原创《试析高校档案管理质量保障体系建设》
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【摘 要】随着我国文化事业的快速发展,高校档案管理工作成为了文化事业的重要一部分,档案记载了学校的历史、科研成果等,档案管理质量保障体系是高校开展管理工作的基础,提高高校档案管理质量成为各大高校发展的一种趋势.因此,高校应该建立档案管理体系,保障档案管理工作的顺利开展.【关键词】高校档案管理质量保障体系建设
随着我国各高校的普遍改革,高校对于档案管理工作更加重视,高校档案记录着学校发生的历史轨迹,是重要的信息资源,只有管理好这些档案才能利用好这些资源.档案质量管理时,需要在档案管理工作建立一套完善的管理质量保障体系,这对于提高档案管理质量水平,促进档案管理工作的顺利开展,都有重要的指导意义‘1].
一、高校档案管理质量保障体系建设的现状
(一)高校档案管理质量不高
档案管理工作是高校管理工作中重要的基础,它与其他工作是密不可分的,高校档案质量体系的建设是个复杂的过程,需要管理人员的奉献精神、服务意识等方面作为支撑.很多管理人员认为这是一个没有意义的工作,没有前途又枯燥无味,就造成了管理人员的工作懈怠,使得整体档案管理人员服务意识差,影响了档案管理工作的开展.
(二)档案管理设施落后
很多高校的档案簪理设施陈旧,还采用传统的管理设施,严重影响了档案管理工作的进程.随着科技的发展,档案管理对于硬件的设备要求越来越高,现在高校采用的都是科技化管理进程,比如移动存储设备、计算机、光盘等,都成为了档案管理部门的必备品.如果硬件设施的缺乏,会影响档案管理工作的进度,造成管理工作效率下降.
(三)档案管理制度不完善
健全的档案管理体系能够指导高校的档案管理工作,还能规范档案管理人员的工作,但在高校档案管理工作中,档案管理体系不健全、档案管理制度不科学,这在很大程度上影响了高校的管理工作心].档案管理质量是档案管理的重要环节,只有档案管理人员明确管理制度,才能杜绝人为造成信息的错误.
二、高校档案管理质量保障体系的建设
(一)完善档案管理制度
高校在档案管理过程中,档案管理制度是高校档案管理工作的基础.首先,高校要建立档案的各项管理制度,建立评审制度,学校领导派人定期到档案室进行检查,看档案管理老师是否按照管理制度进行工作,如果没有,应该对其进行批评,给其他的老师起到警示作用,让老师严格的遵守管理制度.其次,做好安保工作.档案事关学校的隐私,这就需要对档案做好安保工作,以防泄露给无关的外来人员.最后,在裆案管理中,还应该制度档案管理监制制度,学校应该成立监督小组,确保信息的及时录入.
(二)推动档案信息化建设
随着科技的发展,信息时代的到来改变了人们的生活方式,也为高校的档案管理带来了便捷性,传统的管理方法,耗费人力、财力,而且在查阅档案信息时不方便,时间久远,会造成档案材料失真,很难提升档案管理的进程.所以,要想提高档案管理质量体系,必须推动档案管理数字化建设.首先,将档案信息化管理放在优先位置,信息化建设需要大量资金的投入,因此要根据学校的实际情况提前做好预算处理.其次,构建完善的人才培训制度.高校档案的信息化建设,离不开专业人才对档案管理的维护,所以,高校要培养专业化的人才,加强培训力度,从校外引进计算机方面的人才,提高高校档案管理质量.
(三)对档案管理人员进行教育培训
档案管理人员是档案管理工作顺利开展的基础,很多档案管理人员认为档案管理工作枯燥、没有前途,导致在工作中缺乏耐心、不认真,严重影响了档案管理工作的进程.因此,要想提高高校档案管理工作的质量,必须加强对档案管理人员的教育培训,使得他们认识到档案工作的重要性,从而提高对自己工作的热爱之情,增强工作使命感,建成一支专业化、职韭化的队伍.高校要不断创新管理方式,提高工作效率,形成一支具备档案建设的专业人才,不断提高档案管理人员素质,促进档案管理工作开展.
(四)制定档案管理奖惩体系
档案管理是一个关系高校科研、学生管理、招生就业等高校办学中诸多重要环节的基础.因此,为了进一步加强档案管理工作质量保障的体系建设,各高校需要结合实际情况出台系统的奖惩体系‘3].比如在工作中玩忽职守,造成档案丢失,学校应该给予严肃处分,对于在工作中表现突出的人员,应该给予奖励.同时,学校每年举办一次评选活动,选出优秀管理员,这样才能积极推动高校档案管理质量体系的建设.
三、结语
高校档案管理工作是学校各工作的重要基础,对高校的发展起着重要作用.针对存在的问题,高校要重视,找出解决方案.此外,高校要不断完善档案管理制度、推动档案信息化建设、培养专业的档案人员、制定档案管理奖惩体系,使高校档案管理质量体系的顺利进行.高校档案管理工作是一个复杂的工程,需要各个方面不断完善,才能为我国的教育发展做出更大的贡献.参考文献：[1]宋绍梅．浅谈高校档案管理质量保障体系建设[J]．科技资讯,2014( 31)：223．[2]王玮．高校档案管理质量保障体系霆设探究[J]．科技资讯,2016 (10)：72~ 73．[3]胡水旺．浅析高校档案管理质量保障体系建设[J]．太原城市职业技术学院学报,2013(08)：104～105．
（作者单位：西北民族大学）
作者简介：西仁娜依·玉素辅江,维吾尔族,甘肃兰州人,中级职称,研究方向：档案管理.
档案管理论文参考资料：
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