原创《带头是学校办公室主任的必修课》
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朱彦体
2015 年12 月,李克强总理在接见全国政府秘书长和主任代表时指出：系统是政府工作的“第一参谋助手”,是“大服务员”,是“高效督办员”；系统的工作代表党和政府形象,必须用实干为形象加分；要用新理念、新模式、新技术提升政府服务水平,争做建设现代政府的生力军.可见总理在“大众创业,万众创新”背景下,对系统人员带头做好创新工作有殷切期望.
见“著”知“微”,基层中小学办公室主任也需要带头创新.
作为承担着参谋助手、综合协调、督促检查、后勤保障等综合服务职能的中小学办公室主任,如何才能适应新形势、新要求,发挥好自身作用呢？带头创新应当是其必修课.
“带头创新”包含三重关键的意思,一是工作要务实,二是工作要创新,三是创新要带头.中小学办公室主任就是要在这三重“关键”上给自己安上起跑器,配上加速器,以使自己定好创新的“位”,把好带头的“向”.学校办公室工作不光繁杂多冗,而且循环往复,加上室内人手一般较少以及“旧料”往往可以“新用”,很易导致主任们苟简政务,敷衍了事,其结果可能造成该获得上报给校长们的决策辅料,或流于陈旧,或流于虚无,或流于浅表；该及时长传下达、印制分发的信息材料,或搁置于案头,或草草告知,或分工模糊；该适度督办的事务,或随风而逝,或浅尝辄止,或引发矛盾与纠葛,如此等等.这就给主任们提出了更高的工作标准,即不光要续写踏实工作的新文段,而且要再写带头创新的新篇章.创新型时代的创新型国家、创新型社会建设离不开教育的创新；教育的创新离不开学校的创新；学校的创新离不开校长的创新和处室、年级、教师的创新.而处在学校枢纽位置的办公室主任,自然要在“上拉下推”的形势中,自然要在“自我加压”的内需上,拥有创新的强大动能,以适应外部环境和自身发展的要求,唯有如此,才可能反过来助长校长和校方的创新,反过来助推中层和教师的创新,反过来助力教育和教学的内涵发展.其实,这正是中小学办公室主任职责履行和职能发挥的切实需要.
担任办公室主任多年,我深知创新在学校工作引领和工作效率提升上的作用.如在学校处室信息沟通上,就作了些许努力.针对前些年信息沟通只限于会议、口头、纸质或电话且成本较高、呆板低效、缺乏活力的现实,我逐步摸索出一套行之有效的方式,即“ 群平台”.通过它既能随机发布简单的信息,也能即时讨论复杂的事宜,体现出明显的简便性、快捷性、高效性.尤其是在群平台的组织管理上,除要求群成员严格遵守网络规则、腾讯规则外,还注意把握以下细节：一是办公室主任担当管理员；二是群成员不只是处室成员,还邀请校长室、党支部、团委、工会干部加入；三是群名片力求醒目得体,让群成员一看便知道彼此的身份.另外在群任务的设定上,既明确了办公室主任作为核心成员,有对上级“电子政务”转发和本校信息传达、工作布置的义务,也明确了办公室主任有对相关成员的工作讨论交流进行主持的义务,同时还明确了校长室和党支部为“观察员”“监督员”“裁判员”,发挥其应有的作用.在群平台的运行机制上,我建议大家自觉养成群平台工作习惯,如将群平台看作是自己“工作家园”的习惯,在办公室开机启动 的习惯,有意注意“任务栏气泡提示”或“声音提示”的习惯,主动接收一般信息的习惯,积极参与固定时段集中讨论工作的习惯等.特别是近期,我还提出了以关注下周“例会主题”为重点,在群平台上预先发布部门打算和设想且进行先期讨论的建议,得到校长支持后进行尝试,取得了较好效果.如此一来,学校一些常规工作便可在平台上安排布置,一些非常规工作和“存疑”下来的问题即留在下周例会上研究,相对会省去很多“口舌”,缩短例会时间.再者,我还注意提醒相关部门发挥群平台的其他功能,如“群共享”功能,要求把适宜共享的文件,如学期计划、学期总结、课程表、教职工电话号码、班级花名册、日常及节假日值班表乃至有重要指导意义和教育意义的经典文章等发到平台上,以便大家随时下载使用.
在数字化时代,利用好网络平台提升组织沟通效率,从很大程度上说,它应当是一种组织文化.我欣喜地看到,我校办公室行政 群平台建立运行的同时,其他多种群平台,如处室群、年级群、班级群、社团群、家长群等也在同时建设,且不断地发挥出效能.这也许就是办公室工作在我校组织文化上显现出的带头、引领和示范作用.
还有,近年我在学校工作计划文本的制定上,也做出了一些尝试.往常的计划文本,多为“条例式”,通览即是“指导思想”“工作目标及任务”“主要内容及举措”,最后有个响亮的结尾.那种千篇一律的模块,虽符合计划拟订的一般体式,但常常是理念不新、大而无当,尤其是缺乏对学校工作的“前瞻后顾”.鉴于此,我想到了一种“回顾———提升式”计划拟写方式.它包括两方面的要点：“回顾”与“提升”.“回顾”是针对过去,概述既往的尤其是近期的成绩和不足；“提升”是针对现在和将来,是在既已取得成绩和存在不足的情况下,所作的打算和举措.“回顾”和“提升”紧密关联,前后一体,条清缕析,使人读后很快能够知晓我们取得了那些成绩,该如何发扬光大；我们存在着什么缺陷,该如何尽力修补.窃以为,该种计划是对学校工作系统性、连续性、比较性的一种反映,具有较强的逻辑性和科学性,相对于“条例式”计划,虽有一些“回顾”内容的“赘余”,但当是瑕不掩瑜、赘而不冗,不仅如此,它还是对“条例式”计划的补遗拾缺,以至是着锦添花.因为,“条例式”计划可能陈说的只是现在,见不到过去的影子,见不到将来的希望,或者虽然也有“瞻前顾后”,但既往的成绩和不足是“油”,现在的打算和举措是“水”,油是油,水是水.
教育管理学认为,学校管理具有计划、组织、指挥、协调、控制等职能,在这些职能中,由于计划职能反映了管理者的决策意图,决定着管理行为的方向,制约和决定着其他管理职能,因而被视为学校管理的首要职能.我以为,随着学校育人职责中一些元素的改变,作为肩负学校管理首要职能的学校计划及其表现文本,也需要渐具新的面目,而这种面目的呈现,是需要办公室主任操刀雕琢的,没有点创新的劲头儿,很难拿得起来这把“刀”.
创新是当今时代的主题.中小学办公室主任日常工作要出成效,具备创新意识,培养创新精神和创造能力很重要.面对日常要处理的办文办会办事等大量工作,我们要注意克服多做久做而容易滋生的定势思维,克服墨守成规、按部就班的旧式做法,尤其要杜绝习以为常之中而可能产生的习非而是；我们应该敢于突破常规思维,以发散思维、求异思维、辩证思维积极应对复杂局面,创造性地开展工作.为此,我们应注意克服两种习惯：一是虑事恋旧,老想着过去就是这样做的,过去这样做也没出多大乱子,照着葫芦来画瓢；二是办事尾随,校长让想才想,中层让说才说,教师让做才做.我们应当把工作重点放在超越别人上,想人所未想,言人所未言,行人所未行,追求人无我有,人有我新,人新我变.
某种意义上讲,中小学办公室是不光是学校的中枢,也是学校的神经；不光是学校的门面,也是学校的智囊；不光是学校权力的聚集地,也是学校工作的集中营.学校工作的新意迸发,育人工作的新辉闪现,办公室主任责无旁贷.
（作者单位：安徽濉溪中学）
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