案管理人员要在思想上引起高度重视,充分认识到档案规范化管理的重视性,认清当前形势要求,主动出击,通过合理采取有效的方法,保证档案管理规范化水平得到提升.此外医院还要增强投入,为档案管理工作提供更多资金支持,同时还要注重人才的培养,夯实档案管理工作的基础.这样医院档案管理效率才能得到提升,并且更加规范与科学,保证医疗、教学和科研等活动顺利开展.
医院档案论文参考资料：
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