原创《论社会保险业务档案管理工作的信息化》
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【摘 要】党的十八大报告将“工业化基本实现,信息化水平大幅提升”列为“全面建成小康社会和全面深化改革开放的目标”之一,信息化已经成为我国全面建设小康社会的必然趋势.作为一种信息资源,在信息化的历史大潮中,社会保险业务档案管理工作信息化不仅是一种战略选择,也是一种时代诉求,更是一种历史契机.
【关键词】社会保险；档案管理；信息化
随着信息技术的迅速发展和广泛使用,从20世纪80年始,信息化引领了一次新的、全球性的产业革命,信息化水平已然成为衡量一个国家现代化水平与综合国力的重要指标.党的十八大报告将“工业化基本实现,信息化水平大幅提升”列为“全面建成小康社会和全面深化改革开放的目标”之一,信息化成为我国全面建设小康社会的必然趋势.作为一种信息资源,在信息化的历史大潮中,社会保险业务档案管理工作信息化不仅是一种战略选择,也是一种时代诉求,更是一种历史契机.
一、档案管理工作信息化的历史必然性
一直以来,社会保险档案信息资料都是以纸张作为介质的实物形式进行存放,为档案管理工作带来了很多难题.传统的档案管理方式亟需转型,以适应当今社会发展的需求.
（一）归档数量庞大.随着近年社会保险业务种类的增多与参保人数的增加,社会保险档案资料的数量逐步增加.这些档案材料不仅数量庞大,而且容易造成损坏,如何科学地储存这些实物档案成为重要问题.
（二）使用效率低下.以纸张为介质的实物形式的档案资料在很大程度上限制了它的流通效率和使用效率.由于多数社会保险事业管理部门主要以手工操作的方式调阅档案资料,加之近些年档案查询需求量的增大,常常会出现经办周期长、效率低下等弊端.
（三）管理不科学.当前多数社会保险事业管理部门以手工操作的方式对档案资料进行归档、整理、调阅、维护,容易出现应归不归、应档不档等情形,传统的档案管理方式亟须转型,以适应当今社会发展的需求.
二、档案管理工作信息化的历史现实性
（一）社会保险档案管理工作信息化发展的社会环境.在信息产业革命的大潮中,信息化必然成为社会保险档案管理工作的重要战略,这不仅攸关社会保险档案管理工作的发展前途,更是社会保险档案管理工作努力创新的历史契机.我们必须牢牢把握这一历史机遇,科学规划,积极作为,通过信息化推动社会保险事业档案管理工作的跨越式发展.
（二）社会保险档案管理工作信息化发展的技术环境.计算机技术、数据库技术、网络技术等各种信息技术的迅猛发展为社会保险档案管理工作的信息化奠定了良好的技术条件,互联网络与移动网络基础设施的不断升级也为社会保险档案管理工作的信息化奠定了良好的硬件条件.
（三）社会保险档案管理工作信息化发展的政策环境.国家档案局在2002年发布的《全国档案信息化建设实施纲要》中就已经指出,要把档案信息化纳入国家信息化建设的框架之中.在2006年颁布的《全国档案事业发展“十一五”规划》中,明确提出有序推进传统载体档案数字化进程.在2011年颁布的《全国档案事业发展“十二五”规划》中,更是将数字档案资源建设作为主要任务.
三、档案工作信息化管理原则
（一）社会保险业务档案信息管理标准化原则.社会保险业务档案信息管理标准化原则主要包括下述四个方面：第一,档案信息采集的标准化.这是指档案信息的著录与标引应严格按照社会保险业务档案管理规定的标准进行.第二,档案信息存储的标准化.这是指档案信息数字化储存形式与方式应严格按照社会保险业务档案管理规定的标准进行.第三,档案信息网络建设的标准化.鉴于社会保险业务档案信息的特殊性,档案信息网络建设必须分出层次,以确定档案信息利用的范围.第四,档案信息管理软件的标准化.这主要体现在社会保险业务档案信息管理软件的统一性和通用性.
（二）社会保险业务档案信息存储的数字化原则.社会保险业务档案信息存储的数字化原则主要包括档案信息数字化的输入和数字化档案信息的管理与接收两个方面.在档案信息数字化的输入方面,要将传统档案信息输入计算机中,由计算机提供查询和服务.在数字化档案信息的管理与接收方面,要关注并研究电子文件的运作规律,制定电子文件的归档细则和管理规范,使来自于不同数据库和平台的电子文件能够及时归档.除此之外,电子档案的接收还应统一文件格式,从而与现有电子档案数字化工作融为一体.
（三）社会保险业务档案信息利用的网络化.社会保险业务档案管理部门要充分利用信息化技术,将档案信息的检索方式由传统的联机检索和脱机检索向智能检索和网络化检索转变.通过建立社会保险业务档案管理系统,不仅可以提高工作效率,而且可以实现资源共享.社会保险业务档案信息利用的网络化既是档案数字化的主要目的,也是档案信息化的重要标志.
总之,社会保险业务档案管理工作必须实现信息化,强化管理意识、理顺管理机制、提升管理质量和管理水平,创新管理方法和管理手段,使档案管理工作与时俱进,紧跟信息化发展的步伐.
【参考文献】
[1]马长林,宗培岭,等.档案馆信息化建设探论[M].上海社会科学院出版社,2006.
[2]金波,丁华东主编.电子文件管理学[M].上海大学出版社,2015.
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