原创《程序规范在公文处理中的作用和体现》
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【摘 要】本文从公文处理的程序规范角度出发,就《条例》《格式》《意见》等国家关于公文处理的法规制度出台后,在具体工作实践中的应用进行分析论证.
【关键词】条例；格式；意见；规范
公文处理工作是机关工作的一项基本职能,2012年和国务院联合下发了《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）,这是自20世纪80年代以来,党的机关与国家行政机关公文处理由原来的分别设立走向统一要求、统一规范、统一实施的里程碑,对规范公文处理工作,提高办文质量效率产生了极其深远的影响.
一、《条例》颁布的重大意义
（一）鲜明的时代性.公文直接作用于社会建设与发展,又受到社会实践的影响与改变,从可记载的甲骨文书到现在的电子公文,纵观社会文明的发展史,也是公文处理的变革史.特别是新中国成立以来,从1951年的《公文处理暂行办法》实施以来,以及后来的1981年、2000年的公文处理办法修订,直至2012年《条例》的颁布,这是公文处理的程序规范在伟大时代进步的折射.
（二）广泛的适用性.《条例》颁布后,以法制的形式明确了公文的相关要求,侧重解决了党政机关系统内部公文处理过程中的规范要求,对其他机关和单位的公文处理工作亦提出了参照执行的要求.通俗讲,这部《条例》是适用全国各行各业的.
（三）严谨的逻辑性.为了配合《条例》的贯彻执行,国家质检总局和国家标准委以国家标准（GB/T 9704-2012）发布了《党政机关公文格式》（以下简称《格式》）,对公文用纸、印刷装订、格式要素、式样等作出了具体规定,以此确保机关公文特定效力的发挥,体现公文的权威性和严肃性.
二、规范公文办理的现实作用
《条例》强调公文处理工作一切从实际出发,其第五章第十九条第二款规定“一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行”,这一规定体现了精简公文的精神,要求公文必须以解决公务活动中的实际问题为终极目标,要有的放矢,针对性要强.
《条例》首次将党政公文处理工作的相关规定进行统一,重新界定了公文种类和各文种的适用范围,调整了公文格式要素,在行文规则方面增加了一些具体规定.这些改变既是对长期以来在公文处理过程中遇到问题的整改,也是对机关办文人员从业素质的再次强调和要求.
《格式》也首次将党政机关公文用纸统一为国际标准A4型,首次统一了党政机关公文格式中份号、密级、保密期限、紧急程度、成文日期等要素的编排规则,使党政机关公文的表现形式更加科学化、制度化、规范化.
自八项规定出台以来,和国务院又联合下发了《关于进一步精简文件和简报的意见》（以下简称《意见》）,对《条例》中的“行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性”进一步明确为“可发可不发的文件一律不发”.从深层次解读《意见》,精简文件不仅事关文风转变,更与机关工作作风转变息息相关.
三、规范公文办理的具体体现
（一）公文起草要“实”.《条例》规定,公文起草应当符合国家法律法规和党的路线方针政策,要观点鲜明、结构严谨、文种正确、格式规范、调研论证、措施可行等等.对于重要公文的起草,要求机关负责人主持、指导.《意见》出台后,对文件字数、处理效率等方面又作了具体而明确的规定.这些要求对负责起草文件的机关工作人员来说,就是必须严格遵守的“规范动作”.以转发类文件起草为例,标题的设置要精练,防止出现多个“关于”“通知”等字样,防止乱用标点符号.被转发的内容也要慎重处理,被转发的发文机关标志不得使用红色字体,被转发的发文机关署名处盖章也不得使用红色印章,被转发文件的原页码也要裁剪或删除等等.
（二）公文审核要“精”.王国维在《人间词话》中说,古今之成大事业、大学问者,必经过三种之境界：“昨夜西风凋碧树,独山高楼,望尽天涯路”“衣带渐宽终不悔,为伊消得人憔悴”“众里寻他千百度,蓦然回首,那人正在灯火阑珊处”.公文审核亦是如此,初始时要打好基础,看行文要素是否齐全,标点符号是否准确,文中是否有错别字；熟稔时要紧抓核心,看行文逻辑是否清晰,受文主体和文字内容是否匹配,行文格式是否规范；精通后要辅助决策,看行文理由是否充分,文字内容是否合理合规,具备可行性,重要行文是否经过广泛调研、征求意见、会前初审、会议研讨.
（三）公文印发要“严”.公文经机关负责人签发后,从法理上就具备了特定的法律效力和政令要求,后续处理事宜必须慎之又慎,主要有登记、复核、印制、核发等规范的处理环节.发文登记时,要重点核对领导签发、会签痕迹、文件格式等要素是否齐全,按照“尽量节约、留有余地”的原则核算印发份数,文件印刷后要做好交接、登记、分送、销号.对于涉及国家秘密、企业秘密或商业秘密的文件,要按照“最小化”原则,标注密级和传阅范围.
（四）格式甄别要“细”.对于《条例》和《格式》中提及但又没有详细明确的公文处理事项,就需要具体问题具体分析,从上级机关、既成惯例中寻找依据.
像“纪要类公文是否加盖印章？”《格式》中规定：“会议纪要不加盖印章”.而日常办文中会遇到除了办公会议纪要外的其他纪要格式,这就要分别对待.以纪要格式印发的正文不加盖印章；以信函格式或其他文件格式印发会议纪要的正文,要在发文机关署名和成文日期处加盖印章.
四、对规范公文处理工作的思考
随着社会的进步和发展,电子公文因其传输存储和查询的便捷性,以及无纸化办公带来的清洁环保、运维成本低等诸多优势,一经推广使用就深受党政机关和企事业单位欢迎.电子公文又因形成、传递、保存、识读都是通过计算机实现的,其真实性就有很强的依赖性和易更改性,特别是在现今网络资源十分发达的情况下,电子文件在不同部门、人员之间传输,不可避免地要受到病毒的危害和“”的攻击,其真伪识别难度较高,需要涉及数字签名、身份识别、消息认证、密钥使用等许多信息技术领域的参与配合.电子公文系统如何在确保安全的前提下做好规范应用,是我们需要认真思考解决的问题.
在日常的公文处理过程中,经常会遇到一些公文“横传”的情况.所谓“横传”,即公文不经过文秘部门或文秘人员登记,直接在阅办部门或阅批领导之间流转.还有一些公文“直送”的现象.所谓“直送”,即公文主办部门人员不经过文秘部门或文秘人员登记,直接送机关负责人签发或签批.“横传”“直送”由来已久,又因种种因素仍会继续存在于各级机关的公文处理中,其弊端在于文件传递的线索只掌握在承办者手中,一旦承办者遗忘、积压、延误甚至丢失,则无从查找和催办,由此可能给党和国家造成重大甚至是无法弥补的损失,需要想方设法予以控制和防范.
五、结束语
公文处理工作,因其在机关工作中的极端重要性,每一位办文人员都应该树立“我是最后一道关”的责任意识,始终保持“如临深渊、如履薄冰”的敬畏心态,深入肌理、溢于言表,才能将“零缺陷、零差错、零误差”的办文理念落到实处,才能将“工匠精神”在办文中落地生根、开花结果.
【参考文献】
[1].党政机关公文处理工作条例.中办发〔2012〕14号.
[2]国家质检总局,国家标准委.《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012）.
[3].关于进一步精简文件和简报的意见.中办发〔2012〕16号.
[4]张庆儒.公文处理学(第二版)[M].高等教育出版社,2014(7).
公文论文参考资料：
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