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《房产档案的数字化管理》

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文/ 郝燕东营市房产交易中心山东东营 257091

【摘要】在我国国民经济稳定增长的同时,房地产事业也焕发出新的生机与活力.而房地产事业的快速发展势必会产生大量的与房产相关的档案信息.这不仅增加了档案管理人员的工作量,且房产档案的管理难度也会大幅度提高.基于此,实现房产档案的数字化管理就势在必行,这也是当前有效提高房产档案管理水平、规避管理风险的重要举措.

【关键词】房产档案；数字化；管理；措施

近年来,随着信息化技术以及数字化技术的广泛推广和应用,加强房产档案的数字化建设已成为保证房地产行业稳定发展的关键.所以,为了加快房产档案管理的数字化进程,相关部门应该分析房产档案数字化的必要性,制定和完善相关的数字化管理机制,从而为今后房产档案数字化管理效率的提高奠定基础.

1.实现房产档案数字化管理的优势

1.1 向用户提供多样化的房产档案查询服务在查询房产信息时,指到电子图中的哪一栋房屋,就可以立即掌握该房屋的面积、层次以及结构等基本信息.与此同时,这种方法还能对该房屋的居住人口数量、产权人、共有情况以及分户图等产权基本信息有一个准确了解.相反,还可以根据已知的产权人姓名或者房产证号等信息准确高效在电子产籍图上进行定位,并且还可以了解到该房屋周边的配套设施等.另外,借助商品房预售许可证或者商品房备案合同编号等,同样可以查询到所在楼盘位置及预销售信息等.

1.2 发挥数字档案与档案原件相互补充、有机管理的优势

数字化管理系统可以利用计算机数码成像技术,建立一个完善的三维虚拟档案库房,从而实现对数字档案及档案原件的一一对应管理.具体来说,在通过系统进入到三维虚拟档案库房后,可以根据需要打开任意档案架,之后就会动态显示档案.与此同时,系统会自动进行碰撞检测,并提供导航图标,引导相关操作人员打开档案柜,准确高效的查询所需信息,提取档案,进而对档案实施打印或者浏览等操作.另外,为保证数字档案及档案原件的安全,需要针对档案查阅建立和执行严格的权限管理制度,根据不同的用户等级开放相应的权限,减少档案丢失或被篡改的几率.

1.3 有利于档案利用情况的管理

在当前的房产档案管理中应用数字化系统,可以对每一分房产档案的利用情况进行详细记录,比如档案的借阅人、借阅时间、内容及档案归还时间等,而相关管理人员则可以根据这些记录来对某一段时间档案的利用情况进行统计汇总分析.

2.加强房产档案数字化管理的有效措施

2.1 加大对软硬件资源建设的投入力度

想要实现和加强房产档案的数字化管理,需要一个完备的房产档案数字化管理系统作支撑,而这需要投入大量的人力、物力、财力.所以,相关部门需要结合自身经济实力及房产档案管理现状,研发一个符合自身工作需求且功能完善的分布式房产档案数字化管理系统.在完成这项研发工作后,就要购置相应的网络服务器、防火墙服务器、计算机终端以及数据库服务器等,为该管理系统的正常运行建设部署一个标准化的运行机房.然后针对运行机房配备专业的防雷器、消防器材、防尘器以及空调等设备,确保房产档案数字化管理系统的运行环境,比如空气湿度、温度以及消防安全等指标满足要求.另外,建立房产档案数字化管理系统,其目的不仅是为了提高档案管理人员的工作质量以及工作效率,同时还需要向用户提供相应的档案查询等服务.为此,应配置一个健全的、易于扩展的局域网或者广域网,以便用户可以从外界进入系统进行访问,从而保证了整个房产档案管理信息的共享性.

2.2 培养和提高档案管理团队的专业水平

在我国社会发展以及城市建设过程中,总会形成大量的房产档案,而对于房产档案的管理,最根本的问题就是管理团队的老龄化太过严重.很多老员工虽然资历深厚,工作经验丰富,但是由于其思想保守,仍然会不自觉的沿用传统的档案管理方法及模式,对新鲜事物的接受度较低,甚至于抵触或者排斥先进的数字化管理技术.而年轻员工则大多年轻气盛、心浮气躁,总想将自己知道的秘密透露给他人,使得房产档案的保密性得不到保障.所以,为了进一步提高当前房产档案管理效率,加快数字化建设,相关部门就必须要强化管理人员的专业水平以及职业素养.房产档案管理人员的数字化管理能力,除了在大学期间可以得到培养之外,更重要的是在工作实践中增强.作为新时代的房产档案管理人员,应该严格要求自己,注重工作中的每一个细节,认真熟悉工作环境及工作流程,从基层做起,不断提高自己的个人素质以及品格.另外,作为档案从业人员,首先要提高自身的保密意识,严格遵循相关的法律法规,不得以损害他人利益为自己谋福利,同时在工作之余也要不断更新自己的知识与技能,争取学习和掌握更多更先进的数字化技术及技巧,从而为房产档案的数字化管理提供强有力的人才支撑.

2.3 建立健全房产档案管理制度

在房产档案管理中,要提高整个工作的质量及效率,除了要改变从业人员的精神面貌以及专业水平之外,还需要一定的硬性手段来对从业人员的行为进行约束.具体来说,针对当前房产档案管理现状,相关部门需要制定和实施严格的规章制度以及工作守则.其中,规章制度要尽可能的涉及到档案管理工作的方方面面,包括数字档案的录入、存储、查询、传输、检索以及管理等步骤,并实施严格的文件保密制度以及网络安全管理制度等,对整个数字化管理工作提供有力保障.只有这样才能从制度上确保相关工作人员逐渐形成档案数字化管理意识,以保证新时期房产数字化档案管理的安全性以及时效性.

2.4 实现传统与现代数字化管理相融合

研发和应用房产档案数字化管理系统,并不意味着需要完全摒弃传统档案管理以及文件保存模式.在实际工作中,对于那些机密性较高或者具有重要纪念意义的档案资料,可以选择使用传统与现代两种管理方式,如果纸质档案缺失还可由数字档案进行补救,反之亦然.这种管理模式可以进一步保证历史资料的完整性、真实性以及安全性,以降低档案管理风险.

结语：

综上所述,房产档案管理的数字化是我国档案管理发展的必然趋势,它一方面提高了整个房产档案管理效率以及质量,另一方面还为了房产档案的存储、利用等提供有利保障.因此,为进一步提高房产档案数字化管理的标准化以及科学化,需要相关部门加大对软硬件资源建设的投入力度,培养和提高档案管理团队的专业水平,建立健全房产档案管理制度,实现传统与现代数字化管理相融合,以此来促进房产档案管理事业健康稳定的发展.

参考文献：

［1] 曾勇. 构建房地产档案数字化管理系统, 提升管理质量和效率[J]. 数字化用户,2014,20(10).

［2] 王哲. 房产档案的数字化管理及应用[C].“如何建立科学决策机制理论研讨会——决策论坛”论文集( 下).2015.

［3] 黄晓屏. 房地产档案管理中数字化技术的运用[J]. 企业改革与管理,2015(14).

［4] 王利华. 关于数字技术在房产档案管理中的运用分析[J]. 经济技术协作信息,2014(23):27-27.

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