原创《高校OA系统和档案管理系统对接风险成因分析高校OA系统和档案管理系统对接风险成因分析》
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【摘 要】本文以高校OA系统和档案管理系统对接工作为切入点,借鉴TOE研究框架,提出了影响对接工作的三大类风险成因,包括信息技术层面的风险成因、组织保障层面的风险成因和文化心理层面的风险成因,并且每大类还包括具体的风险成因.
【关键词】OA系统；档案管理系统；对接；风险成因
当今社会,信息技术飞速发展,其应用领域不断拓宽,高校也掀起了建设数字化校园的热潮,办公自动化（以下简称OA）和档案管理系统作为数字化校园建设的重要部分,是信息技术应用的一个缩影.OA系统大大提高了办公效率,并产生了大量电子公文.档案管理系统则是根据电子文件的特性开发出来的一种软件应用系统.两者相结合,改变了传统的归档方式,使归档变成了跨平台的数据对接过程.然而,由于诸多原因,两者在对接过程中存在种种问题,因此,探讨OA系统与档案管理系统对接中的风险十分有必要.通过检索,笔者发现关于OA系统和档案管理系统对接问题的研究主要集中在技术、对接措施等方面.例如,苏冠贤的《办公自动化与档案管理系统优化整合模式研究》和袁琦的《OA系统与档案管理系统之间的“无缝链接”》都是从技术层面入手,对两者对接的探讨.蔡亚琼的《高校OA系统与文书档案管理的无缝对接》和周冬梅的《关于高校OA系统与档案管理系统链接的几点思考》则对两者之间的对接提出了应对措施.本文的研究同样以OA系统和档案管理系统的对接为切入点,引入风险管理等相关理论,重点从源头入手,探讨两者对接产生各种风险的原因.
一、理论前提
目前,OA系统和档案管理系统通常归属不同的软件开发公司,因此,两者对接实则是一个需要三方介入的工作,即OA系统开发方、档案管理系统开发方、用户方.用户作为媒介,将两者联系起来.风险的定义很多,通过参考总结,我们可以得出风险的本质是不确定性和损失.综上,OA系统和档案管理系统对接风险就是指在两者对接过程中所有的不确定性和损失.
本文研究OA系统和档案管理系统对接风险成因,借鉴了TOE（Technology-Organization-Environment）理论框架,该理论是由Tomatzkyr&Fleischer在1990年提出的,其综合考虑了组织内外因素和技术本身特点,将影响组织创新采纳的因素归纳为技术、组织、环境三类.基于此,我们将OA系统和档案管理系统对接的风险成因分为三大类,即信息技术层面的风险成因、组织保障层面的风险成因以及文化心理层面的风险成因,每类下还包括具体的成因.
二、OA系统和档案管理系统对接风险的成因
（一）信息技术层面的风险成因.OA系统和档案管理系统对接过程实是两个开发方之间实现技术链接的过程.因此,分析信息技术层面的风险成因要从技术本身以及技术的参与者来入手.1.信息技术自身的不确定性.随着经济社会的发展,信息技术是不断更新换代的,任何技术在设计上都不可避免存在先天缺陷,从而导致其在应用过程中出现各种不确定性,也就是各种风险.OA系统和档案管理系统自然都不例外,两者最初都是根据用户需求设计的,然而用户的需求是会随着专业知识、社会实践等因素不断变化的,需求的变化自然对信息技术提出了更高的要求,并推动信息技术的更新,如果技术满足不了需求,自然免不了各种风险.
2.技术之间的非兼容性.技术之间本身也存在差异,不都是兼容的,甚至是互斥的.据笔者调研了解,多数高校的OA系统和档案管理系统在使用之初都是不同的开发方设计的,也就是说两个系统是独立开发的,在设计上不一定考虑后续的兼容问题,导致两个系统的模块组织框架差异较大,缺乏统一的标准和接口,以至于OA系统产生的电子文件办结后不能直接归档,给文档一体化管理带来了巨大的阻碍.技术之间的不兼容或互斥给对接工作埋下了隐患,也就会带来风险.
3.用户对技术认知的局限性.OA系统和档案管理系统对接,其最终目的是为了满足用户的需求.但在实际中,多数用户对技术的认知存在局限性,对技术所能达到的效果并未有事先的预测,经常会发生双方沟通后开发方设计的接口还是跟自己预想的结果不一致.其原因就是用户对技术知之甚少,想当然以为开发方与自己的理解一致.需求不明确导致开发方误解用户的真实意图,设计出来的接口自然达不到要求.此外,开发方虽然在技术方面存在较高的专业水平,但对档案管理也存在隔行如隔山的局限性,这些障碍都是对接过程中的风险成因.（二）组织保障层面的风险成因.OA系统和档案管理系统对接,需要多方面的保障,如管理者的重视、相关制度规范的支撑、人财物的支持等,缺一不可.因此,分析组织保障层面的风险成因可以从这三方面考虑.
1.管理机制不健全,缺乏顶层规划.受传统档案管理观念制约,高校领导者多数认为OA系统和档案管理系统对接是档案馆或档案室的业务,经常忽视对其管理.实际上,领导者要充分认识到文档一体化是一项系统工程,要调动相关部门多方参与,统筹安排,确定相应的组织架构,做好顶层规划,并制定详细的工作流程及内容,明确各阶段工作分工和责任人,为对接工作做好前提准备.如果领导者不重视,缺乏管理和规划,对接工作就不能顺利进行.2.相关制度、标准体系的缺失.规范的管理制度和统一的业务标准是实现OA系统和档案管理系统有效对接的前提条件.如果没有制度指导,没有标准规范,对接工作将无章可循,杂乱无序.目前,我国对两个系统对接相关制度的研究可以说处于空白阶段.统一的技术标准包括数据接口标准、数据转化标准等寥寥无几,这些都是亟待解决甚至需要不断更新的需求.我们必须认识制度和标准的重要性,其能够确保电子文件从OA系统到档案管理系统的平滑流转和安全管理.
3.缺少人、财、物支持.一项工作能顺利开展,很大程度上需要外部条件的支持,OA系统和档案管理系统对接工作也不例外.设计接口需要经费请软件开发公司来实现,保障对接工作顺利开展需要强大的硬件配套设施为基础条件.除此之外,还需要有一定的人力投入.但实际情况往往不尽如人意,很多时候因为经费不足或搭建过程繁琐,对接工作根本无人问津,无人重视.人、财、物的缺失,很大程度上阻碍了对接工作的顺利进行.
（三）文化心理层面的风险成因.文化心理层面对接工作也有一定的影响,如管理者的重视程度、开发方的职业素养以及管理人员自身的文化素质,因此,我们可以从这三个方面分析具体的风险成因.
1.管理意识差异.OA系统和档案管理系统在高校一般分属不同的职能模块,由不同部门管理,这种管理差异也带来了管理意识上的差异.不少高校受传统观念制约,认为纸质档案才具有保管价值,对电子文件心存怀疑,认为其没有归档的意义,对接工作完全是多此一举.这种管理意识上的差异,导致对接工作不受领导者重视,档案管理人员凭自身一己之力也无法改变现状,这在很大程度上阻碍了文档一体化工作进程.
2.开发方相互质疑、推诿.OA系统和档案管理系统对接需要两家开发方的参与,实则是OA系统开发方和档案管理系统开发方两家公司进行技术链接的过程.因此,两者的沟通和交流十分重要,双方必须在技术标准上达成一致,才能设计出符合用户需求的接口.经笔者调研了解,有些高校的OA系统开发方和档案管理系统开发方之间存在相互质疑技术水平的现象,都认为对方的系统设计不合理,才导致接口难做,并且互相推脱,都不愿意无条件承担这项工作,认为不在各自签订的合同条款里,没有义务做.如果做,也需要有条件地支付额外的开发费用,这也是引发对接风险的一大原因.
3.复合型人才欠缺.目前,不少高校的档案管理工作都是从其他岗位调转的非专业人员在做,他们必然缺乏一定的档案管理知识.懂得档案管理的人员又不一定懂行政管理和计算机技术,而对接工作是一项系统工程,它需要懂行政管理、档案管理以及计算机技术的复合型人才.如此一来,对接工作根本找不到合适的人接手.因此,档案管理人员的整体业务素质也是影响对接工作的重要因素.
三、小结
总之,高校OA系统和档案管理系统对接的风险成因是多方面的.有信息技术层面的,也有制度标准层面的,有人为因素,也有不可抗因素,都不可忽视.我们做对接工作之初,必须先找出可能引发风险的原因,由原因推断结果,未雨绸缪,才能对症下药,提出切实可行的风险防范及应对策略.
【参考文献】
[1]周冬梅.关于高校OA系统与档案管理系统链接的几点思考[J].科技信息,2010(30).
[2]苏冠贤.办公自动化与档案管理系统优化整合模式研究[J].档案学研究,2017(5).
[3]袁琦.OA系统与档案管理系统之间的"无缝链接"[J].浙江档案,2014(12):61.
[4]蔡亚琼.高校OA系统与文书档案管理的无缝对接[J].兰台世界,2016(7):48-50.
[5]郭宁.IT项目管理[M].北京:人民邮电出版社,2012:240.
[6]L G Tomatzky,M Fleischer.The Processes of TechnologicalInnovation[M].Lexington,MA:Lexington Books,1990-12-15．
管理系统论文参考资料：
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